Überblick

smart-sp plant und steuert Ihre Einsätze vor Ort: Sie übernehmen Aufträge, zum Beispiel von ista, Minol oder HLN, und fassen sie zu Terminen zusammen. Die Bewohner bekommen eine Anmeldung, und Ihre Monteure arbeiten die Tour am Handy ab.

Der typische Ablauf

1. Aufträge importieren. Unter Import laden Sie die Aufträge als CSV-Datei hoch (ista, Minol, HLN). Für ista gibt es zusätzlich den Abruf über die Schnittstelle. → Import, bei Problemen Fehler beim Import
2. Jobs prüfen. Aus jedem Auftrag wird ein Job mit Liegenschaft, Zeitraum (Intervall Von / Intervall Bis) und den Haushalten. → Jobs, Haushalte
3. Pakete bilden. Jobs, die zusammen erledigt werden, kommen in ein Paket. Ein Paket ist ein Termin vor Ort. → Pakete, Ein Paket bearbeiten
4. Termin und Monteur festlegen. Sie geben dem Paket einen Termin, ein Zeitfenster und einen Monteur. Das geht auch per Ziehen und Ablegen im Job Planer oder Kalender. → Termin und Zeitfenster, Job Planer, Kalender
5. Bewohner informieren. Unter Anmeldungen kündigen Sie den Termin bei den Haushalten an, per Postkarte, E-Mail, Telefon oder Hausaushang. → Anmeldungen versenden, Druckaufträge, Kontaktprotokoll, Bewohner-Portal
6. Tour fahren. Der Monteur sieht unter Mein Tag seine Touren. Vor Ort meldet er für jede Nutzeinheit Erledigt oder Nicht angetroffen. → Mein Tag, Die Tour, Auftrag vor Ort
7. Auswerten und nachfassen. Das Dashboard zeigt Kennzahlen. Unter Auswertungen finden Sie zum Beispiel die Nachfassliste mit allen Einheiten, die noch einmal angefahren werden müssen. → Oberfläche und Dashboard, Auswertungen, Nachfassliste

Tipp

Nicht jeder Schritt ist bei jedem Kunden dabei. Welche Bereiche Sie sehen, hängt von den gebuchten Modulen und Ihrer Rolle ab.

Rollen: wer was sieht

Jeder Benutzer hat genau eine Rolle. Sie bestimmt, welche Seiten im Menü erscheinen und wo man nach der Anmeldung landet.

Rolle	Sieht	Daten
Admin (Administrator)	Alle gebuchten Bereiche, dazu Benutzer, Rollen und Abo & Abrechnung. Nur er sieht im Dashboard die Kacheln mit Angaben zu einzelnen Mitarbeitern.	Alle Daten Ihrer Organisation
Eigene Rollen (z. B. „Disponent“)	Genau die Seiten, die der Administrator der Rolle freigegeben hat	Alle Daten Ihrer Organisation
User (Nutzer, z. B. Monteur)	Mein Tag bzw. das Dashboard mit seinen Terminen und die Benachrichtigungen	Nur die eigenen Pakete und Termine

In der Rollenauswahl heißen die festen Rollen Admin und User.

Benutzer, Rollen und das Abo bleiben immer beim Administrator. Eine eigene Rolle kann diese Seiten nicht bekommen. Wie Sie Rollen anlegen, steht unter Rollen und Rechte, wie Sie Benutzer anlegen, unter Benutzer.

Module

smart-sp ist in Module aufgeteilt, zum Beispiel Pakete, Job Planer, Anmeldungen oder Außendienst. Ein Bereich erscheint nur, wenn Ihre Organisation das Modul gebucht hat und Ihre Rolle die Seite öffnen darf. Öffnen Sie einen Link auf einen nicht gebuchten Bereich, sehen Sie die Seite Modul nicht freigeschaltet.

Welche Module gebucht sind und wie Sie weitere dazubuchen, steht unter Abo und Module.

Testphase

Eine neu registrierte Organisation startet in der Testphase, sie dauert 30 Tage. Die Zusatzmodule Druckaufträge, Bewohner-Portal und Außendienst sind darin nicht enthalten. Solange sie läuft, steht oben im Menü Testphase · noch … Tage. Fahren Sie mit der Maus darauf, sehen Sie das Enddatum.

• In den letzten 7 Tagen erscheint über jeder Seite der Hinweis Ihre Testphase endet bald.
• Ist sie abgelaufen und noch kein Paket gebucht, lassen sich die Arbeitsseiten nicht mehr öffnen. Sie sehen dann Ihre Testphase ist abgelaufen.

Administratoren buchen über Jetzt upgraden bzw. Jetzt Paket buchen ein Paket. Alle Details stehen unter Abo und Module.

Siehe auch

• Anmelden und Registrieren
• Oberfläche und Dashboard
• Benachrichtigungen
• Probleme lösen