Anmeldungen

Eine Anmeldung ist die Terminankündigung an einen Haushalt: Wann kommt der Monteur, in welchem Zeitfenster, was wird gemacht. Auf der Seite Anmeldungen verschicken Sie diese Ankündigungen und haken ab, wer schon Bescheid weiß.

Welche Haushalte hier stehen

• Nur Haushalte aus genehmigten Paketen. Genehmigen Sie ein Paket mit Termin über den Knopf Genehmigen in Pakete oder im Kalender.
• Standardmäßig nur Haushalte, die noch nicht kontaktiert sind. Die übrigen blenden Sie im Filter mit Abgeschlossene Benachrichtigungen anzeigen ein.

Oben sehen Sie Gesamt, Ausstehend, Kontaktiert und Fehler. Ein Klick auf Fehler zeigt nur Haushalte mit fehlenden Angaben, ein zweiter Klick wieder alle.

Jede Karte zeigt Name, Auftragnr., Auftragsart, Termin und Zeitfenster des Haushalts. Unter Job Details stehen die Angaben aus dem Auftrag, mit Job bearbeiten öffnen Sie den Job.

Versandweg wählen

Wählen Sie unten auf der Karte im Feld Typ, wie der Haushalt benachrichtigt wird. Davon hängt ab, was in der Kontaktinformation neben dem Namen stehen muss:

Typ	Kontaktinformation	Aktion auf der Karte
Postkarte	Postanschrift	Vorschau, Brief
Email	Mailadresse	Vorschau, Email
Telefon	Telefonnummer	Anrufen
Hausaushang	–	keine („Kein Versand — Aushang wird vor Ort angebracht“)

Name und Kontaktinformation ändern Sie über das Stiftsymbol (Namen bearbeiten, Kontaktinformation bearbeiten).

Tipp

Schreiben Sie die Anschrift mit Komma, z. B. „Musterstraße 1, 12345 Musterstadt“. Im Brief wird an jedem Komma eine neue Zeile begonnen.

Brief versenden

1. Stellen Sie Typ auf Postkarte.
2. Klicken Sie auf Vorschau. Es öffnet sich die Postkarten-Vorschau mit dem Brief als PDF.
3. Prüfen Sie Anschrift, Termin und Zeitfenster. Ergänzen Sie bei Bedarf einen Zusatztext.
4. Schließen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Brief.

Die Meldung „Brief erfolgreich versendet“ heißt: Der Brief ist an den Versanddienstleister übergeben. Der Haushalt gilt dann als kontaktiert. Den weiteren Weg sehen Sie unter Druckaufträge.

Gut zu wissen:

• Brief ist erst nach einer erfolgreich geladenen Vorschau anklickbar. Ändern Sie danach Name, Kontaktinformation oder Typ, müssen Sie die Vorschau erneut öffnen.
• Jeder Brief kostet. Der Briefversand braucht das Zusatzmodul Druckaufträge, bei dessen Buchung Sie dem Preis je Druckauftrag zustimmen (siehe Abo und Abrechnung).
• Vor der Übergabe prüft smart-sp, ob die Anschrift eine Postleitzahl hat. Ohne Postleitzahl wird nichts übergeben, der Versuch erscheint unter Druckaufträge als Fehlgeschlagen, ohne Kosten.
• Der Brief darf nur so viele Seiten haben, wie smart-sp erlaubt. Sonst erscheint Zu viele Seiten und Brief bleibt gesperrt. Kürzen Sie dann den Zusatztext.

Was im Brief steht: Ihre Unternehmensanschrift als Absender mit dem Postvermerk „Nicht nachsenden“, Name und Anschrift des Haushalts, Termin und Zeitfenster, die Arbeiten für diesen Haushalt, Hinweise zum Zugang, Ihr Kontakt für Rückfragen und – falls gebucht – der Zugang zum Bewohner-Portal. Absender und Rückfragen-Kontakt kommen aus den Unternehmensdaten in den Einstellungen. Bei Haushalten mit der Markierung Management (Spalte Verwaltung im Job) steht statt der Arbeiten nur, dass die Nutzer der Liegenschaft benachrichtigt wurden.

Zusatztext

Im Vorschau-Dialog (Brief und E-Mail) können Sie für genau diesen Haushalt einen kurzen Hinweis ergänzen, z. B. „Bitte seien Sie 15 Minuten vor dem Termin da.“

1. Tippen Sie den Text in Zusatztext auf dem Anschreiben (optional) – höchstens 500 Zeichen, nur Hinweise zum Termin, keine Angaben zur Person.
2. Wählen Sie bei Stelle im Brief: Vor dem Termin, Nach den Arbeiten oder Am Ende.
3. Klicken Sie auf Übernehmen & Vorschau aktualisieren. Erst jetzt ist der Text gespeichert.

Formatieren können Sie wie bei WhatsApp: *fett*, _kursiv_, eine Zeile mit „- “ wird zur Aufzählung, mit „1. “ zur Nummerierung. Die Knöpfe für Fett und Kursiv über dem Feld setzen die Zeichen um den markierten Text.

Achtung

Schließen Sie den Dialog ohne Übernehmen, ist der getippte Text verloren. Verwerfen stellt den gespeicherten Stand wieder her.

Brief erneut senden

Nach dem Versand zeigt die Karte Brief gesendet und den Hinweis Versand gesperrt — freigeben. Das verhindert, dass derselbe Brief zweimal bezahlt wird.

Typischer Fall: Ein Brief kam als unzustellbar zurück. Dann erhalten Sie eine Benachrichtigung „Brief kam als unzustellbar zurück“.

1. Blenden Sie im Filter Abgeschlossene Benachrichtigungen anzeigen ein und suchen Sie den Haushalt.
2. Korrigieren Sie die Anschrift.
3. Klicken Sie auf Versand gesperrt — freigeben und bestätigen Sie mit Ja, freigeben.
4. Öffnen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Brief erneut senden. Der Brief wird erneut gedruckt und berechnet.

Die Freigabe gilt nur bis zum nächsten Laden der Seite. Ein zweiter Brief ist nur möglich, wenn der erste Fehlgeschlagen, Storniert oder als Rücksendung zurückgekommen ist. Sonst lehnt smart-sp ab: „Für diesen Haushalt wurde bereits ein Brief an eBrief übergeben.“

E-Mail versenden

1. Stellen Sie Typ auf Email und prüfen Sie die Mailadresse.
2. Klicken Sie auf Vorschau und prüfen Sie die Email-Vorschau.
3. Klicken Sie auf Email.

Die E-Mail hat den Betreff „Kundendienstankündigung“ und denselben Inhalt wie der Brief, ohne Postvermerk. Nach dem Versand gilt der Haushalt als kontaktiert, und im Kontaktprotokoll erscheint automatisch „Nachricht versendet“. Das Modul Druckaufträge ist dafür nicht nötig.

Anrufen und Hausaushang

• Telefon: Anrufen startet den Anruf (auf einem Gerät mit Telefonfunktion) und öffnet zugleich den Dialog Kontaktversuch protokollieren. Wie das Protokoll funktioniert, steht unter Kontaktprotokoll.
• Hausaushang: Es wird nichts versendet, der Aushang wird vor Ort angebracht. Markieren Sie den Haushalt anschließend selbst als kontaktiert.

Als kontaktiert markieren

Der Knopf Kontaktiert markiert den Haushalt als benachrichtigt, ohne etwas zu versenden. Beim nächsten Laden verschwindet er aus der Standardansicht.

Ist ein Haushalt markiert, heißt der Knopf Erneut kontaktieren. Er verschickt nichts, sondern nimmt nur die Markierung zurück („Markierung entfernt“). Der Haushalt steht dann wieder als ausstehend in der Liste.

Weitere Kontaktwege

Hat ein Haushalt mehrere Telefonnummern oder Mailadressen, klicken Sie auf das Telefonbuch-Symbol (Weitere Kontaktwege). Der Hauptkontakt bleibt beim Haushalt, hier kommen zusätzliche Nummern und Adressen mit einer Bezeichnung (z. B. „Mobil“) dazu.

Jeder Weg erscheint auf der Karte mit eigener Aktion: Anrufen bei Telefonnummern, Vorschau und Email bei Mailadressen. Ein Brief geht immer nur an die Anschrift des Hauptkontakts. Der Haushalt gilt nach dem ersten erfolgreichen Weg als kontaktiert.

Fehler beheben

Das Abzeichen Fehler zeigt beim Darüberfahren, was fehlt:

Meldung	Bedeutung
Name fehlt	Kein Empfängername
Anschrift fehlt / Keine Postleitzahl in der Anschrift	Brief wäre nicht zustellbar
E-Mail-Adresse fehlt / E-Mail-Adresse ohne @	Mail kann nicht raus
Telefonnummer fehlt	Kein Anruf möglich

Ist die Kontaktinformation ganz leer, fehlt das Stiftsymbol auf der Karte. Tragen Sie die Angabe dann im Job in der Spalte Daten ein (siehe Haushalte eines Jobs) und laden Sie die Seite neu.

Filter

Klicken Sie auf Filter, stellen Sie die Werte ein und klicken Sie auf Filter anwenden:

• Datum von / Datum bis: Termin des Haushalts.
• Suchtext: Name, Kontaktinformation, Liegenschaftsnummer oder Auftragsnummer.
• Abgeschlossene Benachrichtigungen anzeigen: auch bereits kontaktierte Haushalte.
• Benachrichtigungstypen: Email, Telefon, Postkarte, Hausaushang.
• Verwaltungsstatus: Alle, Nur Verwaltung, Nur Nicht-Verwaltung.
• Sortierung nach Termin: Aufsteigend (alt zuerst) oder Absteigend (neu zuerst).

Zurücksetzen stellt alles auf den Ausgangszustand. Typ-Filter und Suche berücksichtigen nur den Hauptkontakt, nicht die weiteren Kontaktwege.

Häufige Fragen

Warum ist der Knopf Brief grau?

Fahren Sie mit der Maus darüber, der Grund steht im Hinweis:

• „Briefversand braucht das Zusatzmodul „Druckaufträge“ (Abo & Abrechnung).“ – das Modul ist nicht gebucht.
• „Bitte überprüfen Sie zunächst die Vorschau“ – öffnen Sie erst die Vorschau.
• „Bereits per Brief an eBrief übergeben“ – siehe Brief erneut senden.
• „Zu viele Seiten: … Jede weitere Seite wird berechnet — bitte den Inhalt kürzen.“ – Zusatztext kürzen.

Warum fehlt ein Haushalt?

Prüfen Sie: Ist das Paket genehmigt? Ist der Haushalt schon kontaktiert (dann Abgeschlossene Benachrichtigungen anzeigen)? Schränken Datum oder Benachrichtigungstypen im Filter ein?

Im Brief steht eine andere Uhrzeit als im Job

Brief und E-Mail nehmen Termin und Zeitfenster des Haushalts, wie sie auf der Karte stehen. Ändern Sie im Job Ausführung von / Ausführung bis, werden die Haushalte nicht mit angepasst. Ändern Sie die Zeit stattdessen im Kalender über den Termin → Zeitfenster bearbeiten. Bereits benachrichtigte Haushalte stehen danach wieder als offen unter Anmeldungen.

Nach einer Fehlermeldung ist die Liste weg

Schlägt eine Aktion fehl (z. B. ein Versand), zeigt die Seite statt der Karten „Fehler beim Laden“. Klicken Sie auf Erneut versuchen, dann erscheint die Liste wieder.

Die E-Mail lässt sich nicht senden

Prüfen Sie die Mailadresse des Haushalts (Abzeichen Fehler). Prüfen Sie außerdem, ob in Ihrem eigenen Profil unter Einstellungen → Persönliches Profil im Feld E-Mail (Benachrichtigungen) eine Adresse steht. Ohne sie lehnt smart-sp den Versand ab.

Die Vorschau lädt nicht

Erscheint „Fehler beim Laden der PDF-Vorschau“, prüfen Sie, ob die Unternehmensdaten in den Einstellungen gespeichert sind. Ohne sie kann kein Anschreiben erzeugt werden. Füllen Sie mindestens Name und Anschrift aus, damit der Absender im Brief vollständig ist.

Kann ich den Text des Anschreibens ändern?

Für einzelne Haushalte ja, über den Zusatztext. Der übrige Wortlaut ist für alle Kunden gleich. Wünschen Sie dafür eine Änderung, schreiben Sie an info@smart-sp.de.

Siehe auch

• Kontaktprotokoll
• Druckaufträge
• Haushalte eines Jobs
• Bewohner-Portal einrichten