Darstellung
Kontaktprotokoll
Im Kontaktprotokoll steht je Haushalt jeder Versuch, ihn zu erreichen: Zeitpunkt, Ergebnis, ggf. Gesprächspartner und wer ihn erfasst hat. So beantworten Sie die Frage „Wann haben Sie mich denn versucht zu erreichen?“ mit einem Blick.
Wo Sie es finden
Auf der Seite Anmeldungen im Abschnitt Kontaktversuche einer Haushaltskarte. Die Kopfzeile fasst zusammen, z. B. „Kontaktversuche (3) · zuletzt 01.10.2026 14:12, Mailbox“. Klicken Sie darauf, um alle Einträge zu sehen, neueste zuerst.
Der Abschnitt erscheint, wenn der Haushalt den Typ Telefon hat, eine weitere Telefonnummer hinterlegt ist oder schon Einträge vorhanden sind.
Kontaktversuch erfassen
- Klicken Sie auf Anrufen (beim Hauptkontakt oder bei einer weiteren Nummer) oder im Abschnitt Kontaktversuche auf Versuch nachtragen.
- Der Dialog Kontaktversuch protokollieren öffnet sich. Datum* und Uhrzeit* stehen auf „jetzt“. Für einen nachgetragenen Anruf ändern Sie sie (Datum im Format JJJJ-MM-TT oder über das Kalendersymbol). Das Symbol daneben (Auf jetzt setzen) stellt wieder den aktuellen Zeitpunkt ein.
- Wählen Sie das Ergebnis.
- Tragen Sie bei Bedarf Gesprochen mit und eine Notiz ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Der Zeitpunkt darf nicht in der Zukunft und nicht mehr als ein Jahr zurück liegen. Sonst erscheint „Der Zeitpunkt liegt in der Zukunft“ bzw. „Der Zeitpunkt liegt mehr als ein Jahr zurück“.
Ergebnis
| Ergebnis | Zählt als kontaktiert | Gesprächspartner möglich |
|---|---|---|
| Persönlich erreicht | ja | ja |
| Mailbox besprochen | nein | nein |
| Niemand erreicht, keine Mailbox | nein | nein |
| Nummer falsch / nicht erreichbar | nein | nein |
| Rückruf zugesagt | nein | ja |
| Termin bestätigt | ja | ja |
| Termin abgelehnt / Neutermin nötig | ja | ja |
Bei „ja“ in der zweiten Spalte zeigt der Dialog „Die Nutzeinheit wird damit als kontaktiert markiert.“ Der Haushalt verschwindet dann beim nächsten Laden aus der Standardansicht der Anmeldungen. Eine besprochene Mailbox zählt bewusst nicht: Ob der Bewohner sie abhört, wissen Sie nicht.
Tipp
Halten Sie die Angaben knapp. Gesprochen mit ist freiwillig (höchstens 120 Zeichen), die Notiz ist eine kurze Ergänzung zum Einzelfall, kein Gesprächsprotokoll (höchstens 500 Zeichen).
Was automatisch eingetragen wird
Verschicken Sie eine E-Mail über die Anmeldungen, erscheint im Protokoll ein Eintrag „Nachricht versendet“. Diesen Eintrag kann man nicht von Hand wählen. Briefe stehen nicht im Protokoll, sondern unter Druckaufträge.
Jede Zeile zeigt den Kanal (z. B. Telefon oder Email), bei einem weiteren Kontaktweg dessen Bezeichnung („über Mobil“), den Gesprächspartner und „erfasst von“ mit dem Namen des Bearbeiters.
Eintrag löschen
Für einen Vertipper klicken Sie beim Eintrag auf das Papierkorb-Symbol (Eintrag löschen) und bestätigen mit Löschen. Der Eintrag lässt sich nicht wiederherstellen. Die Markierung „kontaktiert“ bleibt dabei bestehen. Nehmen Sie sie bei Bedarf mit Erneut kontaktieren auf der Karte zurück.
Wer es sieht und wie lange es bleibt
- Sehen kann das Protokoll jeder, der die Seite Anmeldungen öffnen darf. Erfassen und löschen dürfen Administratoren und Rollen mit Zugriff auf Anmeldungen. Sonst erscheint „Kontaktversuche darf nur das Buero protokollieren“.
- Das Protokoll gehört zum Haushalt. Löschen Sie den Haushalt im Job, werden auch seine Kontaktversuche gelöscht.
- Wird ein Benutzer gelöscht, bleiben seine Einträge erhalten und zeigen „gelöschter Benutzer“.
Häufige Fragen
Warum sehe ich bei einem Haushalt keine Kontaktversuche?
Der Abschnitt erscheint nur bei Typ Telefon, bei einer weiteren Telefonnummer oder wenn schon Einträge da sind. Hinterlegen Sie die Nummer unter Weitere Kontaktwege oder stellen Sie den Typ auf Telefon.
Ich habe nach dem Anruf nichts eingetragen
Kein Problem: Öffnen Sie Versuch nachtragen und stellen Sie Datum und Uhrzeit des Anrufs ein.
Erscheint das Protokoll in der Nachfassliste?
Nein. Die Nachfassliste zeigt die Rückmeldungen der Monteure aus dem Außendienst, nicht die Kontaktversuche des Büros.