Darstellung
Druckaufträge
Jeder Brief, den Sie auf der Seite Anmeldungen versenden, wird über den Versanddienstleister eBrief gedruckt und verschickt. Unter Druckaufträge sehen Sie diese Briefe mit Status und Kosten.
Was hier landet
- Jeder an eBrief übergebene Brief.
- Fehlversuche, z. B. weil die Anschrift keine Postleitzahl hat. Sie stehen als Fehlgeschlagen mit dem Grund unter dem Status und kosten nichts.
Nicht hier landen Briefe, die smart-sp schon vorher abgelehnt hat (zu viele Seiten, bereits versendet, Modul fehlt). Dazu erscheint die Meldung direkt auf der Seite Anmeldungen.
Voraussetzung und Kosten
Die Seite und der Briefversand gehören zum Zusatzmodul Druckaufträge. Es hat keinen Monatspreis, jeder versendete Druckauftrag wird einzeln abgerechnet. Beim Buchen unter Verwaltung → Abo & Abrechnung (nur für Administratoren) stimmen Sie diesem Preis ausdrücklich zu (Einverstanden, buchen). Den aktuellen Preis zeigt die App dort an. Mehr unter Abo und Abrechnung.
Die Spalte Kosten (netto) und die Kennzahl Kosten netto zeigen Nettopreise. Die MwSt. kommt bei der Abrechnung dazu.
Die Liste
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Datum | Tag der Übergabe |
| Empfänger | Name des Haushalts |
| Status | siehe unten; bei Fehlgeschlagen mit Grund |
| Seiten | gedruckte Seiten |
| Optionen | S/W oder Farbe, ggf. Duplex, Tracking |
| Kosten (netto) | Preis dieses Briefs |
Oben stehen Aufträge, Kosten netto, In Bearbeitung und Fehlgeschlagen – immer für die gerade gefilterte Ansicht.
Filtern Sie mit Von / Bis (Datum der Übergabe), Status und Empfänger suchen (Name oder Anschrift).
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Übermittelt | an eBrief übergeben |
| In Bearbeitung | wird gedruckt |
| Aktion nötig | eBrief braucht eine Klärung |
| Versendet / Abgerechnet | unterwegs bzw. abgerechnet |
| Versand abgeschlossen | eingeliefert – eine Rücksendung kann noch folgen |
| Rücksendung | kam als unzustellbar zurück |
| Fehlgeschlagen | nicht übergeben oder abgelehnt, ohne Kosten |
| Storniert | storniert |
Versand abgeschlossen heißt nicht „zugestellt“. Kommt ein Brief zurück, wechselt der Status auf Rücksendung, und Sie erhalten eine Benachrichtigung „Brief kam als unzustellbar zurück“.
Steht ein Auftrag auf Aktion nötig, wenden Sie sich an den Support unter info@smart-sp.de und nennen Sie Datum und Empfänger des Auftrags.
Status aktualisieren
- Status aktualisieren (Pfeilsymbol in der Zeile) fragt den Stand eines Auftrags bei eBrief ab. Bei Rücksendung, Fehlgeschlagen und Storniert gibt es den Knopf nicht mehr.
- Alle aktualisieren macht das für alle Aufträge der aktuellen Ansicht, höchstens 50 pro Klick. Bei mehr steht in der Meldung „erneut klicken für die restlichen“.
- Das runde Pfeilsymbol ganz rechts (Liste neu laden) lädt nur die Liste neu, ohne eBrief zu fragen.
„Zu häufig aktualisiert – bitte kurz warten.“ heißt: Derselbe Auftrag wurde vor wenigen Sekunden schon abgefragt.
Dokument ansehen und exportieren
- Klicken Sie in der Zeile auf das PDF-Symbol (Dokument ansehen).
- Das Dokument öffnet sich in einem neuen Tab. Dort können Sie es speichern oder drucken.
Erscheint „Popup blockiert – bitte Pop-ups für diese Seite erlauben.“, erlauben Sie Pop-ups für smart-sp im Browser.
CSV lädt die aktuelle Ansicht als Tabelle (druckauftraege.csv) herunter, z. B. für die Buchhaltung.
Häufige Fragen
Ein Brief kam zurück. Wie verschicke ich ihn neu?
Korrigieren Sie die Anschrift auf der Seite Anmeldungen und senden Sie den Brief erneut, wie unter Brief erneut senden beschrieben. Der neue Brief wird erneut berechnet.
Warum zeigt Dokument ansehen nicht genau den alten Brief?
Normalerweise kommt das Dokument direkt von eBrief, also genau so, wie es gedruckt wurde. Bei Fehlversuchen gibt es dort kein Dokument. Dann erzeugt smart-sp den Brief neu, mit den heutigen Daten des Haushalts.
Warum ist ein Druckauftrag verschwunden?
Wird ein Haushalt im Job gelöscht, verschwinden auch seine Druckaufträge aus dieser Liste und aus dem CSV-Export. Bereits versendete Briefe werden trotzdem abgerechnet.
Ich sehe den Menüpunkt Druckaufträge nicht
Entweder ist das Modul Druckaufträge nicht gebucht, oder Ihre Rolle hat keinen Zugriff auf die Seite. Wenden Sie sich an Ihren Administrator (siehe Rollen).