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Die Seiten für Bewohner sind nicht enthalten. Gedruckte Fassungen veralten – die aktuelle Fassung steht immer unter hilfe.smart-sp.de.

smart-sp Handbuch

Stand: 2. Oktober 2026 · aktuelle Fassung unter hilfe.smart-sp.de

1. Erste Schritte
   • Überblick
   • Anmelden und Registrieren
   • Oberfläche und Dashboard
   • Benachrichtigungen
2. Aufträge
   • Aufträge importieren
   • Fehlermeldungen beim Import
   • Jobs
   • Haushalte eines Jobs
3. Pakete und Planung
   • Pakete
   • Ein Paket im Detail
   • Termin und Zeitfenster
   • Job Planer
   • Kalender
4. Anmeldungen
   • Anmeldungen
   • Kontaktprotokoll
   • Druckaufträge
   • Bewohner-Portal
5. Außendienst
   • Mein Tag
   • Tour
   • Auftrag vor Ort
6. Auswertungen
   • Auswertungen
   • Nachfassliste
7. Stammdaten
   • Berechnungstabellen
   • Materialien
   • Aktionstypen
8. Verwaltung
   • Benutzer
   • Rollen und Rechte
   • Abo und Module
   • Mein Profil und Einstellungen
9. Hilfe
   • Probleme lösen
   • Neuigkeiten
   • Handbuch drucken
10. Weitere
    • Fragen zu Ihrem Termin
    • smart-sp Hilfe

Erste Schritte

Überblick

smart-sp plant und steuert Ihre Einsätze vor Ort: Sie übernehmen Aufträge, zum Beispiel von ista, Minol oder HLN, und fassen sie zu Terminen zusammen. Die Bewohner bekommen eine Anmeldung, und Ihre Monteure arbeiten die Tour am Handy ab.

Der typische Ablauf

1. Aufträge importieren. Unter Import laden Sie die Aufträge als CSV-Datei hoch (ista, Minol, HLN). Für ista gibt es zusätzlich den Abruf über die Schnittstelle. → Import, bei Problemen Fehler beim Import
2. Jobs prüfen. Aus jedem Auftrag wird ein Job mit Liegenschaft, Zeitraum (Intervall Von / Intervall Bis) und den Haushalten. → Jobs, Haushalte
3. Pakete bilden. Jobs, die zusammen erledigt werden, kommen in ein Paket. Ein Paket ist ein Termin vor Ort. → Pakete, Ein Paket bearbeiten
4. Termin und Monteur festlegen. Sie geben dem Paket einen Termin, ein Zeitfenster und einen Monteur. Das geht auch per Ziehen und Ablegen im Job Planer oder Kalender. → Termin und Zeitfenster, Job Planer, Kalender
5. Bewohner informieren. Unter Anmeldungen kündigen Sie den Termin bei den Haushalten an, per Postkarte, E-Mail, Telefon oder Hausaushang. → Anmeldungen versenden, Druckaufträge, Kontaktprotokoll, Bewohner-Portal
6. Tour fahren. Der Monteur sieht unter Mein Tag seine Touren. Vor Ort meldet er für jede Nutzeinheit Erledigt oder Nicht angetroffen. → Mein Tag, Die Tour, Auftrag vor Ort
7. Auswerten und nachfassen. Das Dashboard zeigt Kennzahlen. Unter Auswertungen finden Sie zum Beispiel die Nachfassliste mit allen Einheiten, die noch einmal angefahren werden müssen. → Oberfläche und Dashboard, Auswertungen, Nachfassliste

Tipp

Nicht jeder Schritt ist bei jedem Kunden dabei. Welche Bereiche Sie sehen, hängt von den gebuchten Modulen und Ihrer Rolle ab.

Rollen: wer was sieht

Jeder Benutzer hat genau eine Rolle. Sie bestimmt, welche Seiten im Menü erscheinen und wo man nach der Anmeldung landet.

Rolle	Sieht	Daten
Admin (Administrator)	Alle gebuchten Bereiche, dazu Benutzer, Rollen und Abo & Abrechnung. Nur er sieht im Dashboard die Kacheln mit Angaben zu einzelnen Mitarbeitern.	Alle Daten Ihrer Organisation
Eigene Rollen (z. B. „Disponent“)	Genau die Seiten, die der Administrator der Rolle freigegeben hat	Alle Daten Ihrer Organisation
User (Nutzer, z. B. Monteur)	Mein Tag bzw. das Dashboard mit seinen Terminen und die Benachrichtigungen	Nur die eigenen Pakete und Termine

In der Rollenauswahl heißen die festen Rollen Admin und User.

Benutzer, Rollen und das Abo bleiben immer beim Administrator. Eine eigene Rolle kann diese Seiten nicht bekommen. Wie Sie Rollen anlegen, steht unter Rollen und Rechte, wie Sie Benutzer anlegen, unter Benutzer.

Module

smart-sp ist in Module aufgeteilt, zum Beispiel Pakete, Job Planer, Anmeldungen oder Außendienst. Ein Bereich erscheint nur, wenn Ihre Organisation das Modul gebucht hat und Ihre Rolle die Seite öffnen darf. Öffnen Sie einen Link auf einen nicht gebuchten Bereich, sehen Sie die Seite Modul nicht freigeschaltet.

Welche Module gebucht sind und wie Sie weitere dazubuchen, steht unter Abo und Module.

Testphase

Eine neu registrierte Organisation startet in der Testphase, sie dauert 30 Tage. Die Zusatzmodule Druckaufträge, Bewohner-Portal und Außendienst sind darin nicht enthalten. Solange sie läuft, steht oben im Menü Testphase · noch … Tage. Fahren Sie mit der Maus darauf, sehen Sie das Enddatum.

• In den letzten 7 Tagen erscheint über jeder Seite der Hinweis Ihre Testphase endet bald.
• Ist sie abgelaufen und noch kein Paket gebucht, lassen sich die Arbeitsseiten nicht mehr öffnen. Sie sehen dann Ihre Testphase ist abgelaufen.

Administratoren buchen über Jetzt upgraden bzw. Jetzt Paket buchen ein Paket. Alle Details stehen unter Abo und Module.

Siehe auch

• Anmelden und Registrieren
• Oberfläche und Dashboard
• Benachrichtigungen
• Probleme lösen

Erste Schritte

Anmelden und Registrieren

smart-sp öffnen Sie im Browser unter app.smart-sp.de. Ohne Anmeldung sehen Sie nur die Seite Login.

Registrieren

Mit der Registrierung legen Sie eine neue Organisation an und werden deren Administrator. Mitarbeiter einer bestehenden Organisation registrieren sich nicht selbst: Sie werden vom Administrator unter Benutzer angelegt.

1. Klicken Sie auf der Seite Login auf Jetzt registrieren.
2. Geben Sie Ihre E-Mail ein. Sie ist später Ihr Benutzername.
3. Wählen Sie ein Passwort und wiederholen Sie es unter Passwort bestätigen. Ein Balken zeigt die Stärke an (Schwaches, Mittleres oder Starkes Passwort).
4. Setzen Sie den Haken bei den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, der Datenschutzerklärung und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Erst dann lässt sich Registrieren anklicken.
5. Klicken Sie auf Registrieren.

Sie sehen Registrierung erfolgreich! und kommen nach wenigen Sekunden zur Anmeldung (oder sofort über Zum Login). Ihre Organisation startet in der 30-tägigen Testphase, siehe Überblick.

Das Passwort muss enthalten:

• mindestens 8 Zeichen
• mindestens einen Großbuchstaben und einen Kleinbuchstaben
• mindestens eine Zahl
• mindestens ein Sonderzeichen

Tipp

Tragen Sie nach der ersten Anmeldung Ihren Namen unter Mein Profil ein. Bei der Registrierung wird kein Name abgefragt.

Anmelden

1. Geben Sie unter E-Mail Ihre E-Mail-Adresse ein.
2. Geben Sie Ihr Passwort ein. Mit dem Augen-Symbol rechts im Feld blenden Sie es zur Kontrolle ein.
3. Klicken Sie auf Anmelden.

Kurz erscheint „Login erfolgreich“. Bei falschen Angaben meldet smart-sp „Benutzer oder Passwort fehlerhaft“.

Zwei-Faktor-Code eingeben

Haben Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeschaltet, fragt smart-sp nach dem Passwort zusätzlich einen Code ab.

1. Öffnen Sie Ihre Authenticator-App auf dem Handy.
2. Geben Sie im Fenster Zwei-Faktor-Authentifizierung den 6-stelligen Code ein.
3. Klicken Sie auf Verifizieren oder drücken Sie die Eingabetaste.

Für die Eingabe haben Sie 5 Minuten. Der Countdown steht unter dem Feld. Danach meldet smart-sp „Sitzung abgelaufen“, und Sie melden sich noch einmal mit Passwort an. Ein falscher Code löscht das Feld. Geben Sie dann den aktuellen Code aus der App ein.

Ein- und ausschalten können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung unter Mein Profil im Bereich Sicherheit & Zugriff.

Was nach der Anmeldung passiert

Wohin Sie nach der Anmeldung kommen, hängt von Ihrer Rolle ab:

Sie sind …	Sie landen auf …
Administrator oder eigene Rolle mit Dashboard	Dashboard
Monteur (Nutzer), Außendienst-Modul gebucht	Mein Tag
Monteur (Nutzer) ohne Außendienst-Modul	Dashboard mit der Kachel Mein Tag
Eigene Rolle ohne Dashboard	der ersten Seite, die Ihre Rolle öffnen darf

Haben Sie vor der Anmeldung einen Link geöffnet, zum Beispiel aus einem Termin im Google-Kalender, führt smart-sp Sie nach der Anmeldung direkt dorthin.

Ist die Testphase Ihrer Organisation abgelaufen, sehen Sie stattdessen Ihre Testphase ist abgelaufen, siehe Probleme lösen.

Die Anmeldung bleibt in diesem Browser gespeichert, bis Sie sich abmelden, höchstens aber sieben Tage. Danach führt smart-sp Sie zurück zur Seite Login.

Passwort vergessen

1. Klicken Sie auf der Seite Login auf Passwort vergessen?.
2. Geben Sie Ihre E-Mail ein.
3. Klicken Sie auf Link senden.

Sie sehen E-Mail versendet!. Die E-Mail kann einige Minuten brauchen. Schauen Sie auch im Spam-Ordner nach.

Info

smart-sp zeigt E-Mail versendet! immer an, auch wenn es zu der Adresse kein Konto gibt. So kann niemand ausprobieren, welche Adressen registriert sind. Kommt keine E-Mail, prüfen Sie die Schreibweise oder fragen Sie Ihren Administrator, unter welcher Adresse Sie angelegt sind.

Neues Passwort festlegen

1. Klicken Sie in der E-Mail auf den Link. Die Seite Neues Passwort öffnet sich.
2. Geben Sie das Neue Passwort ein und wiederholen Sie es unter Passwort bestätigen. Die Regeln stehen auf der Seite unter Ihr Passwort muss:.
3. Klicken Sie auf Passwort ändern.
4. Bei Passwort geändert! klicken Sie auf Zum Login und melden sich mit dem neuen Passwort an.

Jeder Link funktioniert nur einmal und ist 48 Stunden gültig. Fordern Sie einen neuen Link an, werden alle älteren ungültig.

Abmelden

Klicken Sie im Menü links unten auf Abmelden. Sie kommen zurück zur Seite Login.

Melden Sie sich an fremden oder gemeinsam genutzten Geräten immer ab. Sonst bleibt die Anmeldung in diesem Browser bestehen.

Häufige Fragen

Ich wurde neu angelegt und habe kein Passwort

Legt der Administrator Sie an, wird kein Passwort vergeben und keine E-Mail verschickt. Legen Sie Ihr Passwort selbst über Passwort vergessen fest. Alternativ schickt Ihnen der Administrator unter Sicherheit & Zugriff eine Passwort-Reset-E-Mail.

„Registrierung fehlgeschlagen. Bitte versuchen Sie es später erneut.“

Diese Meldung erscheint auch, wenn es zu der E-Mail-Adresse schon ein Konto gibt. Versuchen Sie dann, sich anzumelden, oder setzen Sie das Passwort über Passwort vergessen zurück.

„Ungültiger Link“ beim Zurücksetzen

Der Link ist abgelaufen, schon benutzt oder durch einen neueren Link ersetzt. Klicken Sie auf Neuen Link anfordern und nehmen Sie den Link aus der neuesten E-Mail.

Mein Benutzername ist keine E-Mail-Adresse

Ältere Konten haben manchmal einen Benutzernamen ohne @. Damit lässt sich das Anmeldeformular nicht abschicken – der Browser verlangt im Feld E-Mail ein @ –, und es kommt auch keine Passwort-E-Mail an. Bitten Sie Ihren Administrator, Ihren Benutzernamen unter Sicherheit & Zugriff → Benutzername ändern auf Ihre E-Mail-Adresse umzustellen.

Ich habe keinen Zugriff mehr auf meine Authenticator-App

Ohne Code aus der App ist keine Anmeldung möglich, und auch Ihr Administrator kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung nicht zurücksetzen. Wenden Sie sich an den Support unter info@smart-sp.de.

Wenden Sie sich an Ihren Administrator oder an den smart-sp-Support.

Siehe auch

• Mein Profil: Passwort ändern, Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Benutzer
• Probleme lösen

Erste Schritte

Oberfläche und Dashboard

Links steht das Menü, rechts die geöffnete Seite. Über der Seite zeigt eine Pfadleiste, wo Sie sind, zum Beispiel Dashboard › Benachrichtigungen. Ein Klick auf einen vorderen Teil führt zurück.

Das Menü

Das Menü zeigt nur, was Ihre Organisation gebucht hat und Ihre Rolle öffnen darf. Zwei Benutzer können deshalb unterschiedliche Menüs haben.

Abschnitt	Menüpunkte
Navigation	Dashboard, Mein Tag (Außendienst), Benachrichtigungen, Druckaufträge, Anmeldungen
Verwaltung	Stammdaten (aufklappbar: Berechnungstabellen, Materialien, Aktionstypen), Benutzer, Jobs, Pakete, Import, Abo & Abrechnung
Auswertungen	Übersicht und je eine Zeile pro Auswertung, z. B. Nachfassliste
Planung	Job Planer, Kalender

Benutzer und Abo & Abrechnung sieht nur der Administrator. Darunter folgen Abmelden, die Versionsnummer der App und ganz unten der Profilbereich.

Oben im Menü sitzen die Glocke für die Benachrichtigungen und, während der Testphase, die Anzeige Testphase · noch … Tage.

Tipp

Nennen Sie bei Rückfragen an den Support die Versionsnummer, die unten im Menü steht.

Menü einklappen

1. Klicken Sie oben im Menü auf das Symbol Menü verkleinern.
2. Das Menü zeigt nur noch Symbole. Fahren Sie mit der Maus darauf, erscheint der Name.
3. Zum Aufklappen klicken Sie oben auf das Menü-Symbol (Menü erweitern).

Im eingeklappten Menü fehlt die Glocke. Die Zahl der neuen Meldungen steht dann am Menüpunkt Benachrichtigungen. smart-sp merkt sich die Einstellung für diesen Browser.

Auf dem Handy

Auf dem Handy und in sehr schmalen Fenstern ist das Menü ausgeblendet. Oben steht eine Kopfzeile mit dem Menü-Symbol und der Glocke.

1. Tippen Sie oben links auf das Menü-Symbol.
2. Wählen Sie einen Menüpunkt. Das Menü schließt sich von selbst.

Dashboard

Das Dashboard ist die Startseite. Oben begrüßt es Sie mit Namen und Datum. Haben Sie unter Mein Profil Postleitzahl oder Ort eingetragen, steht daneben das aktuelle Wetter.

Darunter folgen Kacheln. Welche Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle ab:

Kachel	Inhalt	Sichtbar für
Kritische Jobs	Jobs ohne Termin, nach Dringlichkeit	Büro
Terminverlauf	Terminierte Jobs je Monat	Büro
Zeiten pro Monat	Geplante Stunden je Monat, wahlweise Gesamt oder nach Auftragsart	Büro
Regionale Auslastung	Karte mit Kreisen je Postleitzahl, Größe = kalkulierte Stunden	Büro
Team	Benutzer und belegte Benutzerplätze	nur Administrator
Kapazitätsvorschau	Geplante Stunden je Kalenderwoche für die nächsten 8 Wochen oder 12 Wochen	nur Administrator
Skill-Bedarf vs. Verfügbarkeit	Wie viele Jobs eine Fähigkeit brauchen und wie viele Monteure sie haben	nur Administrator
Mein Tag	Die eigenen Pakete von heute bis Sonntag	Monteur

„Büro“ heißt: Administrator und alle eigenen Rollen, die das Dashboard sehen dürfen. Die Kacheln zeigen dort die Daten der ganzen Organisation. Monteure sehen keine Auswertungen. Ist bei Ihnen das Außendienst-Modul gebucht, kommen Monteure gar nicht auf das Dashboard, sondern direkt zu Mein Tag.

Bei den meisten Kacheln wählen Sie rechts oben das Jahr (Vorjahr, laufendes oder nächstes Jahr). Auf dem Handy laden Sie alle Kacheln neu, indem Sie die Seite nach unten ziehen.

Kritische Jobs

Die Kachel zählt alle Jobs ohne Termin, deren Zeitraum in das gewählte Jahr fällt. Maßgeblich ist, wie viele Tage bis Intervall Bis bleiben:

• Kritisch: weniger als 14 Tage oder schon abgelaufen
• Medium: 14 bis 29 Tage
• Ok: 30 Tage und mehr

In der Mitte steht die Gesamt-Zahl. Ein Job verschwindet aus der Kachel, sobald sein Paket einen Termin hat.

Jeder Ring zeigt den Anteil an allen Jobs der Kachel, die Zahl daran die Anzahl.

Terminverlauf

Zeigt für jeden Monat des gewählten Jahres, wie viele Jobs einen Termin haben. Jeder Job zählt einzeln, ein Paket mit fünf Jobs also fünfmal.

Gezählt werden nur Jobs in Paketen, deren Termin im Google-Kalender steht. Ohne Verbindung zum Google-Kalender bleibt die Kachel leer.

Zeiten pro Monat

Die Kachel summiert die kalkulierte Dauer aller terminierten Jobs je Monat, ohne Pausen.

• Oben wählen Sie die Ansicht Gesamt oder Auftragsart. Administratoren haben zusätzlich Pro Monteur.
• Daneben wählen Sie Jahr (Kalenderjahr) oder 12 Mon. (die letzten zwölf Monate).
• Die Kennzahlen darüber zeigen zum Beispiel die Prognose für den laufenden Monat, den Schnitt Ø pro Monat und die Summe seit Jahresbeginn mit dem Vergleich zum Vorjahr.
• Ein Klick auf einen Punkt, einen Balken oder eine Zelle zeigt die Jobs dahinter.

In der Ansicht Pro Monteur stellen Sie mit Vergleich und Eigenprofil ein, ob die Farben über alle Monteure hinweg vergleichbar sind oder sich nach dem eigenen Höchstwert jedes Monteurs richten.

Info

Die Stunden kommen aus der kalkulierten Dauer der Jobs, nicht aus erfassten Arbeitszeiten. Fehlt einem Job die Dauer, zählt er mit 0 Stunden.

Profilbereich und Dunkelmodus

Ganz unten im Menü stehen Ihr Bild und Ihr Name.

• Klick auf Ihren Namen: öffnet Mein Profil. Dort ändern Sie Kontaktdaten, Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
• Schalter rechts daneben (Sonne/Mond): schaltet den Dunkelmodus ein oder aus.

Im eingeklappten Menü sehen Sie nur Ihr Bild, der Schalter für den Dunkelmodus steht darunter. smart-sp merkt sich den Dunkelmodus für diesen Browser. Auf einem anderen Gerät schalten Sie ihn dort erneut ein.

Hilfe und Suche

• Über das Fragezeichen-Symbol oben öffnet sich rechts die Hilfe zur aktuellen Seite: eine Kurzfassung und ein Link zum ganzen Artikel in diesem Handbuch.
• Mit Strg+K (Mac: Cmd+K) öffnen Sie die Suche. Sie findet Seiten der App und Artikel des Handbuchs gleichzeitig.
• Das (i)-Symbol neben manchen Feldern zeigt eine kurze Erklärung zu genau diesem Feld.
• Auf einigen Seiten gibt es in der Hilfe einen geführten Rundgang, der Sie Schritt für Schritt durch die Seite führt.

Häufige Fragen

Mir fehlt ein Menüpunkt, den meine Kollegin hat

Entweder ist Ihre Rolle für diese Seite nicht freigegeben, oder es ist ein Administrator-Bereich (Benutzer, Abo & Abrechnung). Fragen Sie Ihren Administrator, siehe Rollen und Rechte.

Ein Menüpunkt ist plötzlich da oder weg

Hat der Administrator Ihre Rolle geändert, passt sich das Menü von selbst an: spätestens nach fünf Minuten, sobald Sie wieder zu smart-sp wechseln oder die Seite neu laden. Ein neu gebuchtes Modul erscheint nach dem Neuladen der Seite.

Das Dashboard zeigt nur „Mein Tag“

Sie haben die Rolle Nutzer (Monteur). Für Monteure gibt es auf dem Dashboard keine Auswertungen.

Warum sehe ich kein Wetter?

Das Wetter erscheint nur, wenn in Mein Profil Postleitzahl oder Ort eingetragen sind und der Wetterdienst erreichbar ist.

Siehe auch

• Überblick
• Benachrichtigungen
• Mein Profil
• Auswertungen

Erste Schritte

Benachrichtigungen

smart-sp meldet hier, was Ihre Organisation betrifft: geplante Wartungsarbeiten an smart-sp und Ereignisse wie „Ista-Import abgeschlossen“, „Ista-Import fehlgeschlagen“ oder „Brief kam als unzustellbar zurück“. Alle Benutzer Ihrer Organisation sehen dieselben Meldungen.

Die Glocke

Die Glocke sitzt oben im Menü, auf dem Handy oben rechts in der Kopfzeile.

• Eine rote Zahl an der Glocke zeigt, wie viele neue Meldungen es gibt (ab zehn steht 9+).
• Ein Klick auf die Glocke öffnet die Seite Benachrichtigungen.
• Ist das Menü eingeklappt, steht die Zahl am Menüpunkt Benachrichtigungen.

Gezählt werden Meldungen, die gerade gelten oder in den nächsten 48 Stunden beginnen und die Sie noch nicht gesehen haben. Sobald Sie die Seite Benachrichtigungen öffnen, gelten alle als gesehen, und die Zahl verschwindet.

smart-sp schaut etwa alle fünf Minuten nach neuen Meldungen. Sie müssen dafür nichts neu laden.

So dringend ist eine Meldung

Jede Meldung hat eine Stufe. Sie steht auf der Seite Benachrichtigungen als farbige Marke und bestimmt, wie auffällig smart-sp die Meldung zeigt:

Stufe	So erscheint sie	Beispiel
Kritisch (rot)	als rotes Banner über jeder Seite, bei angekündigten Wartungen schon bis zu 48 Stunden vorher, bis die Meldung vorbei ist oder Sie sie ausblenden	eine Störung
Warnung (orange)	als kurze Einblendung oben rechts, die nach 8 Sekunden von selbst verschwindet	„Ista-Import fehlgeschlagen“, „Brief kam als unzustellbar zurück“
Global (orange)	wie eine Warnung	Meldungen von smart-sp, die für alle Benutzer gelten, z. B. angekündigte Wartungsarbeiten
Info (blau)	gar nicht von selbst, nur als Zahl an der Glocke und auf der Seite	„Ista-Import abgeschlossen“

Eine Einblendung erscheint nur einmal, solange der Browser-Tab offen ist. Haben Sie sie verpasst, finden Sie die Meldung auf der Seite Benachrichtigungen.

Die Seite Benachrichtigungen

Öffnen Sie die Seite über die Glocke oder über Benachrichtigungen im Menü.

Die Meldungen sind auf drei Reiter verteilt. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele es jeweils sind.

• Aktiv: Wartungen, die gerade laufen, und Ereignisse der letzten 48 Stunden
• Anstehend: Meldungen, die erst in Zukunft beginnen
• Vergangen: Meldungen, die in den letzten 14 Tagen zu Ende gegangen sind

Gibt es nichts Aktives, aber etwas Anstehendes, öffnet die Seite gleich den Reiter Anstehend.

Jede Meldung zeigt Titel, Stufe, Text und Zeit. Rechts steht:

• LÄUFT JETZT: Die Wartung läuft gerade.
• NEU: Das Ereignis ist weniger als 48 Stunden alt.
• „beginnt in …“ oder „vor …“: wann die Meldung beginnt oder wann sie war.

Mit dem Pfeil-Symbol oben rechts (Aktualisieren) laden Sie die Liste sofort neu.

Meldungen ausblenden und wieder einblenden

Im Banner: Klicken Sie rechts im roten Banner auf das X. Das Banner verschwindet.

Auf der Seite:

1. Öffnen Sie Benachrichtigungen.
2. Klicken Sie bei der Meldung auf Ausblenden. Sie bleibt in der Liste, wird blasser und trägt die Marke Ausgeblendet. Sie zählt nicht mehr an der Glocke und erscheint nicht mehr als Banner.
3. Mit Einblenden holen Sie sie zurück.

Meldungen mit der Marke Wichtig lassen sich nicht ausblenden. Ein solches Banner bleibt stehen, bis die Wartung vorbei ist.

Info

smart-sp merkt sich ausgeblendete und gesehene Meldungen nur in diesem Browser. Auf einem anderen Gerät oder nach dem Löschen der Browserdaten erscheinen sie wieder.

Häufige Fragen

Die Zahl an der Glocke geht nicht weg

Die Zahl verschwindet erst, wenn Sie die Seite Benachrichtigungen öffnen. Ein Klick auf das X einer Einblendung reicht nicht.

Auf dem Handy sehe ich eine Meldung noch einmal

Ausblenden und Gesehen gelten nur für den Browser, in dem Sie es gemacht haben. Blenden Sie die Meldung auf dem Handy noch einmal aus.

Der Reiter Aktiv sagt „Keine aktiven Wartungen“, obwohl gestern ein Import lief

Ereignisse wie „Ista-Import abgeschlossen“ stehen 48 Stunden unter Aktiv. Danach finden Sie sie unter Vergangen. Die Texte auf leeren Reitern sprechen von „Wartungen“, gemeint sind aber alle Meldungen.

Ich sehe keine Glocke

Die Glocke und die Seite gibt es nur mit dem Modul Benachrichtigungen. Ist das Menü eingeklappt, fehlt die Glocke ebenfalls. Klappen Sie es auf oder nutzen Sie den Menüpunkt Benachrichtigungen.

Dringende Meldungen (Banner über der Seite) und Warnungen erscheinen auch ohne das Modul. Es fehlt dann nur die Seite zum Nachlesen.

Siehe auch

• Oberfläche und Dashboard
• Fehler beim Import
• Druckaufträge

Aufträge

Aufträge importieren

Auf der Seite Import übernehmen Sie Aufträge Ihrer Auftraggeber als Jobs in smart-sp – entweder direkt über die ista-Schnittstelle oder aus einer CSV-Datei von ista, Minol oder HLN.

Welche Quellen gibt es

Links auf der Seite wählen Sie die Quelle. Sie sehen nur die Reiter, die für Ihr Konto gebucht sind.

Reiter	Was Sie brauchen	Was ankommt
Ista CSV	CSV-Export aus dem ista-System	Jobs ohne Haushalte, ohne Dauer und ohne Skills
Ista Api	Zugangsdaten für den ista-Leitstand und das Microsoft-Konto	Jobs mit Haushalten, Leistungen, Dauer und Skills
MINOL CSV	Minol-Export im Format V1 oder V2	Jobs mit Haushalten, Leistungen, Dauer und Skills
HLN CSV	HLN-Export der Wartungsverträge	Jobs mit Haushalten, Dauer und Skills

ista über die Schnittstelle

Beim Import über die Schnittstelle meldet sich smart-sp für Sie am ista-Leitstand an, holt alle neuen Aufträge ab und ergänzt Haushalte, Leistungen, Dauer und Skills.

Zugangsdaten hinterlegen

Das geht einmalig und nur als Administrator.

1. Öffnen Sie die Einstellungen und dort Integrationen.
2. Klicken Sie unter Plattform-Anmeldedaten auf + Plattform hinzufügen.
3. Tragen Sie als Name ista ein, wählen Sie als Typ Platform und geben Sie Benutzername und Passwort für den ista-Leitstand ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Legen Sie einen zweiten Eintrag an: Name ista, Typ Microsoft SSO, dazu das Microsoft-Konto und sein Kennwort.

Achtung

Der Name muss bei beiden Einträgen ista lauten (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle). Mit einem anderen Namen findet der Import die Zugangsdaten nicht – auch wenn das Feld etwas anderes vorschlägt.

Import starten

1. Öffnen Sie Import und wählen Sie links Ista Api.
2. Klicken Sie auf Import starten.
3. Ist ein Microsoft-Zugang hinterlegt, springt die Anzeige auf Eingabe SSO Token. Lesen Sie dazu den nächsten Abschnitt.
4. Unter Importieren sehen Sie, woran der Import gerade arbeitet: Anmeldung am Ista-Leitstand…, Aufträge werden abgerufen…, Aufträge werden verarbeitet… und zuletzt Geodaten werden ermittelt…, jeweils mit Zähler.
5. Unter Fertig! steht das Ergebnis. Klicken Sie auf Zu Jobs wechseln.

Je nach Anzahl der Aufträge dauert der Import wenige Minuten bis mehrere Stunden.

Einmal-Code eingeben

Der Microsoft-Zugang ist mit einem zweiten Faktor gesichert. Während der Anmeldung schickt Microsoft einen Einmal-Code, in der Regel per SMS.

1. Bleiben Sie auf der Seite, bis der Code ankommt.
2. Tippen Sie ihn in das Feld unter Eingabe SSO Token (das Feld heißt Standard).
3. Klicken Sie sofort auf Token Senden.

Tipp

Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit: ista nimmt den Code meist nur 60 Sekunden lang an, und der Import wartet höchstens rund zwei Minuten auf Ihre Eingabe. Danach bricht er mit einer Meldung ab – starten Sie ihn dann einfach neu.

CSV-Datei importieren

Die Schritte sind für alle drei CSV-Quellen gleich.

1. Öffnen Sie Import und wählen Sie links die Quelle: Ista CSV, MINOL CSV oder HLN CSV.
2. Nur bei Minol: Wählen Sie unter CSV-Format auswählen V1 (klassisch) oder V2 (neu).
3. Ziehen Sie die Datei auf die Fläche Datei hierher ziehen, um hochzuladen oder wählen Sie sie über CSV Datei hochladen aus.
4. Prüfen Sie die Angaben unter der Fläche: Dateiname, Größe und … Jobs erkannt.
5. Erscheint ein oranger Hinweis, passt die Datei vermutlich nicht zur gewählten Quelle. Prüfen Sie Datei und Reiter.
6. Klicken Sie auf Import starten.
7. Unter Importieren sehen Sie Datei wird gelesen…, Aufträge werden importiert… und Geodaten werden ermittelt… mit Zähler.
8. Unter Fertig! steht, wie viele Jobs importiert und wie viele übersprungen wurden.

Anforderungen an jede Datei:

• Dateityp .csv oder .txt, höchstens 2,5 MB.
• Spalten durch Semikolon getrennt, in der ersten Zeile die Spaltenüberschriften.
• Spaltenüberschriften genau wie im Export des Auftraggebers – nicht umbenennen.
• Gespeichert als „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ oder „CSV UTF-8“ aus Excel. Sonst können Umlaute falsch ankommen.

ista-CSV

• Erwartete Spalten: Liegenschaft, Afg., Art, EMZ, Route, PLZ, Ort, Strasse, Hausnummer, PW, Auftragnummer, Intervall von, Intervall bis, Grobtermin, Solltermin, Termin, Von, Bis, HH.

• Afg., Route und PLZ müssen Zahlen enthalten.

• EMZ, Intervall von, Intervall bis, Grobtermin, Solltermin und Termin im Format TT.MM.JJ, zum Beispiel 15.03.27. Ein anderes Format bleibt leer.

• Jede Zeile wird ein Job. Haushalte, Dauer und Skills legt dieser Import nicht an – dafür gibt es die Schnittstelle.

Minol-CSV

V1 (klassisch)

• Datumsangaben im Format TT.MM.JJJJ.
• Alle Zeilen mit derselben Nummer in Serviceauftrag werden ein Job.
• Jede Zeile wird ein Haushalt. Name ist der Nutzername (ersatzweise Abweichender Nutzername). Steht eine Nummer in Telefon-1, wird der Haushalt per Telefon benachrichtigt, sonst per Postkarte an die Anschrift.
• Postleitzahl und Zähler müssen Zahlen enthalten.

V2 (neu)

• Genau 19 Spalten, die erste heißt CS-AUFTRAGS-NR.
• Datumsangaben im Format JJJJ-MM-TT.
• Eine Zeile mit Auftragsnummer beginnt einen Job. Folgezeilen mit leerer erster Spalte bringen weitere Materialien zu diesem Auftrag.
• Je Job entsteht ein Haushalt mit der Anschrift der Liegenschaft.

Dauer und Skills bei Minol

smart-sp berechnet Dauer und Skills aus Ihren Berechnungstabellen. Verwendet werden Tabellen vom Typ Zeiten und Skills, deren Name „Minol“ enthält.

• Der Schlüssel (Identifier) ist bei V1 DLG-Verwendung:Material, bei V2 Auftragsart:Materialbezeichnung – jeweils so, wie es in der Datei steht.
• Die Zeit je Stück wird mit Zähler (V1) bzw. STÜCKZAHL (V2) multipliziert und über den Auftrag addiert.
• Liegt eine Zeit unter der Mindestdauer für Aufträge aus den Einstellungen, gilt die Mindestdauer.
• Unbekannte Materialien und Aktionen legt der Import selbst unter Materialien und Aktionstypen an.

HLN-CSV

• Die Datei braucht unter anderem die Spalten Vertragsnummer, Termin, Anlagen Name, Auftragsart-Text, Standort Name und Vorgabezeit.
• Alle Zeilen mit derselben Vertragsnummer werden ein Job. Die Vertragsnummer wird die Auftragsnummer. Zeilen ohne Vertragsnummer werden übergangen.
• Jede Zeile wird ein Haushalt mit dem Standort Name. Steht eine Nummer in Telefon RG.-Empf., wird per Telefon benachrichtigt, sonst per Postkarte.
• Termin im Format MM.JJJJ, zum Beispiel 04.2027. Daraus wird das Intervall vom ersten bis zum letzten Tag des Monats.
• Die Dauer kommt aus einer Berechnungstabelle vom Typ Zeiten, deren Name „HLN“ enthält (Schlüssel Auftragsart-Text:Anlagen Name). Fehlt der Eintrag, nimmt smart-sp die Vorgabezeit aus der Datei (in Stunden, zum Beispiel 1,5), sonst die Mindestdauer für Aufträge.

Was im Hintergrund passiert

Der Import läuft auf dem Server. Sie können die Seite verlassen oder schließen – der Import läuft weiter. Öffnen Sie Import später wieder, zeigt smart-sp den laufenden Import mit Fortschritt an.

Pro Konto läuft immer nur ein CSV-Import gleichzeitig – egal aus welcher Quelle – und ein ista-Import über die Schnittstelle. Am Ende ermittelt smart-sp für jeden neuen Job die Geodaten, damit er auf der Karte und in der Routenplanung erscheint.

Nach dem Import erscheint eine Meldung unter Benachrichtigungen. Beim ista-Import über die Schnittstelle steht dort auch, welche Aufträge unvollständig angekommen sind – oder warum der Import gescheitert ist.

Import abbrechen

1. Klicken Sie während des Imports auf Import abbrechen.
2. Bestätigen Sie mit Import beenden. Mit Weiterlaufen lassen geht es normal weiter.
3. Der Knopf zeigt Wird abgebrochen…, bis der Import reagiert hat.
4. Reagiert er nach einer Minute nicht, heißt der Knopf Abbruch erzwingen. Klicken Sie darauf und bestätigen Sie mit Jetzt beenden.

Was erhalten bleibt:

• ista über die Schnittstelle: Jeder Auftrag wird einzeln gespeichert. Bereits übernommene Aufträge bleiben.
• CSV-Import: Brechen Sie ab, solange Aufträge werden importiert… läuft, wird nichts übernommen. Sie können die Datei erneut hochladen.
• Während Geodaten werden ermittelt…: Die Jobs sind schon da. Einem Teil fehlen nur die Koordinaten – ergänzen Sie sie in Jobs.

Was danach in Jobs steht

Die neuen Aufträge finden Sie unter Jobs. Die Spalte Quelle zeigt, woher ein Job kommt (ista, minol oder hln). In Infos stehen die Zusatzangaben aus der Datei, bei Minol auch die Aufschlüsselung der Dauer. Die Haushalte sehen Sie im Job unter Haushalte.

Doppelte Aufträge und erneuter Import

Sie können dieselbe Datei oder den ista-Import beliebig oft starten. Doppelt wird nichts angelegt:

• Gibt es die Auftragsnummer aus derselben Quelle schon, wird der Auftrag übersprungen. Beim CSV-Import steht unter Fertig!, wie viele es waren.
• Beim ista-Import über die Schnittstelle gilt ein Auftrag als vorhanden, sobald es irgendeinen Job mit dieser Auftragsnummer gibt.
• Ein übersprungener Auftrag wird nicht aktualisiert. Hat sich in der Datei etwas geändert, ändern Sie den Job selbst.

Achtung

Löschen Sie einen importierten Job, gilt sein Auftrag beim nächsten Import wieder als neu – er kommt samt allen Haushalten zurück. Gelöschte Haushalte eines bestehenden Jobs bleiben dagegen gelöscht.

Häufige Fragen

Warum sehe ich nicht alle Reiter?

Jede Quelle ist ein eigenes Modul. Sie sehen nur die Quellen, die für Ihr Konto gebucht sind. Die Seite Import selbst braucht außerdem das Recht für den Import in Ihrer Rolle.

Warum weicht „Jobs erkannt“ vom Ergebnis ab?

„Jobs erkannt“ ist eine schnelle Vorschau im Browser. Sie zählt bei ista und Minol V1 einfach die Zeilen. Bei Minol V1 werden aber mehrere Zeilen mit derselben Auftragsnummer ein Job, und bereits vorhandene Aufträge werden übersprungen. Maßgeblich ist das Ergebnis unter Fertig!.

Warum hat ein Job aus der ista-CSV keine Haushalte und keine Dauer?

Der CSV-Export von ista enthält diese Angaben nicht. Ergänzen Sie sie im Job oder nutzen Sie den Import über Ista Api.

Warum entstehen aus einer ista-CSV zwei gleiche Jobs?

Steht dieselbe Auftragsnummer zweimal in der Datei, legt der ista-CSV-Import beide Zeilen an. Entfernen Sie doppelte Zeilen vor dem Hochladen oder löschen Sie den zweiten Job.

Warum wird ein HLN-Vertrag nicht erneut importiert?

Die Vertragsnummer ist die Auftragsnummer. Gibt es den Vertrag schon als Job, wird er übersprungen – auch wenn in der neuen Datei ein anderer Termin steht. Passen Sie das Intervall im vorhandenen Job an.

Der Import ist gescheitert – was nun?

Die Meldung unter Fertig! sagt, woran es lag. Ursache und Lösung zu jeder Meldung finden Sie unter Fehlermeldungen beim Import.

Siehe auch

• Fehlermeldungen beim Import
• Jobs
• Haushalte eines Jobs
• Berechnungstabellen

Aufträge

Fehlermeldungen beim Import

Hier finden Sie die Meldungen, die beim Import erscheinen, mit Ursache und Lösung. Die Meldung steht unter Fertig! auf der Seite Import und kurz als Einblendung am Bildschirmrand.

Tipp

Ein gescheiterter Import lässt sich immer gefahrlos neu starten. Bereits übernommene Aufträge werden übersprungen, es entsteht nichts doppelt. Klicken Sie dazu unter Fertig! auf Neuen Import starten.

Vor dem Hochladen

„Nur CSV/TXT Dateien sind erlaubt.“

Ursache: Sie haben eine andere Datei auf die Fläche gezogen, zum Beispiel eine Excel-Datei (.xlsx). Lösung: Speichern Sie die Datei in Excel über Speichern unter als „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ und laden Sie diese Datei hoch.

„Datei ist zu groß (max. 2.5MB).“

Ursache: Die Datei ist größer als 2,5 MB. Lösung: Teilen Sie die Datei in mehrere kleinere Dateien auf (Kopfzeile in jede Datei übernehmen) und importieren Sie sie nacheinander.

Info

Wählen Sie die Datei über CSV Datei hochladen aus, erscheint bei einer zu großen Datei keine Meldung – die Datei wird einfach nicht übernommen.

„Die gewählte Datei sieht nach dem Format … aus, hier wird aber … erwartet.“

Ursache: Die Spaltenüberschriften passen zu einer anderen Quelle, zum Beispiel eine ista-Datei im Reiter MINOL CSV oder eine V1-Datei bei V2 (neu). Lösung: Wählen Sie den passenden Reiter bzw. bei Minol das passende Format. Die Meldung ist ein Hinweis – den Import hält sie nicht auf.

„Die Struktur der gewählten Datei passt nicht zum erwarteten …-Format – charakteristische Spalten fehlen.“

Ursache: In der Kopfzeile fehlen typische Spalten der gewählten Quelle. Häufig wurden Spalten umbenannt, die Kopfzeile gelöscht oder die Datei mit Komma statt Semikolon gespeichert. Lösung: Verwenden Sie den Export Ihres Auftraggebers unverändert. Welche Spalten erwartet werden, steht unter Aufträge importieren.

Laden Sie die Datei so hoch, wie sie aus dem Portal kommt. Wurde sie zwischendurch in Excel geöffnet und neu gespeichert, ändert sich oft die Zeichenkodierung – dann kann diese Meldung auch bei einer sonst passenden Datei erscheinen.

Beim Start

„Es läuft bereits ein Import für Ihren Zugang. Bitte warten Sie, bis dieser abgeschlossen ist.“

Ursache: Für Ihr Konto läuft schon ein Import – vielleicht von einer Kollegin oder in einem anderen Browserfenster. Beim CSV-Import zählt jede Quelle mit: Läuft ein Minol-Import, können Sie keine HLN-Datei starten. Lösung: Warten Sie, bis der laufende Import fertig ist. Meist zeigt smart-sp den laufenden Import beim Öffnen der Seite direkt an.

„Der Import konnte nicht gestartet werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“

Ursache: Der Server hat den Auftrag nicht angenommen. Lösung: Starten Sie den Import erneut. Bleibt es dabei, wenden Sie sich an den Support.

„Beim Importieren der …-Daten ist ein Fehler aufgetreten. Bitte überprüfen Sie die importierten Daten …“

Ursache: Die Datei konnte nicht an den Server übertragen werden, zum Beispiel wegen einer unterbrochenen Verbindung oder einer abgelaufenen Anmeldung. Lösung: Laden Sie die Seite neu, melden Sie sich gegebenenfalls neu an und starten Sie den Import erneut.

Ist der Import für Ihr Konto nicht gebucht, erscheint stattdessen oben „Dieses Modul ist für Ihren Account nicht freigeschaltet.“ – siehe Probleme lösen.

„Ein unbekannter Fehler ist aufgetreten. Bitte versuchen Sie es später erneut.“

Ursache: Der ista-Import über die Schnittstelle konnte nicht gestartet werden, ohne dass der Grund bekannt ist. Lösung: Versuchen Sie es nach einigen Minuten erneut. Bleibt es dabei, wenden Sie sich an den Support.

CSV-Import

„Es wurden keine neuen Aufträge importiert. Ihre Daten sind aktuell.“

Ursache: Alle Aufträge der Datei gibt es schon in smart-sp. Bei MINOL CSV und HLN CSV erscheint diese Meldung aber auch, wenn die Datei nicht gelesen werden konnte – etwa bei fehlenden Spalten, dem falschen Minol-Format oder Text in einer Zahlenspalte. Lösung: Steht unter Fertig! nicht „übersprungen (bereits vorhanden)“, obwohl die Datei neue Aufträge enthält, prüfen Sie die Datei: richtiger Reiter, bei Minol das richtige Format, Spaltenüberschriften unverändert, Postleitzahl und Zähler nur mit Zahlen.

Englische Meldung, zum Beispiel mit „If you are expecting some headers to be missing …“

Ursache: Beim Ista CSV-Import fehlt eine erwartete Spalte, oder ihre Überschrift ist anders geschrieben. Lösung: Vergleichen Sie die Kopfzeile mit der Liste unter ista-CSV. Groß- und Kleinschreibung sowie Punkte zählen mit (Afg., PW, HH).

Englische Meldung, zum Beispiel mit „The conversion cannot be performed.“

Ursache: Beim Ista CSV-Import steht in einer Zahlenspalte (Afg., Route, PLZ) Text oder nichts, oder Von/Bis enthält kein lesbares Datum. Lösung: Korrigieren Sie die betroffene Zeile. Die Meldung nennt meist Spalte und Wert.

„Der Import ist in eine Zeitüberschreitung gelaufen. Bitte starten Sie den Import erneut.“

Ursache: Der Server hat zu lange für die Verarbeitung gebraucht. Lösung: Starten Sie den Import erneut. Bereits übernommene Aufträge werden übersprungen.

„Beim Import ist ein Fehler aufgetreten. Bitte überprüfen Sie die Daten und starten Sie den Vorgang ggf. erneut.“

Ursache: Der Import ist auf dem Server gescheitert, ohne einen Grund zu nennen. Lösung: Prüfen Sie die Datei und starten Sie den Import erneut. Bleibt es dabei, wenden Sie sich mit der Datei an den Support.

„Der Dienst wurde während der Verarbeitung beendet. Bitte starten Sie den Vorgang erneut.“

Ursache: Der Import-Dienst wurde während Ihres Imports neu gestartet, zum Beispiel bei einer Wartung. Lösung: Starten Sie den Import erneut.

Umlaute erscheinen falsch, zum Beispiel „Straße“

Ursache: Die Datei wurde in einer Kodierung gespeichert, die smart-sp nicht erkennt (UTF-8 ohne Kennung). Lösung: Öffnen Sie die Datei in Excel und speichern Sie sie als „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ oder „CSV UTF-8“. Bereits importierte Jobs korrigieren Sie im Job.

ista über die Schnittstelle

„Konto oder Kennwort ist nicht korrekt. Bitte prüfen Sie die Microsoft-Zugangsdaten in den Einstellungen …“

Ursache: Microsoft hat die Anmeldung mit dem hinterlegten Konto abgelehnt. Lösung: Prüfen Sie unter Einstellungen → Integrationen → Plattform-Anmeldedaten den Eintrag vom Typ Microsoft SSO. Ändern Sie dort Benutzername oder Passwort über Ändern.

„Das hinterlegte Microsoft-Konto wurde nicht gefunden. …“

Ursache: Das Microsoft-Konto im Eintrag Microsoft SSO gibt es nicht, oft wegen eines Tippfehlers in der Mailadresse. Lösung: Korrigieren Sie den Benutzernamen im Eintrag Microsoft SSO.

„Das Kennwort des Microsoft-Logins ist abgelaufen. …“

Ursache: Microsoft verlangt ein neues Kennwort. Lösung: Ändern Sie das Kennwort selbst über login.microsoftonline.com. Tragen Sie danach das neue Kennwort im Eintrag Microsoft SSO ein und starten Sie den Import erneut.

„Das Microsoft-Konto ist gesperrt. …“

Ursache: Microsoft hat das Konto gesperrt, zum Beispiel nach mehreren Fehlversuchen. Lösung: Lassen Sie das Konto entsperren (bei ista bzw. Ihrem Ansprechpartner für das Konto). Prüfen Sie danach die hinterlegten Zugangsdaten.

„Der Ista-Leitstand hat die Anmeldung abgelehnt. …“

Ursache: Die Microsoft-Anmeldung hat geklappt, aber Benutzername oder Kennwort für den Leitstand stimmen nicht. Lösung: Prüfen Sie den Eintrag vom Typ Platform unter Plattform-Anmeldedaten.

„Es wurden keine Logindaten für Microsoft SSO gefunden. …“

Ursache: Es gibt keinen Eintrag vom Typ Microsoft SSO mit dem Namen ista. Lösung: Legen Sie ihn an, wie unter Zugangsdaten hinterlegen beschrieben. Achten Sie auf den Namen ista.

„Es wurden keine Logindaten gefunden. Bitte überprüfen Sie die Konfiguration in den Einstellungen.“

Ursache: Es gibt keinen Eintrag vom Typ Platform mit dem Namen ista. Lösung: Legen Sie den Eintrag für den Leitstand an oder benennen Sie den vorhandenen Eintrag in ista um.

„Es wurde kein Code innerhalb der vorgegebenen Zeit eingegeben. …“

Ursache: Der Einmal-Code aus der SMS kam nicht rechtzeitig an. Das passiert auch, wenn die Seite während Eingabe SSO Token geschlossen wurde. Lösung: Starten Sie den Import erneut, bleiben Sie auf der Seite und senden Sie den Code sofort nach Erhalt ab.

„Sie haben nicht den erwarteten Bestätigungscode eingegeben. …“

Ursache: Der Code war falsch oder schon verbraucht, zum Beispiel ein Code aus einer älteren SMS. Lösung: Starten Sie den Import erneut und geben Sie den Code aus der neuesten SMS ein.

„Zeitüberschreitung bei der Anmeldung am Ista-Leitstand – die erwartete Seite kam nicht rechtzeitig. …“

Statt „bei der Anmeldung am Ista-Leitstand“ kann auch „beim Abrufen der Auftragsliste“ oder „beim Laden der Auftragsdetails“ stehen. Ursache: Das ista-System hat zu langsam geantwortet. Tritt es immer bei der Anmeldung auf, passt oft die Bestätigungsmethode des Microsoft-Kontos nicht (der Import erwartet einen Code per SMS). Lösung: Starten Sie den Import erneut. Wiederholt es sich, prüfen Sie Zugangsdaten und die SMS-Bestätigung des Microsoft-Kontos.

„Der Import ist in eine Zeitüberschreitung gelaufen (Anmeldung/Verarbeitung). …“

Ursache: Das ista-System hat zu langsam geantwortet. Lösung: Starten Sie den Import später erneut.

„Der Leitstand ist aktuell nicht erreichbar.“ oder „Es konnte keine Verbindung zum Ista-Leitstand aufgebaut werden.“

Ursache: Der ista-Leitstand ist gerade nicht erreichbar oder hat die Verbindung verweigert. Lösung: Versuchen Sie es später erneut. Hält das länger an, fragen Sie bei ista nach.

„Die Gegenseite hat die Sitzung geschlossen. Erneuter Login notwendig.“

Ursache: ista hat die Sitzung während des Imports beendet. Bis dahin übernommene Aufträge bleiben erhalten. Lösung: Starten Sie den Import erneut. Die fehlenden Aufträge kommen dann dazu.

„Beim Import der Ista-Daten ist ein Fehler aufgetreten. …“

Ursache: Der Import ist gescheitert, ohne einen Grund zu nennen. Lösung: Starten Sie den Import erneut. Bleibt es dabei, wenden Sie sich an den Support.

Abbruch

„Der Abbruch konnte nicht übermittelt werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“

Ursache: Die Verbindung zum Server war kurz unterbrochen. Lösung: Klicken Sie noch einmal auf Import abbrechen.

„Der Vorgang wurde abgebrochen. … für einen Teil davon fehlen die Geodaten für die Routenplanung.“

Ursache: Sie haben abgebrochen, während die Geodaten ermittelt wurden. Die Jobs sind importiert. Lösung: Öffnen Sie Jobs und ergänzen Sie die fehlenden Koordinaten.

In den Benachrichtigungen

„Ista-Import fehlgeschlagen“

Diese Meldung erscheint unter Benachrichtigungen, auch wenn Sie die Seite Import längst geschlossen hatten. Der Text nennt den Grund – meist eine der Meldungen aus dem Abschnitt ista über die Schnittstelle. Steht dort nur „Der Vorgang wurde abgebrochen. Bitte starten Sie den Import erneut; bleibt es dabei, wenden Sie sich an den Support.“, war es ein technischer Fehler: Starten Sie den Import neu.

„Ista-Import: Aufträge mit fehlerhaften Daten“

Ursache: Die Aufträge wurden übernommen, aber bei einigen konnte nicht alles gelesen werden. In Klammern hinter der Auftragsnummer steht, was fehlt, zum Beispiel Haushalte, Infotexte, Skills, Leistungen oder Dauer. Lösung: Öffnen Sie die genannten Jobs unter Jobs und ergänzen Sie die fehlenden Angaben, notfalls mit Blick in den ista-Leitstand. Unter Fertig! stand dazu „… davon enthalten unvollständige Daten – Details siehe Benachrichtigungen.“

Siehe auch

• Aufträge importieren
• Jobs
• Benachrichtigungen

Aufträge

Jobs

Ein Job ist ein einzelner Auftrag an einer Adresse, zum Beispiel ein Zählertausch in der Musterstraße 1. Jobs entstehen beim Import oder von Hand und werden später zu Paketen gebündelt.

Die Liste

Sie öffnen die Liste über Jobs im Menü. Jede Zeile ist ein Job. Die wichtigsten Spalten:

Spalte	Bedeutung
Auftrags-Nr.	Nummer des Auftraggebers. Darüber erkennt der Import, ob es den Auftrag schon gibt.
Intervall Von / Intervall Bis	Zeitraum, in dem der Auftrag erledigt sein muss.
Dauer	Geplante Arbeitszeit in Stunden:Minuten.
Quelle	Woher der Job kommt: ista, minol, hln oder manuell.
Location	Grüne Stecknadel: Koordinaten vorhanden. Gelbes Symbol: Keine Koordinaten hinterlegt. Ein Klick kopiert die Koordinaten.
Status	Fälligkeit, siehe unten.
Termin	Kalendersymbol, wenn das Paket des Jobs einen Termin hat.

Über das Spaltensymbol oben rechts (Spalten anzeigen/ausblenden) blenden Sie Spalten aus. Ihre Auswahl, die Sortierung und die Seite merkt sich smart-sp in diesem Browser. Mit Aktualisieren laden Sie die Liste neu.

Sie wählen Jobs über das Kästchen am Zeilenanfang aus. Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet den Job.

Status

Der Status richtet sich nur nach Intervall Bis und dem heutigen Datum. Fahren Sie mit der Maus über das Symbol, um den Text zu sehen.

Symbol	Text	Bedeutung
Grüner Haken	Fällig in +30 Tagen	Intervall Bis liegt 30 Tage oder weiter in der Zukunft.
Oranges Warndreieck	Fällig in unter 30 Tagen	Noch 14 bis 29 Tage.
Rote Glocke	Fällig in unter 14 Tagen	Weniger als 14 Tage – oder Intervall Bis ist schon vorbei oder fehlt.

Filtern

1. Klicken Sie auf Filter. Rechts öffnet sich Filter Jobs.
2. Füllen Sie die gewünschten Felder aus, zum Beispiel Ort, Strasse, Auftragsnummer oder Quelle.
3. Klicken Sie auf Anwenden.

So suchen die Felder:

• Textfelder finden Jobs, die den eingegebenen Text enthalten. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
• Postleitzahl sucht nach dem Anfang: 123 findet 12300 bis 12399.
• Intervall Von findet Jobs ab diesem Tag, Intervall Bis Jobs bis zu diesem Tag.
• Geolocation, Termin und Paket zugewiesen grenzen auf Jobs mit oder ohne Koordinaten, Termin oder Paket ein.

Die rote Zahl am Knopf Filter zeigt, wie viele Filter aktiv sind. Alle Filter löschen setzt alles zurück. Auch der Filter bleibt in diesem Browser gespeichert.

Job anlegen

1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus: Art, Auftrag-Nr., Strasse, Plz und Ort.
3. Klappen Sie bei Bedarf Durchführung auf und tragen Sie Intervall, Dauer und Erforderliche Skills ein. Intervall Von und Intervall Bis stehen zunächst auf heute.
4. Klicken Sie auf OK. Mit Speichern bleibt der Dialog offen.

Ein neuer Job bekommt die Quelle manuell. Haushalte legen Sie erst an, wenn der Job gespeichert ist – siehe Haushalte eines Jobs.

Tipp

Vergeben Sie bei einem Auftrag von ista die echte Auftragsnummer. Dann überspringt der ista-Import diesen Auftrag später, statt ihn ein zweites Mal anzulegen.

Job bearbeiten

1. Wählen Sie genau einen Job aus und klicken Sie auf Bearbeiten – oder doppelklicken Sie auf die Zeile.
2. Ändern Sie die Felder. Die Bereiche Location, Durchführung, Information, Haushalte und Leistungen klappen Sie per Klick auf.
3. Klicken Sie auf OK (speichern und schließen) oder Speichern (speichern, Dialog bleibt offen). Abbrechen verwirft Ihre Änderungen am Job.

Was in den Bereichen steht:

• Location: Koordinaten des Jobs. Das Symbol mit dem Kreispfeil ermittelt sie neu aus der Adresse.
• Durchführung: Intervall Von, Intervall Bis, Ausführung von, Ausführung bis, Dauer und Erforderliche Skills. Die Ausführungszeit setzt smart-sp, wenn Sie das Paket im Kalender einplanen.
• Information: Freitext, Quelle und Infos. In Infos stehen beim Import die Zusatzangaben aus der Datei.
• Haushalte: die Nutzeinheiten des Jobs, siehe Haushalte eines Jobs.
• Leistungen: alle Leistungen und Artikel des Jobs zusammengezählt – nur zum Ansehen.

Auch im Job Planer öffnen Sie einen Job über das Zahnrad an der Job-Karte und Bearbeiten. Es erscheint derselbe Dialog.

Dauer

Die Dauer tragen Sie in Minuten ein: 90 sind anderthalb Stunden. In der Liste und in der Überschrift von Durchführung erscheint sie als Stunden:Minuten (01:30), ab 24 Stunden mit Tagen (1d 01:00).

Beim Import kommt die Dauer so zustande:

• ista über die Schnittstelle, Minol, HLN: berechnet, bei Minol und HLN aus Ihren Berechnungstabellen.
• ista-CSV: keine Dauer, die Liste zeigt 00:00. Tragen Sie sie selbst ein.

Job mit Paket-Termin

Hat das Paket des Jobs schon einen Termin, sind alle Felder gesperrt. Oben steht Bearbeitung deaktiviert - Paket hat einen Termin, unten gibt es nur Schließen.

Müssen Sie trotzdem etwas ändern:

1. Klicken Sie auf Bearbeitung deaktiviert - Paket hat einen Termin.
2. Bestätigen Sie die Frage mit Ja, bearbeiten.
3. Ändern Sie den Job und speichern Sie.

Prüfen Sie danach, ob Termin und Anschreiben des Pakets noch stimmen.

Job aus dem Paket nehmen

1. Klappen Sie Durchführung auf.
2. Klicken Sie auf Aus Paket #… entfernen und bestätigen Sie.
3. Klicken Sie auf OK. Erst dann ist der Job aus dem Paket.

Koordinaten ergänzen

Jobs ohne Koordinaten fehlen auf der Karte und in der Routenplanung. So holen Sie sie nach:

1. Grenzen Sie die Liste ein, zum Beispiel mit dem Filter Geolocation → Ohne Geolocation.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Koordinaten verwalten.
3. Wählen Sie Fehlende Koordinaten ergänzen. Mit Alle Koordinaten erneuern werden die Koordinaten aller angezeigten Jobs neu ermittelt.

Achtung

Beides gilt nur für die Jobs auf der aktuellen Seite der Liste. Bei vielen Jobs stellen Sie unten mehr Zeilen pro Seite ein oder blättern weiter und wiederholen den Schritt.

Für einen einzelnen Job geht es im Dialog unter Location über das Symbol mit dem Kreispfeil. Dafür müssen Strasse, Plz und Ort ausgefüllt und der Job gespeichert sein.

Jobs löschen

1. Wählen Sie einen oder mehrere Jobs aus.
2. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie die Frage.

Jobs, die zu einem Paket gehören, werden nicht gelöscht. smart-sp meldet dann „Die folgenden Jobs sind Teil eines Paketes und können nicht gelöscht werden: …“ und löscht nur die übrigen. Nehmen Sie den Job vorher aus dem Paket.

Wichtig

Ein gelöschter Job lässt sich nicht wiederherstellen. Stammt er aus einem Import, gilt der Auftrag beim nächsten Import wieder als neu und wird samt Haushalten erneut angelegt.

Häufige Fragen

Warum steht bei Intervall Bis „01.01.1970“?

Der Job hat kein Enddatum. Das kommt bei Minol-Importen vor, weil der Minol-Export kein Ende des Intervalls enthält. Solche Jobs zeigen außerdem den roten Status. Tragen Sie unter Durchführung ein Intervall Bis ein.

Warum ist die Dauer 00:00?

Der Job hat keine Dauer, zum Beispiel nach einem ista-CSV-Import oder weil für Material und Leistung kein Eintrag in den Berechnungstabellen stand. Tragen Sie die Dauer in Minuten ein.

In den Infos steht „Gesamtdauer: 45.00 Stunden“ – stimmt das?

Bei Minol-Jobs listet Infos die Berechnung der Dauer auf. Die Zahlen dort sind Minuten, auch wenn „h“ oder „Stunden“ dahintersteht. Maßgeblich ist das Feld Dauer.

Warum ist der Knopf Bearbeiten grau?

Bearbeiten geht nur, wenn genau ein Job ausgewählt ist. Für mehrere Jobs gibt es nur Löschen.

Warum fehlen Jobs, obwohl es sie gibt?

Prüfen Sie die rote Zahl am Knopf Filter. Ein gespeicherter Filter bleibt auch nach dem Neuladen aktiv. Pausen aus der Tourplanung erscheinen hier grundsätzlich nicht.

Siehe auch

• Haushalte eines Jobs
• Aufträge importieren
• Pakete
• Job Planer

Aufträge

Haushalte eines Jobs

Haushalte sind die Nutzeinheiten eines Jobs – meist Wohnungen mit ihren Mietern. Jeder Haushalt hat einen Namen, einen Hauptkontakt, ein Zeitfenster und eigene Materialien. Aus den Haushalten entstehen die Anmeldungen, und der Monteur meldet je Haushalt zurück.

Haushalte öffnen

1. Öffnen Sie den Job, zum Beispiel per Doppelklick in Jobs.
2. Klappen Sie den Bereich Haushalte auf.

Die Tabelle zeigt zehn Haushalte je Seite. Unten stellen Sie unter Haushalte pro Seite mehr ein. Über das Feld Suche finden Sie einen Haushalt nach Name oder Kontakt.

Je nach Import kommen die Haushalte so an:

• ista über die Schnittstelle: ein Haushalt je Nutzeinheit aus dem Leitstand.
• Minol V1 und HLN: ein Haushalt je Zeile der Datei. Mehrere Zeilen zum selben Standort ergeben deshalb mehrere, oft gleich lautende Haushalte.
• Minol V2: genau ein Haushalt mit der Anschrift der Liegenschaft.
• ista-CSV: keine Haushalte.

Die Spalten

Spalte	Bedeutung
Rückmeldung	Was der Monteur gemeldet hat: Offen, Erledigt oder Nicht angetroffen mit Grund. Nur zum Ansehen. Fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie, wann und von wem gemeldet wurde.
Name	Name des Bewohners oder der Einheit, zum Beispiel „Max Mustermann“.
Daten	Der Hauptkontakt – Anschrift, Telefonnummer oder Mailadresse, passend zum Typ.
Typ	Wie der Haushalt benachrichtigt wird, siehe unten.
Termin, Von, Bis	Zeitfenster für diesen Haushalt. smart-sp setzt es, wenn Sie das Paket im Kalender einplanen. Sie können es hier anpassen.
Verwaltung	Häkchen für die Hausverwaltung, siehe unten.

Mit dem Bewohner-Portal steht unter der Rückmeldung außerdem ein Schlüsselsymbol: Zugangscode fürs Bewohner-Portal. Mehr dazu unter Bewohner-Portal einrichten.

Typ und Daten

Typ	Was in Daten steht	Was passiert
Postkarte	Anschrift, zum Beispiel „Musterstraße 1, 12345 Musterstadt“	Der Haushalt bekommt ein Anschreiben.
Telefon	Telefonnummer	Das Büro ruft an.
Email	Mailadresse	Der Haushalt bekommt eine E-Mail.
Hausaushang	beliebig, zum Beispiel „Aushang im Treppenhaus“	Es wird nichts versendet.

Ändern Sie den Typ, passen Sie auch Daten an – eine Telefonnummer beim Typ Postkarte ergibt kein Anschreiben.

Verwaltung

Setzen Sie das Häkchen bei Verwaltung für die Hausverwaltung oder einen Hausmeister, der nur den Zugang ermöglicht. Diese Zeile ist keine Nutzeinheit mit eigenem Besuch: Der Monteur sieht sie als Zugangskontakt, und sie zählt nicht zu den Nutzeinheiten.

Haushalt hinzufügen

1. Klicken Sie oben links in der Tabelle auf + (Haushalt hinzufügen). smart-sp legt sofort eine leere Zeile an, Typ Postkarte.
2. Tragen Sie Name, Daten und bei Bedarf Typ, Termin, Von und Bis ein.
3. Klicken Sie am Zeilenende auf das Häkchen (Speichern).

Tipp

Sie müssen nicht jede Zeile einzeln speichern: Wechseln Sie in eine andere Zeile, klicken Sie erneut auf + oder auf OK, speichert smart-sp die offene Zeile automatisch. Zeilen, in die Sie gar nichts eingetragen haben, entfernt smart-sp beim Schließen des Dialogs wieder.

Bei einem neuen Job ist Haushalte zunächst grau. Speichern Sie den Job, klicken Sie in der Liste auf Aktualisieren und öffnen Sie den Job erneut.

Haushalt ändern

1. Klicken Sie in ein Feld der Zeile. Am Zeilenende erscheinen Häkchen (Speichern), Kreuz (Abbrechen) und Papierkorb (Löschen).
2. Ändern Sie die Werte.
3. Klicken Sie auf das Häkchen.

Gespeicherte Haushalte sind sofort beim Server – auch wenn Sie den Job-Dialog danach mit Abbrechen schließen. Abbrechen oder die Esc-Taste setzt nur die Zeile zurück, die gerade noch offen ist.

Haushalte löschen

Einen Haushalt: Klicken Sie in die Zeile, dann auf den Papierkorb am Zeilenende und bestätigen Sie mit OK.

Mehrere Haushalte auf einmal:

1. Setzen Sie die Häkchen vorne bei den Haushalten, die weg sollen. Das Kästchen in der Kopfzeile wählt alle Haushalte der angezeigten Seite.
2. Oben erscheint … ausgewählt mit dem Knopf Löschen. Klicken Sie darauf.
3. Bestätigen Sie die Frage „Sollen … Haushalt(e) wirklich gelöscht werden?“ mit Löschen.

Tipp

Bei Jobs mit vielen gleichen Zeilen hilft die Suche: Geben Sie zum Beispiel „Unbekannt“ ein, stellen Sie Haushalte pro Seite auf All und wählen Sie dann alle Treffer über die Kopfzeile aus.

Mit einem Haushalt löscht smart-sp auch seine Materialien, die weiteren Kontaktwege, das Kontaktprotokoll, seinen Zugangscode fürs Bewohner-Portal und seine Einträge in den Druckaufträgen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Gelöschte Haushalte kommen beim nächsten Import nicht zurück – der Job gilt als vorhanden und wird übersprungen. Das gilt nicht, wenn Sie den ganzen Job löschen.

Weitere Kontaktwege

Hat ein Haushalt mehrere Telefonnummern oder Mailadressen, legen Sie dafür keinen zweiten Haushalt an. Hinterlegen Sie sie als weitere Kontaktwege.

1. Klicken Sie in der Spalte Daten auf das Kontaktsymbol (Weitere Kontaktwege). Die Zahl daran zeigt, wie viele es schon gibt.
2. Wählen Sie den Typ: Telefon oder Email.
3. Tragen Sie Telefonnummer bzw. Mailadresse ein, zum Beispiel 0123 456789.
4. Geben Sie eine Bezeichnung ein, zum Beispiel „Mobil“ oder „Festnetz – Tochter“.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Jede Änderung ist sofort gespeichert. Mit dem Stift ändern Sie einen Weg (Speichern), mit dem Papierkorb löschen Sie ihn. Je Haushalt sind bis zu zehn weitere Kontaktwege möglich. Der Hauptkontakt bleibt in der Spalte Daten.

In den Anmeldungen stehen die weiteren Wege unter dem Haushalt zum Anrufen und Mailen bereit.

Materialien eines Haushalts

1. Klicken Sie am Zeilenende auf den Pfeil (Materialien anzeigen).
2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Wählen Sie Leistung und Artikel und tragen Sie die Anzahl ein. Alle drei Felder sind Pflicht.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Leistungen, die für den ganzen Auftrag gelten, stehen bei jedem Haushalt unter Gilt für den gesamten Auftrag und lassen sich dort nicht ändern. Die Auswahl für Leistung und Artikel kommt aus Aktionstypen und Materialien.

Häufige Fragen

Warum ist der Bereich Haushalte grau?

Der Job ist neu und noch nicht gespeichert. Speichern Sie ihn, aktualisieren Sie die Liste und öffnen Sie ihn erneut.

Warum kann ich nichts ändern?

Das Paket des Jobs hat schon einen Termin. Oben im Dialog steht dann Bearbeitung deaktiviert - Paket hat einen Termin. Wie Sie die Sperre aufheben, steht unter Job mit Paket-Termin.

Warum sehe ich das Symbol für weitere Kontaktwege nicht?

Weitere Kontaktwege sieht und pflegt nur das Büro. In einer Rolle ohne Büro-Zugriff, etwa als Monteur, fehlt das Symbol.

Warum hat mein Job 80 Haushalte?

Bei ista ist das die echte Zahl der Nutzeinheiten. Bei Minol V1 und HLN entsteht ein Haushalt je Zeile der Datei, auch wenn mehrere Zeilen denselben Standort meinen. Räumen Sie solche Dubletten über Haushalte löschen auf.

Siehe auch

• Jobs
• Anmeldungen
• Kontaktprotokoll
• Aufträge importieren

Pakete und Planung

Pakete

Ein Paket fasst mehrere Jobs zusammen, die ein Bearbeiter in einem Einsatz erledigt – zum Beispiel alle Aufträge in der Musterstraße an einem Vormittag. Pakete legen Sie im Job Planer an, geben ihnen im Kalender einen Termin und behalten sie auf der Seite Pakete im Blick.

Sie öffnen die Seite über den Menüpunkt Pakete im Bereich Verwaltung. Die Seite selbst trägt die Überschrift Paketverwaltung. Sie zeigt immer alle Pakete Ihres Unternehmens.

Paket und Bundle

An einigen Stellen der App heißt ein Paket noch „Bundle“ (zum Beispiel Neues Bundle erstellen). Gemeint ist dasselbe.

Wo Pakete entstehen

Auf der Seite Pakete legen Sie keine Pakete an. Das geschieht im Job Planer:

• Von Hand: Ziehen Sie einen Job aus der Liste links in den rechten Bereich. Während Sie ziehen, erscheint dort das Feld Neues Bundle erstellen mit dem Hinweis „Job hierher ziehen“. Lassen Sie den Job darauf los, legt smart-sp das Paket an und meldet „Bundle angelegt“. Weitere Jobs ziehen Sie auf die Karte des Pakets.
• Automatisch: smart-sp verteilt alle Jobs der Liste auf mehrere Pakete, siehe unten.

Automatisch bündeln

1. Öffnen Sie Job Planer.
2. Grenzen Sie die Jobs links bei Bedarf über Filter ein. Gebündelt werden alle Jobs, die gerade in der Liste stehen.
3. Klicken Sie rechts oben auf den runden Knopf mit der roten Zahl. Die Zahl ist die Anzahl der Jobs in der Liste.
4. Wählen Sie unter Optimierungsmethoden den Eintrag Auto-Bundles.
5. Füllen Sie das Fenster Bundle-Konfiguration aus und klicken Sie auf Übernehmen.

Feld	Bedeutung
Zugewiesener Benutzer	Pflichtfeld. Alle neuen Pakete bekommen diesen Bearbeiter.
Max. Bundle-Dauer (HH:MM)	Pflichtfeld. Höchste Gesamtdauer eines Pakets einschließlich Pausen.
Arbeitsintervall vor Pause (HH:MM) und Pausendauer (HH:MM)	Nach dieser Arbeitszeit fügt smart-sp eine Pause mit der angegebenen Dauer ein. Das geschieht nur, wenn beide Werte größer als 00:00 sind. Am Ende eines Pakets entfällt die Pause.
Ort erzwingen	Jobs mit gleichem Ort zusammenhalten.
PLZ erzwingen	Jobs mit gleicher Postleitzahl zusammenhalten.
Liegenschaftsnummer zusammenhalten	Alle Jobs mit derselben Liegenschaftsnummer kommen in dasselbe Paket.

Übernehmen bleibt gesperrt, bis ein Benutzer gewählt und eine Dauer eingetragen ist. Ihre Eingaben merkt sich smart-sp in diesem Browser für das nächste Mal.

Tipp

Jobs ohne gültige Geokoordinaten werden nicht gebündelt. Sie bleiben in der Jobliste stehen.

Die Liste

Die Tabelle zeigt je Paket die Spalten Paket, Status, Jobs, Dauer, Bearbeiter, Orte und Termin.

• Sortieren: Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift. Dauer und Orte lassen sich nicht sortieren. Ab Werk stehen die dringendsten Pakete oben.
• Blättern: Unten rechts wählen Sie Pakete pro Seite (25, 50, 100, 250 oder 500) und blättern seitenweise.
• Darstellung wechseln: Mit den drei Schaltern oben rechts wechseln Sie zwischen Tabelle, Karten und Kanban. Die Kanban-Ansicht ordnet die Pakete in vier Spalten nach Fälligkeit.
• Neu laden: Der Knopf mit dem Pfeilkreis oben rechts lädt die Liste neu.

Status und Fälligkeit

Der Status eines Pakets richtet sich nach dem dringendsten Job darin. Entscheidend ist das Feld Intervall Bis der Jobs.

Status	Bedeutung
Fällig in unter 14 Tagen (rot)	Mindestens ein Job ist in weniger als 14 Tagen fällig oder schon überfällig.
Fällig in unter 30 Tagen (gelb)	Mindestens ein Job ist in weniger als 30 Tagen fällig.
Fällig in +30 Tagen (grün)	Alle Jobs haben noch mehr als 30 Tage Zeit.
Ohne Fälligkeit (grau)	Das Paket enthält keine Jobs.

In der Kanban-Ansicht heißen die Spalten kürzer: Fällig < 14 Tage, Fällig < 30 Tage, Fällig > 30 Tage und Ohne Fälligkeit.

Die Kacheln

Kachel	Bedeutung	Klick
Auf dieser Seite · … gesamt	Pakete auf der aktuellen Seite, dahinter die Gesamtzahl.	Hebt den Statusfilter auf.
Davon fällig < 14 Tage	Rote Pakete auf der aktuellen Seite.	Zeigt alle roten Pakete. Ein zweiter Klick hebt den Filter auf.
Davon ohne Termin	Pakete ohne Termin auf der aktuellen Seite.	Zeigt alle Pakete ohne Termin. Ein zweiter Klick hebt den Filter auf.
Dauer dieser Seite	Summe der Jobdauer auf der aktuellen Seite.	–

Suchen

Tippen Sie in das Feld Suche nach Paket, Bearbeiter, Ort, Auftrag…. smart-sp sucht nach dem Namen des Bearbeiters sowie nach Ort, Straße, Auftragsnummer und Liegenschaftsnummer der Jobs. Eine reine Zahl findet zusätzlich die Paketnummer und eine vollständige Postleitzahl.

Nach einem Termindatum können Sie nicht suchen. Nutzen Sie dafür den Kalender.

Filtern

1. Klicken Sie auf Filter. Rechts öffnet sich Filter Pakete.
2. Füllen Sie die gewünschten Felder aus.
3. Klicken Sie auf Anwenden.

Feld	Bedeutung
Paket-Id	Genau ein Paket mit dieser Nummer.
Anzahl Jobs und Operator	Pakete mit weniger (<), genau (=) oder mehr (>) Jobs als angegeben.
Mit Termin	Alle, Mit Termin oder Ohne Termin.
Zugeordnet	Alle, Zugeordnet (mit Bearbeiter) oder Nicht zugeordnet.
Spezifischer Benutzer	Erscheint erst, wenn Zugeordnet auf Zugeordnet steht. Zeigt nur die Pakete dieses Benutzers.
Freitext in Jobs	Sucht in Ort, Straße, Hausnummer, Auftrags- und Liegenschaftsnummer der Jobs.

Aktive Filter erscheinen als Schildchen über der Liste, zum Beispiel „Ohne Termin“ oder „Bearbeiter: Max Mustermann“. Ein Klick auf das Kreuz am Schildchen entfernt den Filter, Alle entfernen entfernt alle Filter und die Suche.

Alle Filter löschen

Alle Filter löschen im Filterfenster wirkt sofort, auch ohne Anwenden. Dabei werden auch die Suche und der Statusfilter der Kacheln zurückgesetzt.

Ansichten speichern

Eine Kombination aus Darstellung, Suche, Filtern, Sortierung und Seitengröße können Sie unter einem Namen ablegen.

1. Stellen Sie die Liste so ein, wie Sie sie brauchen.
2. Klicken Sie auf Ansichten und dann auf Aktuelle Ansicht speichern.
3. Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Ohne Termin – Musterstadt“, und klicken Sie auf Speichern.

Später wählen Sie die Ansicht unter Ansichten aus. Das Papierkorb-Symbol daneben löscht sie. Speichern Sie unter einem vorhandenen Namen, wird die alte Ansicht ersetzt.

Nur in diesem Browser

Gespeicherte Ansichten liegen in Ihrem Browser. Auf einem anderen Gerät sehen Sie sie nicht. Zum Weitergeben eignet sich die Adresse in der Browserzeile: Sie enthält Ihre aktuelle Suche, Filter und Sortierung.

Paket ansehen

Klicken Sie auf eine Zeile oder Karte. Das Fenster Paket #… zeigt Status, Anzahl der Jobs mit Arbeitszeit, den Bearbeiter, den Termin und alle Jobs mit Adresse und Dauer.

• Route öffnen öffnet die Route in Google Maps. Start und Ziel ist die Adresse des Bearbeiters aus seinen Kontaktdaten. Google Maps übernimmt höchstens 9 Stopps; mehrere Jobs im selben Haus zählen als ein Stopp. Passt nicht alles hinein, meldet smart-sp „Route gekürzt: Google Maps übernimmt nur … von … Stopps.“
• Löschen löscht das Paket, siehe unten.

Jobs, Reihenfolge und Bearbeiter eines einzelnen Pakets ändern Sie im Job Planer, den Termin im Kalender. Für unterwegs gibt es zusätzlich die Paketseite.

Bearbeiter zuweisen

1. Setzen Sie in der Tabelle den Haken vor den gewünschten Paketen. In der Kartenansicht nutzen Sie das Kästchen auf der Karte.
2. Unten erscheint eine Leiste mit „… ausgewählt“.
3. Klicken Sie auf Zuweisen und wählen Sie den Benutzer.

smart-sp meldet „… Paket(e) zugewiesen.“ Hat ein Paket schon einen Termin, wird auch der Termin im Google Kalender angepasst.

In derselben Leiste finden Sie CSV-Export und Löschen für die Auswahl. Das Kreuz rechts hebt die Auswahl auf.

Info

Die Auswahl gilt nur für die aktuelle Seite. Beim Blättern, Filtern oder Neuladen wird sie aufgehoben. Für viele Pakete stellen Sie vorher Pakete pro Seite höher. In der Kanban-Ansicht gibt es keine Auswahl.

Als CSV exportieren

Klicken Sie auf CSV.

• Sind Pakete ausgewählt, exportiert smart-sp nur diese.
• Sonst exportiert smart-sp alle Pakete der aktuellen Suche und Filter, nicht nur die sichtbare Seite. Die Grenze liegt bei 500 Paketen. Sind es mehr, meldet smart-sp „Export auf 500 von … Paketen begrenzt. Bitte über die Filter weiter eingrenzen.“

Die Datei enthält die Spalten Paket-Id, Status, Jobs, Dauer, Bearbeiter, Orte und Termin und lässt sich direkt in Excel öffnen.

Paket löschen

1. Klicken Sie in der Zeile auf die drei Punkte und dann auf Löschen. Alternativ nutzen Sie Löschen im Fenster Paket #… oder in der Leiste für mehrere ausgewählte Pakete.
2. Bestätigen Sie die Frage „Soll Paket #… mit … Job(s) wirklich gelöscht werden?“ mit Löschen.

Hatte das Paket einen Termin, entfernt smart-sp auch den Termin im Google Kalender. Klappt das nicht, erscheint „Paket gelöscht, der Termin im Google-Kalender konnte aber nicht entfernt werden.“ Löschen Sie den Termin dann in Google selbst.

Die Jobs des Pakets werden dabei nicht gelöscht. Sie sind danach wieder frei und erscheinen im Job Planer bei den Jobs ohne Paket.

Wichtig

Ein gelöschtes Paket lässt sich nicht wiederherstellen.

Häufige Fragen

Warum zeigt die Kanban-Ansicht nicht alle Pakete?

Auch die Kanban-Ansicht zeigt nur die aktuelle Seite, standardmäßig 25 Pakete, und hat keine eigene Seitenauswahl. Wechseln Sie in die Tabelle, stellen Sie Pakete pro Seite höher (bis 500) und wechseln Sie dann zurück zu Kanban.

Die Kachel zeigt 3 dringende Pakete, nach dem Klick sind es 40. Warum?

Die Zahlen in den Kacheln zählen nur die aktuelle Seite. Der Klick filtert dagegen alle Pakete.

Warum findet „Freitext in Jobs“ keine Postleitzahl?

Der Freitext-Filter durchsucht Postleitzahlen nicht. Tippen Sie die vollständige Postleitzahl in das Suchfeld oben.

Warum kann ich ein Paket hier nicht bearbeiten?

Die Seite Pakete dient dem Überblick, dem Zuweisen, dem Export und dem Löschen. Jobs und Reihenfolge ändern Sie im Job Planer, den Termin im Kalender.

Warum beginnt die Route in Google Maps nicht beim Bearbeiter?

Die Route startet an der Adresse aus den Kontaktdaten des Bearbeiters. Ist dem Paket niemand zugewiesen oder fehlt dort die Straße, enthält die Route nur die Stopps.

Wer sieht die Seite Pakete?

Administratoren und Rollen mit dem Recht Pakete, siehe Rollen. Sie sehen alle Pakete des Unternehmens. Monteure arbeiten stattdessen mit Mein Tag.

Siehe auch

• Ein Paket im Detail
• Termin und Zeitfenster
• Kalender
• Job Planer

Pakete und Planung

Ein Paket im Detail

Die Paketseite zeigt ein einzelnes Paket mit allen Aufträgen in der geplanten Reihenfolge. Sie ist für das Handy gebaut und dient nur zum Lesen.

So kommen Sie hierher

• Aus dem Google Kalender: Jeder Termin, den smart-sp in den Google Kalender schreibt, beginnt mit dem Link „Vollständigen Auftrag in smart-sp öffnen“. Er führt auf diese Seite.
• Vom Dashboard: In der Kachel Mein Tag tippen Sie auf ein Paket.

Sind Sie noch nicht angemeldet, zeigt smart-sp zuerst die Anmeldung und springt danach direkt zum Paket.

Mit „Mein Tag“ landen Sie in der Tour

Haben Sie das Recht Mein Tag und ist das Modul Außendienst gebucht, öffnet derselbe Link nicht diese Seite, sondern die Tour-Ansicht des Pakets. Das gilt auch für Administratoren. Die Tour zeigt dieselben Aufträge mit Reihenfolge, Uhrzeiten und Navigation.

Was die Seite zeigt

Kopfbereich

• Paket #… mit der Zahl der Aufträge und den Arbeitsminuten (Pausen sind bei den Minuten mitgezählt).
• Die Orte, der Bearbeiter (oder „nicht zugewiesen“) und der Termin mit Beginn und Ende.
• Gesamte Route in Google Maps öffnet die ganze Route vom und zum Bearbeiter. Google Maps übernimmt höchstens 9 Zwischenstopps. Ist die Route länger, steht darunter „Route gekürzt“.

Hinweise zum Termin

Dieser Kasten erscheint nur, wenn das Büro im Kalender eine eigene Beschreibung zum Termin geschrieben hat. Er steht über den Aufträgen, damit Sie ihn zuerst lesen.

Je Auftrag

• Liegenschaftsnummer und Auftragsnummer, darunter das Intervall des Auftrags.
• Die geplante Uhrzeit von–bis mit der Dauer in Minuten.
• Die Adresse. Der Pfeil rechts daneben startet die Navigation zu genau dieser Adresse.
• Die Art des Auftrags.
• Zeitfenster je Nutzeinheit: Für jede Nutzeinheit die angekündigte Uhrzeit. „(Verwaltung)“ kennzeichnet die Hausverwaltung, „(bis Folgetag)“ ein Zeitfenster über Mitternacht. Der Abschnitt fehlt, wenn noch keine Zeitfenster festgelegt sind.
• Freitext und Infos zum Auftrag, falls vorhanden.

Pausen erscheinen als eigene Zeile, zum Beispiel „Pause 30 Minuten“.

Seite aktualisieren

Auf dem Handy ziehen Sie die Seite von oben nach unten, um sie neu zu laden. Im Browser laden Sie die Seite neu.

Häufige Fragen

„Paket nicht gefunden oder kein Zugriff.“ – was bedeutet das?

Das Paket gibt es nicht mehr, zum Beispiel weil es gelöscht wurde, oder es gehört nicht zu dem Unternehmen, mit dem Sie angemeldet sind. Prüfen Sie, ob Sie mit dem richtigen Konto angemeldet sind.

Kann ich hier etwas ändern?

Nein. Die Seite ist nur zum Lesen. Änderungen nimmt das Büro auf der Seite Pakete, im Job Planer oder im Kalender vor.

Im Google-Termin fehlen Aufträge. Wo sehe ich alle?

Google begrenzt die Länge einer Terminbeschreibung. Bei großen Paketen kürzt smart-sp den Google-Termin und schreibt dort „… von … Aufträgen werden hier nicht angezeigt.“ Auf dieser Seite sehen Sie immer alle Aufträge vollständig.

Siehe auch

• Pakete
• Termin und Zeitfenster
• Tour

Pakete und Planung

Termin und Zeitfenster

Ein Paket bekommt seinen Termin im Kalender. Dabei legen Sie auch fest, wann jeder Haushalt an der Reihe ist. Diese Zeitfenster stehen später in den Anmeldungen an die Bewohner.

Termin planen

1. Öffnen Sie Kalender in der Ansicht Woche oder Tag.
2. Ziehen Sie das Paket aus der Liste links auf den gewünschten Tag und die Uhrzeit.
3. Es öffnet sich das Fenster Zeitfenster für Bundle #… berechnen. Prüfen Sie die Zeiten, siehe unten.
4. Klicken Sie auf Speichern.

smart-sp meldet „Termin geplant.“ Das Paket erscheint im Kalender und, falls verbunden, im Google Kalender. Mit Abbrechen bleibt das Paket ohne Termin in der Liste.

Ein Paket mit Termin erscheint im Job Planer nicht mehr. Dort stehen nur Pakete ohne Termin.

Zeitfenster festlegen

smart-sp schlägt die Zeitfenster vor: Ab dem Terminstart folgen die Jobs in der Reihenfolge des Pakets, jeder mit seiner Dauer. Die Dauer eines Jobs wird gleichmäßig auf seine Haushalte verteilt.

Je Job sehen Sie:

• Zeitfenster für Job mit Von (HH:MM) und Bis (HH:MM). Eine hier eingetippte Uhrzeit trägt smart-sp sofort bei allen Haushalten dieses Jobs ein, Von und Bis einzeln.
• Für alle Haushalte übernehmen gleicht die Haushalte wieder an das Job-Zeitfenster an, nachdem Sie einzelne geändert haben. Der Hinweis „weicht von einzelnen Haushalten ab“ zeigt, dass das nötig ist.
• Haushalte (…) mit Name und eigenem Von (HH:MM) und Bis (HH:MM). Das Schildchen benachrichtigt zeigt Haushalte, die schon eine Anmeldung bekommen haben.

Ist Bis früher als Von, gilt das Ende für den Folgetag.

Mindestdauer

Hat ein Administrator unter Einstellungen ein Minimum Zeitfenster für Termine hinterlegt, erscheint oben Mindestdauer zu vollen Stunden abrunden. Beim Planen ist der Haken gesetzt: smart-sp rundet den Beginn jedes Haushalts auf die volle Stunde ab und verlängert das Ende, bis das Minimum erreicht ist. Nehmen Sie den Haken heraus, gelten wieder die ungerundeten Zeiten. Eine geänderte Einstellung gilt ab der nächsten Anmeldung.

Tipp

Der Termin im Kalender richtet sich nach den Zeitfenstern: Er beginnt mit dem frühesten und endet mit dem spätesten Zeitfenster. Durch das Abrunden kann er deshalb früher beginnen als die Uhrzeit, auf die Sie das Paket gezogen haben.

Termin bearbeiten

Klicken Sie im Kalender auf den Termin. Rechts im Fenster finden Sie alles zum Termin, links die Beschreibung und die Jobs.

Element	Bedeutung
Datum von, Datum bis	Beginn und Ende des Termins. Siehe Termin verschieben.
Titel	Leer heißt automatischer Titel, zum Beispiel „#123 (4 Aufträge) Musterstadt“. Ein eigener Titel wird so übernommen, wie Sie ihn schreiben.
Farbe	Eine der 11 Farben, die auch Google kennt. Keine Farbe nutzt die Standardfarbe des Kalenders.
Zugewiesen	Bearbeiter des Pakets.
Termin öffnen	Öffnet den Termin im Google Kalender (nur wenn es dort einen gibt).
Termin löschen	Entfernt den Termin sofort, siehe unten.
Zeitfenster bearbeiten	Öffnet die Zeitfenster erneut, siehe unten.
Route öffnen	Route in Google Maps.
Genehmigen	Gibt das Paket für die Anmeldungen frei: Seine Haushalte erscheinen erst unter Anmeldungen, wenn das Paket genehmigt ist. Genehmigung zurückziehen nimmt das zurück. Wirkt sofort.
Speichern / Abbrechen	Speichert Datum, Titel, Beschreibung, Farbe und Bearbeiter – oder verwirft diese Eingaben.

Titel, Beschreibung und Farbe

Die Beschreibung ist zunächst automatisch: smart-sp erzeugt sie aus dem Paket und hält sie aktuell. Für einen eigenen Text:

1. Klicken Sie auf Beschreibung bearbeiten. smart-sp übernimmt den automatischen Text in einen Editor.
2. Ändern Sie den Text und klicken Sie auf Speichern.

Ein eigener Text trägt das Schildchen eigener Text und folgt späteren Änderungen am Paket nicht mehr. Automatisch erzeugen verwirft ihn wieder. Erlaubt sind bis zu 7000 Zeichen. Die Links „Vollständigen Auftrag in smart-sp öffnen“ und „Route in GoogleMaps öffnen“ hängt smart-sp immer selbst an.

Ein eigener Text erscheint auf der Paketseite als Hinweise zum Termin.

Zeitfenster ändern

1. Öffnen Sie den Termin im Kalender.
2. Klicken Sie auf Zeitfenster bearbeiten. Das Fenster Zeitfenster für Bundle #… bearbeiten zeigt die gespeicherten Zeiten. Gerundet wird hier nicht automatisch.
3. Ändern Sie die Zeiten und klicken Sie auf Speichern.

smart-sp speichert sofort und meldet „Zeitfenster gespeichert.“

Bei jedem Haushalt, dessen Zeit sich ändert, erscheint Änderung übernehmen — vorher … mit der bisherigen Zeit. Nehmen Sie den Haken heraus, behält dieser Haushalt seine alte Zeit.

Bereits benachrichtigte Haushalte

Ändert sich die Zeit eines Haushalts, der schon benachrichtigt ist, steht oben „Zeitänderung bei … bereits benachrichtigten Nutzeinheiten“ und am Haushalt muss erneut benachrichtigt werden. Nach dem Speichern steht dieser Haushalt wieder als offen unter Anmeldungen. Versenden Sie die Anmeldung dort erneut.

Termin verschieben

So verschieben Sie einen Termin auf einen anderen Tag, ohne dass die Haushalte die alte Zeit behalten:

1. Öffnen Sie den Termin im Kalender.
2. Ändern Sie Datum von und Datum bis.
3. Klicken Sie auf Zeitfenster bearbeiten, prüfen Sie die Zeiten und klicken Sie auf Speichern. Erst dieser Schritt überträgt den neuen Tag auf Jobs und Haushalte.
4. Schließen Sie das Terminfenster mit Speichern.

Nur das Datum ändern reicht nicht

Ändern Sie nur Datum von/Datum bis und klicken auf Speichern, verschieben sich nur der Termin im Kalender und im Google Kalender. Die Zeitfenster der Haushalte und damit die Angaben in Brief, E-Mail und Bewohner-Portal bleiben auf dem alten Tag.

Ändert sich beim Verschieben nur der Tag, aber nicht die Uhrzeit, setzt smart-sp benachrichtigte Haushalte nicht wieder auf offen. Setzen Sie diese Haushalte unter Anmeldungen mit Erneut kontaktieren zurück und benachrichtigen Sie sie neu.

Termin löschen

Klicken Sie im Terminfenster auf Termin löschen. smart-sp entfernt den Termin sofort und meldet „Termin gelöscht.“ Das Paket steht danach wieder in der Liste links und im Job Planer. Ein eigener Titel und eine eigene Beschreibung bleiben erhalten. Der Termin im Google Kalender wird gelöscht.

Achtung

Die Zeitfenster der Haushalte und ihr Status benachrichtigt bleiben beim Löschen des Termins stehen. Bewohner, die schon eine Anmeldung bekommen haben, informiert smart-sp nicht automatisch.

Google Kalender

Ist ein Google Kalender verbunden, schreibt smart-sp jeden Paket-Termin dorthin. Die Verbindung richtet ein Administrator unter Einstellungen im Bereich Integrationen ein (Google Kalender, Kalender auswählen).

• Ein Kalender für alle: Alle Termine landen in dem einen ausgewählten Kalender, nicht im persönlichen Kalender jedes Monteurs. Damit Monteure die Termine sehen, geben Sie diesen Kalender in Google für sie frei.
• Inhalt: Titel und Beschreibung wie im Terminfenster, vorne die Links „Vollständigen Auftrag in smart-sp öffnen“ und „Route in GoogleMaps öffnen“. Als Ort steht die erste Adresse des Pakets, dazu die gewählte Farbe.
• Wann aktualisiert wird: Bei jedem Speichern des Pakets – Termin planen, Zeitfenster speichern, Terminfenster speichern, Bearbeiter ändern, auch über die Seite Pakete. Termin löschen und das Löschen des Pakets entfernen den Google-Termin. Genehmigen ändert ihn nicht.
• smart-sp ist maßgeblich: Änderungen, die Sie direkt in Google machen, überschreibt smart-sp beim nächsten Speichern. Einen in Google gelöschten Termin legt smart-sp beim nächsten Speichern des Pakets neu an, außer der Termin liegt in der Vergangenheit.

Große Pakete kürzt smart-sp im Google-Termin, weil Google die Länge begrenzt. Im Kalender steht dann am Termin „Google-Kalender gekürzt: … von … Aufträgen fehlen im Google-Termin“. Im Google-Termin selbst steht ein entsprechender Hinweis. Alle Aufträge stehen vollständig auf der Paketseite.

Kann smart-sp den Google Kalender nicht erreichen, ist das Paket trotzdem gespeichert. Sie sehen dann:

• „Gespeichert, aber der Google-Kalender konnte nicht aktualisiert werden.“ – Speichern Sie das Paket später erneut. Tritt das dauerhaft auf, prüfen Sie die Google-Verbindung in den Einstellungen.
• „Paket gelöscht, der Termin im Google-Kalender konnte aber nicht entfernt werden.“ – Löschen Sie den Termin in Google selbst.

Häufige Fragen

Im Brief steht noch die alte Uhrzeit. Warum?

Brief, E-Mail und Bewohner-Portal nutzen die Zeitfenster der Haushalte. Diese ändern sich nur über Zeitfenster bearbeiten (oder beim Planen). Eine Änderung nur am Datum von/Datum bis oder an den Ausführungszeiten im Job ändert sie nicht.

Warum ist das Paket aus dem Job Planer verschwunden?

Der Job Planer zeigt nur Pakete ohne Termin. Sobald ein Paket einen Termin hat, finden Sie es im Kalender und auf der Seite Pakete.

Warum sehe ich „Genehmigen“ nicht?

Der Knopf erscheint nur bei Paketen mit Termin.

Wie schließe ich das Terminfenster, ohne zu speichern?

Klicken Sie auf Abbrechen. Termin löschen, Genehmigen und das Speichern im Zeitfenster-Fenster wirken allerdings schon vorher sofort.

Siehe auch

• Kalender
• Anmeldungen
• Pakete
• Ein Paket im Detail

Pakete und Planung

Job Planer

Im Job Planer stellen Sie aus offenen Jobs Pakete zusammen – eine Tour pro Paket – und legen fest, in welcher Reihenfolge der Bearbeiter die Adressen anfährt. Das geht von Hand per Ziehen oder automatisch. Den Termin bekommt ein Paket danach im Kalender oder beim Paket selbst.

Sie finden die Seite unter Planung → Job Planer. Sie ist für die Arbeit am großen Bildschirm gedacht.

Aufbau der Seite

Bereich	Inhalt
Links	Alle Jobs ohne Paket. Oben Filter • … Jobs und der Knopf zum Neuladen, darunter Sortieren nach PLZ, Ort, Auftrag-Nr., Datum oder Fälligkeit. Die Liste zeigt 25 Jobs pro Seite.
Mitte	Die Karte. Jeder Marker ist ein Job ohne Paket. Die Farbe zeigt die Fälligkeit: grün = in mehr als 30 Tagen, orange = in unter 30 Tagen, rot = in unter 14 Tagen oder schon überfällig.
Rechts	Alle Pakete ohne Termin. Oben Filter • …, der Knopf für die automatische Planung und der Knopf zum Neuladen, darunter Sortieren nach Fälligkeit, Dauer oder Id.
Unten	Die Leiste Job Planer. Mit den beiden Menü-Knöpfen blenden Sie die linke und die rechte Spalte aus und ein.

Unten rechts in der Karte sitzt ein Ebenen-Knopf. Damit erscheinen auch die Jobs der Pakete auf der Karte, jedes Paket in einer eigenen Farbe. In der Paket-Legende blenden Sie einzelne Pakete per Häkchen aus. Ein Klick auf einen solchen Marker springt rechts zum Paket.

Nur Pakete ohne Termin

Sobald ein Paket einen Termin hat, verschwindet es aus dem Job Planer. Sie finden es dann unter Pakete und im Kalender.

Jobs ohne Geodaten stehen nur in der Liste, nicht auf der Karte.

Paket von Hand bilden

1. Ziehen Sie einen Job aus der linken Liste nach rechts.
2. Beim Ziehen erscheint oben rechts das Feld Neues Bundle erstellen – „Job hierher ziehen“. Lassen Sie den Job dort los. Das Paket ist sofort angelegt („Bundle angelegt“).
3. Ziehen Sie weitere Jobs auf die Karte dieses Pakets. Sie werden hinten angehängt.
4. Wählen Sie in der Paketkarte unter Bearbeiter den Monteur aus. Die Änderung wird sofort gespeichert („Bearbeiter geändert.“).

Die Paketkarte zeigt Bundle mit Nummer, ein Symbol für die Fälligkeit, den Bearbeiter, die Anzahl Jobs, die Dauer sowie Von und Bis (Intervall des ersten und letzten Jobs). Unter Jobs klappen Sie die einzelnen Jobs auf.

Reihenfolge festlegen

Von Hand: Klappen Sie in der Paketkarte Jobs auf. Ziehen Sie einen Job am Griff (☰) an die gewünschte Stelle. Auf dieselbe Weise ziehen Sie einen Job in ein anderes Paket. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert.

Automatisch: Öffnen Sie in der Paketkarte das Zahnrad-Menü und klicken Sie auf Route berechnen. smart-sp sortiert die Jobs zur kürzesten Fahrt – Start und Ziel ist die Adresse des Bearbeiters. Pausen bleiben an ihrer Stelle, also z. B. weiterhin nach dem vierten Job.

Dafür braucht das Paket einen Bearbeiter mit hinterlegter Adresse (Straße, PLZ, Stadt unter Kontaktdaten im Profil, siehe Einstellungen), und alle Jobs brauchen Geodaten.

Weitere Einträge im Zahnrad-Menü:

• Route öffnen – öffnet die Fahrt in Google Maps, Start und Ziel ist die Adresse des Bearbeiters. Jobs im selben Haus zählen als ein Halt. Google Maps erlaubt höchstens 9 Zwischenstopps; bei mehr kürzt smart-sp die Route und meldet „Route gekürzt: Google Maps unterstützt max. 9 Zwischenstopps“.
• Pause einfügen – wählen Sie 15 Min, 30 Min, 45 Min, 60 Min oder tragen Sie unter Oder eigene Dauer (Minuten) einen Wert ein, dann Einfügen. Die Pause steht am Ende des Pakets; ziehen Sie sie an die richtige Stelle.
• Paket löschen – siehe unten.

Jobs herausnehmen und Pakete löschen

• Job aus dem Paket nehmen: Zahnrad am Job → Löschen → Rückfrage „Soll der Job wirklich vom Paket entfernt werden?“ bestätigen. Der Job wird nicht gelöscht, er steht danach wieder links in der Liste.
• Pause entfernen: Papierkorb neben der Pause (Pause löschen).
• Job ändern: Zahnrad am Job → Bearbeiten. Es öffnet sich derselbe Dialog wie unter Jobs.
• Paket auflösen: Zahnrad am Paket → Paket löschen → „Soll das Paket … wirklich gelöscht werden?“ bestätigen. Die Jobs stehen danach wieder links in der Liste.

Automatisch planen

Klicken Sie rechts oben auf den runden Knopf mit der roten Zahl. Es öffnet sich das Menü Optimierungsmethoden mit drei Wegen: Auto-Bundles, Auto-Optimize und Multi-User Routing. Die beiden letzten sind als Beta gekennzeichnet.

Es werden alle Jobs der linken Liste verplant

Nicht nur die sichtbare Seite, sondern alle Jobs, die Ihr Filter übrig lässt. Die rote Zahl am Knopf zeigt, wie viele es sind. Grenzen Sie die Jobs vorher mit Filter ein, z. B. nach Postleitzahl, Ort oder Intervall Von/Intervall Bis.

Das Ergebnis wird sofort gespeichert

Es gibt keine Vorschau. Die neuen Pakete erscheinen rechts, die verplanten Jobs verschwinden links. Jobs, die nicht verplant werden konnten, bleiben links stehen.

Ihre Einstellungen in den Dialogen merkt sich smart-sp in diesem Browser für den nächsten Aufruf.

Auto-Bundles

Teilt die Jobs in Pakete für einen Bearbeiter auf. Dialog Bundle-Konfiguration:

Feld	Bedeutung
Zugewiesener Benutzer	Pflicht. Alle neuen Pakete bekommen diesen Bearbeiter.
Max. Bundle-Dauer (HH:MM)	Pflicht, größer als 00:00. Höchstdauer je Paket: Summe der Job-Dauern plus Pausen. Fahrzeit zählt nicht.
Pausen-Richtlinie	Siehe Pausen-Richtlinie.
Ort erzwingen / PLZ erzwingen	Ein Paket enthält nur Jobs mit demselben Ort bzw. derselben Postleitzahl.
Liegenschaftsnummer zusammenhalten	Alle Jobs einer Liegenschaft kommen in dasselbe Paket – auch wenn das Paket dadurch länger als die Max. Bundle-Dauer wird. Ein Paket kann mehrere Liegenschaften enthalten.

So geht smart-sp vor: Die Jobs werden nach Nähe sortiert und der Reihe nach in Pakete gefüllt, bis die Max. Bundle-Dauer erreicht ist. Ein Job, der allein schon länger dauert, bekommt ein eigenes Paket. Danach wird in jedem Paket die Reihenfolge optimiert – ab dem ersten Job, nicht ab der Adresse des Bearbeiters. Wollen Sie ab der Adresse des Bearbeiters planen, klicken Sie danach im Paket auf Route berechnen.

Klicken Sie auf Übernehmen, um die Pakete anzulegen.

Auto-Optimize

Verteilt die Jobs auf mehrere Bearbeiter und legt die Reihenfolge fest. Der Dialog heißt Auto-Optimierungskonfiguration (VROOM).

Feld	Bedeutung
Bearbeiter (Worker)	Pflicht, mehrere möglich. Jedes neue Paket bekommt einen dieser Bearbeiter.
Max. Dauer (HH:MM)	Pflicht. Bestimmt, wie viele Pakete je Bearbeiter höchstens entstehen. Es ist keine feste Grenze – einzelne Pakete können länger werden.
Pausen-Richtlinie	Siehe Pausen-Richtlinie.
Skills berücksichtigen	Derzeit nicht nutzbar: Auto-Optimize kennt die Fähigkeiten der Bearbeiter nicht. Mit Haken bleiben deshalb alle Jobs mit erforderlichen Skills unverplant.
Ort erzwingen	Derzeit nicht nutzbar: Auto-Optimize kennt die Adressen der Bearbeiter nicht und verplant mit diesem Haken keinen Job.
Max. Entfernung (km)	Hat derzeit keine Wirkung, aus demselben Grund.
Liegenschaftsnummer zusammenhalten	Hat bei Auto-Optimize derzeit keine Wirkung.

Die Touren beginnen und enden bei Auto-Optimize derzeit nicht an der Adresse des Bearbeiters, sondern bei den Jobs.

Klicken Sie auf Übernehmen, um die Pakete anzulegen.

Tipp

Sollen die Pakete die Höchstdauer sicher einhalten, Fähigkeiten berücksichtigen oder an der Adresse der Bearbeiter beginnen, nehmen Sie Multi-User Routing.

Multi-User Routing

Verteilt die Jobs auf mehrere Bearbeiter, hält die Höchstdauer je Paket ein und plant jede Tour ab der Adresse des Bearbeiters. Dialog Multi-User Routing Konfiguration:

Feld	Bedeutung
Bearbeiter (Worker)	Haken Sie in der Tabelle die Bearbeiter an. Ohne Auswahl bleibt Optimieren gesperrt. Die Spalte Adresse zeigt, wo die Touren beginnen und enden.
Max. Dauer (HH:MM)	Feste Obergrenze je Paket. Ein Bearbeiter kann mehrere Pakete bekommen.
Pausen-Richtlinie	Siehe Pausen-Richtlinie.
Fahrtzeit einbeziehen	Rechnet eine geschätzte Fahrzeit (Luftlinie bei 60 km/h) in die Max. Dauer ein. Ohne Haken zählen nur die Job-Dauern.
Qualifikationen erzwingen	Ein Job mit erforderlichen Skills geht nur an einen Bearbeiter, der alle diese Fähigkeiten hat.
Liegenschaftsnr. zusammenhalten	Alle Jobs einer Liegenschaft kommen in dasselbe Paket – oder keiner, wenn sie zusammen nicht hineinpassen.

smart-sp bevorzugt wenige, gut gefüllte Pakete. Fehlt bei einem Bearbeiter die Adresse, startet seine Tour in der Mitte der Jobs. Die Berechnung dauert höchstens einige Sekunden.

Klicken Sie auf Optimieren, um die Pakete anzulegen.

Pausen erscheinen bei dieser Methode derzeit nicht im Paket. Fügen Sie sie bei Bedarf mit Pause einfügen hinzu.

Pausen-Richtlinie

In allen drei Dialogen gleich:

• Arbeitsintervall vor Pause (HH:MM) – nach dieser Arbeitszeit kommt eine Pause.
• Pausendauer (HH:MM) – so lang ist die Pause.

Gezählt wird die Summe der Job-Dauern seit der letzten Pause (bei Multi-User Routing mit Haken Fahrtzeit einbeziehen auch die Fahrzeit). Die Pause steht hinter dem Job, mit dem das Intervall erreicht ist. Steht einer der beiden Werte auf 00:00, plant smart-sp keine Pausen ein.

Methoden im Vergleich

	Auto-Bundles	Auto-Optimize	Multi-User Routing
Bearbeiter	einer für alle Pakete	mehrere	mehrere
Höchstdauer je Paket	feste Grenze, ohne Fahrzeit	nur Richtwert	feste Grenze, Fahrzeit wahlweise
Start und Ziel der Tour	erster Job	bei den Jobs (derzeit)	Adresse des Bearbeiters
Pausen im Paket	ja	ja	nein (siehe oben)
Ort / PLZ	Ort erzwingen, PLZ erzwingen	wirkt derzeit nicht	–
Fähigkeiten (Skills)	–	wirkt derzeit nicht	ja
Liegenschaft zusammenhalten	ja, auch über die Höchstdauer hinaus	wirkt nicht	ja, sonst nicht verplant
Fähigkeiten	–	Skills berücksichtigen	Qualifikationen erzwingen
Jobs bleiben übrig	nur ohne Geodaten	möglich	möglich

Was die Optimierung nicht berücksichtigt

Keine der drei Methoden beachtet:

• das Intervall der Jobs (Von/Bis) – filtern Sie vorher nach fälligen Jobs,
• Arbeitszeiten, Wochentage oder Abwesenheiten der Bearbeiter,
• Termine – die Pakete haben danach noch keinen Termin.

Ergebnis prüfen und verwerfen

1. Sehen Sie sich die neuen Pakete rechts an. Mit dem Ebenen-Knopf in der Karte sehen Sie, welche Jobs in welchem Paket liegen.
2. Verschieben Sie einzelne Jobs per Ziehen zwischen den Paketen oder nehmen Sie sie heraus.
3. Gefällt Ihnen ein Paket nicht, löschen Sie es mit Paket löschen. Seine Jobs stehen wieder links und lassen sich neu planen.
4. Passt alles, vergeben Sie die Termine im Kalender oder beim Paket (siehe Termin und Zeitfenster).

Häufige Fragen

Warum wurden Jobs nicht eingeplant?

smart-sp zeigt derzeit nicht an, warum ein Job übrig bleibt – er steht einfach weiter links. Die häufigsten Gründe:

• Keine Geodaten. Jobs ohne Koordinaten verplant keine Methode. Sie finden sie im Filter unter Geolocation → Ohne Geolocation. Korrigieren Sie die Adresse im Job.
• Passt in kein Paket (Multi-User Routing). Der Job dauert länger als die Max. Dauer, oder mit Fahrtzeit einbeziehen liegt er zu weit weg.
• Liegenschaft zu groß (Multi-User Routing mit Liegenschaftsnr. zusammenhalten). Dauern alle Jobs einer Liegenschaft zusammen länger als die Max. Dauer, bleibt die ganze Liegenschaft übrig.
• Fähigkeiten fehlen. Mit Qualifikationen erzwingen bzw. Skills berücksichtigen braucht ein Bearbeiter alle Erforderliche Skills des Jobs. Die Fähigkeiten pflegt jeder Benutzer im Profil unter Fähigkeiten (siehe Einstellungen).
• Ort oder Entfernung (Auto-Optimize). Der Job liegt nicht im Ort bzw. nicht im Umkreis eines ausgewählten Bearbeiters.

Warum ist der Knopf für die automatische Planung grau?

Die linke Liste ist leer. Prüfen Sie den Filter links – ein rotes Abzeichen zeigt, wie viele Filter aktiv sind.

Es erscheint „Fehler beim berechnen der Route“.

Meist fehlt einem Job die Geodaten, oder die Adresse des Bearbeiters lässt sich nicht finden. Ohne Bearbeiter-Adresse meldet smart-sp vorher „Keine Adresse des Bearbeiters hinterlegt – Start/Ziel kann nicht gesetzt werden“.

Es erscheint „Fehler beim Generieren der Pakete“, „Fehler bei der VROOM-Optimierung“ oder „Fehler bei der Multi-User Routing-Optimierung“.

Die automatische Planung ist fehlgeschlagen. Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es mit weniger Jobs noch einmal. Hilft das nicht, wenden Sie sich an den Support.

Warum zeigt ein Paket bei Dauer 00:00 oder eine zu kleine Dauer?

Die Dauer ist die Summe der Job-Dauern. Jobs ohne Dauer zählen mit 0 Minuten – auch bei der automatischen Planung. Tragen Sie die Dauer im Job nach.

Warum sehe ich ein Paket nicht mehr im Job Planer?

Es hat inzwischen einen Termin, oder der Paket-Filter rechts blendet es aus. Pakete mit Termin finden Sie unter Pakete.

Kann ich das Ergebnis der Optimierung rückgängig machen?

Nicht auf Knopfdruck. Löschen Sie die neuen Pakete einzeln mit Paket löschen – die Jobs stehen danach wieder links.

Siehe auch

• Pakete
• Termin und Zeitfenster
• Kalender
• Jobs

Pakete und Planung

Kalender

Im Kalender planen Sie Pakete ein: Sie ziehen ein Paket aus der Liste links auf einen Tag und eine Uhrzeit. smart-sp legt dabei die Zeitfenster der Haushalte fest und schreibt den Termin in den Google Kalender, falls verbunden.

Sie öffnen ihn über den Menüpunkt Kalender im Bereich Planung.

Aufbau

• Links steht die Paketliste. Ab Werk enthält sie alle Pakete ohne Termin. Das Menü-Symbol oben links blendet sie ein und aus.
• Oben wählen Sie die Ansicht Tag, Woche oder Monat. Mit den Pfeilen blättern Sie, Heute springt zum aktuellen Tag. Daneben stehen Kalenderwoche und Zeitraum.
• Im Kalender zeigt jede Kachel „Paket #…“, die Arbeitsminuten, die Orte, den Bearbeiter (oder „nicht zugewiesen“), den Link „Route in GoogleMaps öffnen“ und die Jobs. Die Farbe ist die im Termin gewählte, sonst eine feste Farbe je Paket. Eine Linie markiert die aktuelle Uhrzeit.

In der Wochenansicht stehen über jedem Tag kleine farbige Punkte, einer je Termin. Ein Klick darauf scrollt zum Termin. Die Monatsansicht zeigt je Termin nur „#… - … Jobs“; Uhrzeit und Bearbeiter sehen Sie, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen.

Ein Termin über Mitternacht erscheint an beiden Tagen.

Paket einplanen

1. Wählen Sie die Ansicht Woche oder Tag. In der Monatsansicht können Sie nicht ablegen.
2. Blättern Sie zur gewünschten Woche.
3. Fassen Sie das Paket in der Liste links an der farbigen Kopfzeile („Bundle …“ mit dem Griff-Symbol) an.
4. Ziehen Sie es auf den Tag und die Uhrzeit und lassen Sie los.
5. Prüfen Sie im Fenster Zeitfenster für Bundle #… berechnen die Zeiten und klicken Sie auf Speichern.

smart-sp meldet „Termin geplant.“ und das Paket wandert aus der Liste in den Kalender. Wie die Zeitfenster entstehen und was Sie dort einstellen können, lesen Sie unter Termin und Zeitfenster.

Termin öffnen und ändern

Klicken Sie auf eine Kachel im Kalender. Im Terminfenster ändern Sie Datum, Titel, Beschreibung, Farbe und Bearbeiter, bearbeiten die Zeitfenster oder löschen den Termin. Alles Weitere steht unter Termin und Zeitfenster.

Die Paketliste

Jedes Paket in der Liste ist eine Karte mit:

• Bearbeiter: Eine Auswahl hier speichert sofort („Bearbeiter geändert.“).
• Jobs, Dauer sowie Von und Bis (Intervall des ersten und letzten Jobs).
• Jobs zum Aufklappen. Über den Griff ändern Sie die Reihenfolge.
• Dem Zahnrad-Menü mit Route berechnen, Route öffnen, Pause einfügen und Paket löschen.

Route berechnen legt eine günstige Reihenfolge der Jobs fest. Start und Ziel ist die Adresse des Bearbeiters. Fehlt sie, meldet smart-sp „Keine Adresse des Bearbeiters hinterlegt – Start/Ziel kann nicht gesetzt werden“.

Mit Fälligkeitsdatum und Dauer sortieren Sie die Liste, ein zweiter Klick dreht die Reihenfolge um. Der runde Knopf mit dem Pfeilkreis lädt Liste und Kalender neu.

Suchen und filtern

Suche: Das Feld Suche nach Paket, Job, Ort... grenzt die Paketliste und die Termine im Kalender gleichzeitig ein. Es findet Paketnummer, Bearbeiter, Auftragsnummer, Ort und Postleitzahl.

Filter: Der Knopf Filter öffnet dasselbe Filterfenster wie auf der Seite Pakete. Er wirkt nur auf die Paketliste links.

• Ab Werk steht Mit Termin auf Ohne Termin. Deshalb zeigt der Knopf schon eine 1.
• Stellen Sie Mit Termin auf Alle, erscheinen auch geplante Pakete in der Liste.
• Alle Filter löschen stellt wieder auf Ohne Termin zurück.

Termine eines Monteurs anzeigen

Der Filter Zugeordnet → Spezifischer Benutzer grenzt nur die Paketliste ein. Um im Kalender nur die Termine eines Monteurs zu sehen, tippen Sie seinen Namen in das Suchfeld, zum Beispiel „Mustermann“.

Häufige Fragen

Warum lässt sich das Paket nicht ablegen?

Prüfen Sie, ob die Ansicht Woche oder Tag gewählt ist. In der Monatsansicht ist Ablegen nicht möglich. Ziehen Sie das Paket an seiner Kopfzeile, nicht an einem Job.

Ich habe nach einem Monteur gefiltert, sehe aber weiter alle Termine. Warum?

Der Filter wirkt nur auf die Paketliste. Nutzen Sie für den Kalender das Suchfeld.

Warum fehlt ein Paket in der Liste links?

Die Liste zeigt ab Werk nur Pakete ohne Termin. Ein geplantes Paket finden Sie im Kalender oder über Mit Termin → Alle. Die Liste lädt außerdem nur beim Öffnen der Seite, nach Termin löschen und über den Knopf zum Neuladen. Ein gerade im Job Planer angelegtes Paket sehen Sie erst nach dem Neuladen.

Wer kann den Kalender nutzen?

Administratoren und Rollen mit dem Recht Kalender, siehe Rollen. Monteure sehen ihre Termine unter Mein Tag.

Siehe auch

• Termin und Zeitfenster
• Pakete
• Job Planer

Anmeldungen

Anmeldungen

Eine Anmeldung ist die Terminankündigung an einen Haushalt: Wann kommt der Monteur, in welchem Zeitfenster, was wird gemacht. Auf der Seite Anmeldungen verschicken Sie diese Ankündigungen und haken ab, wer schon Bescheid weiß.

Welche Haushalte hier stehen

• Nur Haushalte aus genehmigten Paketen. Genehmigen Sie ein Paket mit Termin über den Knopf Genehmigen in Pakete oder im Kalender.
• Standardmäßig nur Haushalte, die noch nicht kontaktiert sind. Die übrigen blenden Sie im Filter mit Abgeschlossene Benachrichtigungen anzeigen ein.

Oben sehen Sie Gesamt, Ausstehend, Kontaktiert und Fehler. Ein Klick auf Fehler zeigt nur Haushalte mit fehlenden Angaben, ein zweiter Klick wieder alle.

Jede Karte zeigt Name, Auftragnr., Auftragsart, Termin und Zeitfenster des Haushalts. Unter Job Details stehen die Angaben aus dem Auftrag, mit Job bearbeiten öffnen Sie den Job.

Versandweg wählen

Wählen Sie unten auf der Karte im Feld Typ, wie der Haushalt benachrichtigt wird. Davon hängt ab, was in der Kontaktinformation neben dem Namen stehen muss:

Typ	Kontaktinformation	Aktion auf der Karte
Postkarte	Postanschrift	Vorschau, Brief
Email	Mailadresse	Vorschau, Email
Telefon	Telefonnummer	Anrufen
Hausaushang	–	keine („Kein Versand — Aushang wird vor Ort angebracht“)

Name und Kontaktinformation ändern Sie über das Stiftsymbol (Namen bearbeiten, Kontaktinformation bearbeiten).

Tipp

Schreiben Sie die Anschrift mit Komma, z. B. „Musterstraße 1, 12345 Musterstadt“. Im Brief wird an jedem Komma eine neue Zeile begonnen.

Brief versenden

1. Stellen Sie Typ auf Postkarte.
2. Klicken Sie auf Vorschau. Es öffnet sich die Postkarten-Vorschau mit dem Brief als PDF.
3. Prüfen Sie Anschrift, Termin und Zeitfenster. Ergänzen Sie bei Bedarf einen Zusatztext.
4. Schließen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Brief.

Die Meldung „Brief erfolgreich versendet“ heißt: Der Brief ist an den Versanddienstleister übergeben. Der Haushalt gilt dann als kontaktiert. Den weiteren Weg sehen Sie unter Druckaufträge.

Gut zu wissen:

• Brief ist erst nach einer erfolgreich geladenen Vorschau anklickbar. Ändern Sie danach Name, Kontaktinformation oder Typ, müssen Sie die Vorschau erneut öffnen.
• Jeder Brief kostet. Der Briefversand braucht das Zusatzmodul Druckaufträge, bei dessen Buchung Sie dem Preis je Druckauftrag zustimmen (siehe Abo und Abrechnung).
• Vor der Übergabe prüft smart-sp, ob die Anschrift eine Postleitzahl hat. Ohne Postleitzahl wird nichts übergeben, der Versuch erscheint unter Druckaufträge als Fehlgeschlagen, ohne Kosten.
• Der Brief darf nur so viele Seiten haben, wie smart-sp erlaubt. Sonst erscheint Zu viele Seiten und Brief bleibt gesperrt. Kürzen Sie dann den Zusatztext.

Was im Brief steht: Ihre Unternehmensanschrift als Absender mit dem Postvermerk „Nicht nachsenden“, Name und Anschrift des Haushalts, Termin und Zeitfenster, die Arbeiten für diesen Haushalt, Hinweise zum Zugang, Ihr Kontakt für Rückfragen und – falls gebucht – der Zugang zum Bewohner-Portal. Absender und Rückfragen-Kontakt kommen aus den Unternehmensdaten in den Einstellungen. Bei Haushalten mit der Markierung Management (Spalte Verwaltung im Job) steht statt der Arbeiten nur, dass die Nutzer der Liegenschaft benachrichtigt wurden.

Zusatztext

Im Vorschau-Dialog (Brief und E-Mail) können Sie für genau diesen Haushalt einen kurzen Hinweis ergänzen, z. B. „Bitte seien Sie 15 Minuten vor dem Termin da.“

1. Tippen Sie den Text in Zusatztext auf dem Anschreiben (optional) – höchstens 500 Zeichen, nur Hinweise zum Termin, keine Angaben zur Person.
2. Wählen Sie bei Stelle im Brief: Vor dem Termin, Nach den Arbeiten oder Am Ende.
3. Klicken Sie auf Übernehmen & Vorschau aktualisieren. Erst jetzt ist der Text gespeichert.

Formatieren können Sie wie bei WhatsApp: *fett*, _kursiv_, eine Zeile mit „- “ wird zur Aufzählung, mit „1. “ zur Nummerierung. Die Knöpfe für Fett und Kursiv über dem Feld setzen die Zeichen um den markierten Text.

Achtung

Schließen Sie den Dialog ohne Übernehmen, ist der getippte Text verloren. Verwerfen stellt den gespeicherten Stand wieder her.

Brief erneut senden

Nach dem Versand zeigt die Karte Brief gesendet und den Hinweis Versand gesperrt — freigeben. Das verhindert, dass derselbe Brief zweimal bezahlt wird.

Typischer Fall: Ein Brief kam als unzustellbar zurück. Dann erhalten Sie eine Benachrichtigung „Brief kam als unzustellbar zurück“.

1. Blenden Sie im Filter Abgeschlossene Benachrichtigungen anzeigen ein und suchen Sie den Haushalt.
2. Korrigieren Sie die Anschrift.
3. Klicken Sie auf Versand gesperrt — freigeben und bestätigen Sie mit Ja, freigeben.
4. Öffnen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Brief erneut senden. Der Brief wird erneut gedruckt und berechnet.

Die Freigabe gilt nur bis zum nächsten Laden der Seite. Ein zweiter Brief ist nur möglich, wenn der erste Fehlgeschlagen, Storniert oder als Rücksendung zurückgekommen ist. Sonst lehnt smart-sp ab: „Für diesen Haushalt wurde bereits ein Brief an eBrief übergeben.“

E-Mail versenden

1. Stellen Sie Typ auf Email und prüfen Sie die Mailadresse.
2. Klicken Sie auf Vorschau und prüfen Sie die Email-Vorschau.
3. Klicken Sie auf Email.

Die E-Mail hat den Betreff „Kundendienstankündigung“ und denselben Inhalt wie der Brief, ohne Postvermerk. Nach dem Versand gilt der Haushalt als kontaktiert, und im Kontaktprotokoll erscheint automatisch „Nachricht versendet“. Das Modul Druckaufträge ist dafür nicht nötig.

Anrufen und Hausaushang

• Telefon: Anrufen startet den Anruf (auf einem Gerät mit Telefonfunktion) und öffnet zugleich den Dialog Kontaktversuch protokollieren. Wie das Protokoll funktioniert, steht unter Kontaktprotokoll.
• Hausaushang: Es wird nichts versendet, der Aushang wird vor Ort angebracht. Markieren Sie den Haushalt anschließend selbst als kontaktiert.

Als kontaktiert markieren

Der Knopf Kontaktiert markiert den Haushalt als benachrichtigt, ohne etwas zu versenden. Beim nächsten Laden verschwindet er aus der Standardansicht.

Ist ein Haushalt markiert, heißt der Knopf Erneut kontaktieren. Er verschickt nichts, sondern nimmt nur die Markierung zurück („Markierung entfernt“). Der Haushalt steht dann wieder als ausstehend in der Liste.

Weitere Kontaktwege

Hat ein Haushalt mehrere Telefonnummern oder Mailadressen, klicken Sie auf das Telefonbuch-Symbol (Weitere Kontaktwege). Der Hauptkontakt bleibt beim Haushalt, hier kommen zusätzliche Nummern und Adressen mit einer Bezeichnung (z. B. „Mobil“) dazu.

Jeder Weg erscheint auf der Karte mit eigener Aktion: Anrufen bei Telefonnummern, Vorschau und Email bei Mailadressen. Ein Brief geht immer nur an die Anschrift des Hauptkontakts. Der Haushalt gilt nach dem ersten erfolgreichen Weg als kontaktiert.

Fehler beheben

Das Abzeichen Fehler zeigt beim Darüberfahren, was fehlt:

Meldung	Bedeutung
Name fehlt	Kein Empfängername
Anschrift fehlt / Keine Postleitzahl in der Anschrift	Brief wäre nicht zustellbar
E-Mail-Adresse fehlt / E-Mail-Adresse ohne @	Mail kann nicht raus
Telefonnummer fehlt	Kein Anruf möglich

Ist die Kontaktinformation ganz leer, fehlt das Stiftsymbol auf der Karte. Tragen Sie die Angabe dann im Job in der Spalte Daten ein (siehe Haushalte eines Jobs) und laden Sie die Seite neu.

Filter

Klicken Sie auf Filter, stellen Sie die Werte ein und klicken Sie auf Filter anwenden:

• Datum von / Datum bis: Termin des Haushalts.
• Suchtext: Name, Kontaktinformation, Liegenschaftsnummer oder Auftragsnummer.
• Abgeschlossene Benachrichtigungen anzeigen: auch bereits kontaktierte Haushalte.
• Benachrichtigungstypen: Email, Telefon, Postkarte, Hausaushang.
• Verwaltungsstatus: Alle, Nur Verwaltung, Nur Nicht-Verwaltung.
• Sortierung nach Termin: Aufsteigend (alt zuerst) oder Absteigend (neu zuerst).

Zurücksetzen stellt alles auf den Ausgangszustand. Typ-Filter und Suche berücksichtigen nur den Hauptkontakt, nicht die weiteren Kontaktwege.

Häufige Fragen

Warum ist der Knopf Brief grau?

Fahren Sie mit der Maus darüber, der Grund steht im Hinweis:

• „Briefversand braucht das Zusatzmodul „Druckaufträge“ (Abo & Abrechnung).“ – das Modul ist nicht gebucht.
• „Bitte überprüfen Sie zunächst die Vorschau“ – öffnen Sie erst die Vorschau.
• „Bereits per Brief an eBrief übergeben“ – siehe Brief erneut senden.
• „Zu viele Seiten: … Jede weitere Seite wird berechnet — bitte den Inhalt kürzen.“ – Zusatztext kürzen.

Warum fehlt ein Haushalt?

Prüfen Sie: Ist das Paket genehmigt? Ist der Haushalt schon kontaktiert (dann Abgeschlossene Benachrichtigungen anzeigen)? Schränken Datum oder Benachrichtigungstypen im Filter ein?

Im Brief steht eine andere Uhrzeit als im Job

Brief und E-Mail nehmen Termin und Zeitfenster des Haushalts, wie sie auf der Karte stehen. Ändern Sie im Job Ausführung von / Ausführung bis, werden die Haushalte nicht mit angepasst. Ändern Sie die Zeit stattdessen im Kalender über den Termin → Zeitfenster bearbeiten. Bereits benachrichtigte Haushalte stehen danach wieder als offen unter Anmeldungen.

Nach einer Fehlermeldung ist die Liste weg

Schlägt eine Aktion fehl (z. B. ein Versand), zeigt die Seite statt der Karten „Fehler beim Laden“. Klicken Sie auf Erneut versuchen, dann erscheint die Liste wieder.

Die E-Mail lässt sich nicht senden

Prüfen Sie die Mailadresse des Haushalts (Abzeichen Fehler). Prüfen Sie außerdem, ob in Ihrem eigenen Profil unter Einstellungen → Persönliches Profil im Feld E-Mail (Benachrichtigungen) eine Adresse steht. Ohne sie lehnt smart-sp den Versand ab.

Die Vorschau lädt nicht

Erscheint „Fehler beim Laden der PDF-Vorschau“, prüfen Sie, ob die Unternehmensdaten in den Einstellungen gespeichert sind. Ohne sie kann kein Anschreiben erzeugt werden. Füllen Sie mindestens Name und Anschrift aus, damit der Absender im Brief vollständig ist.

Kann ich den Text des Anschreibens ändern?

Für einzelne Haushalte ja, über den Zusatztext. Der übrige Wortlaut ist für alle Kunden gleich. Wünschen Sie dafür eine Änderung, schreiben Sie an info@smart-sp.de.

Siehe auch

• Kontaktprotokoll
• Druckaufträge
• Haushalte eines Jobs
• Bewohner-Portal einrichten

Anmeldungen

Kontaktprotokoll

Im Kontaktprotokoll steht je Haushalt jeder Versuch, ihn zu erreichen: Zeitpunkt, Ergebnis, ggf. Gesprächspartner und wer ihn erfasst hat. So beantworten Sie die Frage „Wann haben Sie mich denn versucht zu erreichen?“ mit einem Blick.

Wo Sie es finden

Auf der Seite Anmeldungen im Abschnitt Kontaktversuche einer Haushaltskarte. Die Kopfzeile fasst zusammen, z. B. „Kontaktversuche (3) · zuletzt 01.10.2026 14:12, Mailbox“. Klicken Sie darauf, um alle Einträge zu sehen, neueste zuerst.

Der Abschnitt erscheint, wenn der Haushalt den Typ Telefon hat, eine weitere Telefonnummer hinterlegt ist oder schon Einträge vorhanden sind.

Kontaktversuch erfassen

1. Klicken Sie auf Anrufen (beim Hauptkontakt oder bei einer weiteren Nummer) oder im Abschnitt Kontaktversuche auf Versuch nachtragen.
2. Der Dialog Kontaktversuch protokollieren öffnet sich. Datum* und Uhrzeit* stehen auf „jetzt“. Für einen nachgetragenen Anruf ändern Sie sie (Datum im Format JJJJ-MM-TT oder über das Kalendersymbol). Das Symbol daneben (Auf jetzt setzen) stellt wieder den aktuellen Zeitpunkt ein.
3. Wählen Sie das Ergebnis.
4. Tragen Sie bei Bedarf Gesprochen mit und eine Notiz ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Der Zeitpunkt darf nicht in der Zukunft und nicht mehr als ein Jahr zurück liegen. Sonst erscheint „Der Zeitpunkt liegt in der Zukunft“ bzw. „Der Zeitpunkt liegt mehr als ein Jahr zurück“.

Ergebnis

Ergebnis	Zählt als kontaktiert	Gesprächspartner möglich
Persönlich erreicht	ja	ja
Mailbox besprochen	nein	nein
Niemand erreicht, keine Mailbox	nein	nein
Nummer falsch / nicht erreichbar	nein	nein
Rückruf zugesagt	nein	ja
Termin bestätigt	ja	ja
Termin abgelehnt / Neutermin nötig	ja	ja

Bei „ja“ in der zweiten Spalte zeigt der Dialog „Die Nutzeinheit wird damit als kontaktiert markiert.“ Der Haushalt verschwindet dann beim nächsten Laden aus der Standardansicht der Anmeldungen. Eine besprochene Mailbox zählt bewusst nicht: Ob der Bewohner sie abhört, wissen Sie nicht.

Tipp

Halten Sie die Angaben knapp. Gesprochen mit ist freiwillig (höchstens 120 Zeichen), die Notiz ist eine kurze Ergänzung zum Einzelfall, kein Gesprächsprotokoll (höchstens 500 Zeichen).

Was automatisch eingetragen wird

Verschicken Sie eine E-Mail über die Anmeldungen, erscheint im Protokoll ein Eintrag „Nachricht versendet“. Diesen Eintrag kann man nicht von Hand wählen. Briefe stehen nicht im Protokoll, sondern unter Druckaufträge.

Jede Zeile zeigt den Kanal (z. B. Telefon oder Email), bei einem weiteren Kontaktweg dessen Bezeichnung („über Mobil“), den Gesprächspartner und „erfasst von“ mit dem Namen des Bearbeiters.

Eintrag löschen

Für einen Vertipper klicken Sie beim Eintrag auf das Papierkorb-Symbol (Eintrag löschen) und bestätigen mit Löschen. Der Eintrag lässt sich nicht wiederherstellen. Die Markierung „kontaktiert“ bleibt dabei bestehen. Nehmen Sie sie bei Bedarf mit Erneut kontaktieren auf der Karte zurück.

Wer es sieht und wie lange es bleibt

• Sehen kann das Protokoll jeder, der die Seite Anmeldungen öffnen darf. Erfassen und löschen dürfen Administratoren und Rollen mit Zugriff auf Anmeldungen. Sonst erscheint „Kontaktversuche darf nur das Buero protokollieren“.
• Das Protokoll gehört zum Haushalt. Löschen Sie den Haushalt im Job, werden auch seine Kontaktversuche gelöscht.
• Wird ein Benutzer gelöscht, bleiben seine Einträge erhalten und zeigen „gelöschter Benutzer“.

Häufige Fragen

Warum sehe ich bei einem Haushalt keine Kontaktversuche?

Der Abschnitt erscheint nur bei Typ Telefon, bei einer weiteren Telefonnummer oder wenn schon Einträge da sind. Hinterlegen Sie die Nummer unter Weitere Kontaktwege oder stellen Sie den Typ auf Telefon.

Ich habe nach dem Anruf nichts eingetragen

Kein Problem: Öffnen Sie Versuch nachtragen und stellen Sie Datum und Uhrzeit des Anrufs ein.

Erscheint das Protokoll in der Nachfassliste?

Nein. Die Nachfassliste zeigt die Rückmeldungen der Monteure aus dem Außendienst, nicht die Kontaktversuche des Büros.

Siehe auch

• Anmeldungen
• Nachfassliste

Anmeldungen

Druckaufträge

Jeder Brief, den Sie auf der Seite Anmeldungen versenden, wird über den Versanddienstleister eBrief gedruckt und verschickt. Unter Druckaufträge sehen Sie diese Briefe mit Status und Kosten.

Was hier landet

• Jeder an eBrief übergebene Brief.
• Fehlversuche, z. B. weil die Anschrift keine Postleitzahl hat. Sie stehen als Fehlgeschlagen mit dem Grund unter dem Status und kosten nichts.

Nicht hier landen Briefe, die smart-sp schon vorher abgelehnt hat (zu viele Seiten, bereits versendet, Modul fehlt). Dazu erscheint die Meldung direkt auf der Seite Anmeldungen.

Voraussetzung und Kosten

Die Seite und der Briefversand gehören zum Zusatzmodul Druckaufträge. Es hat keinen Monatspreis, jeder versendete Druckauftrag wird einzeln abgerechnet. Beim Buchen unter Verwaltung → Abo & Abrechnung (nur für Administratoren) stimmen Sie diesem Preis ausdrücklich zu (Einverstanden, buchen). Den aktuellen Preis zeigt die App dort an. Mehr unter Abo und Abrechnung.

Die Spalte Kosten (netto) und die Kennzahl Kosten netto zeigen Nettopreise. Die MwSt. kommt bei der Abrechnung dazu.

Die Liste

Spalte	Inhalt
Datum	Tag der Übergabe
Empfänger	Name des Haushalts
Status	siehe unten; bei Fehlgeschlagen mit Grund
Seiten	gedruckte Seiten
Optionen	S/W oder Farbe, ggf. Duplex, Tracking
Kosten (netto)	Preis dieses Briefs

Oben stehen Aufträge, Kosten netto, In Bearbeitung und Fehlgeschlagen – immer für die gerade gefilterte Ansicht.

Filtern Sie mit Von / Bis (Datum der Übergabe), Status und Empfänger suchen (Name oder Anschrift).

Status

Status	Bedeutung
Übermittelt	an eBrief übergeben
In Bearbeitung	wird gedruckt
Aktion nötig	eBrief braucht eine Klärung
Versendet / Abgerechnet	unterwegs bzw. abgerechnet
Versand abgeschlossen	eingeliefert – eine Rücksendung kann noch folgen
Rücksendung	kam als unzustellbar zurück
Fehlgeschlagen	nicht übergeben oder abgelehnt, ohne Kosten
Storniert	storniert

Versand abgeschlossen heißt nicht „zugestellt“. Kommt ein Brief zurück, wechselt der Status auf Rücksendung, und Sie erhalten eine Benachrichtigung „Brief kam als unzustellbar zurück“.

Steht ein Auftrag auf Aktion nötig, wenden Sie sich an den Support unter info@smart-sp.de und nennen Sie Datum und Empfänger des Auftrags.

Status aktualisieren

• Status aktualisieren (Pfeilsymbol in der Zeile) fragt den Stand eines Auftrags bei eBrief ab. Bei Rücksendung, Fehlgeschlagen und Storniert gibt es den Knopf nicht mehr.
• Alle aktualisieren macht das für alle Aufträge der aktuellen Ansicht, höchstens 50 pro Klick. Bei mehr steht in der Meldung „erneut klicken für die restlichen“.
• Das runde Pfeilsymbol ganz rechts (Liste neu laden) lädt nur die Liste neu, ohne eBrief zu fragen.

„Zu häufig aktualisiert – bitte kurz warten.“ heißt: Derselbe Auftrag wurde vor wenigen Sekunden schon abgefragt.

Dokument ansehen und exportieren

1. Klicken Sie in der Zeile auf das PDF-Symbol (Dokument ansehen).
2. Das Dokument öffnet sich in einem neuen Tab. Dort können Sie es speichern oder drucken.

Erscheint „Popup blockiert – bitte Pop-ups für diese Seite erlauben.“, erlauben Sie Pop-ups für smart-sp im Browser.

CSV lädt die aktuelle Ansicht als Tabelle (druckauftraege.csv) herunter, z. B. für die Buchhaltung.

Häufige Fragen

Ein Brief kam zurück. Wie verschicke ich ihn neu?

Korrigieren Sie die Anschrift auf der Seite Anmeldungen und senden Sie den Brief erneut, wie unter Brief erneut senden beschrieben. Der neue Brief wird erneut berechnet.

Warum zeigt Dokument ansehen nicht genau den alten Brief?

Normalerweise kommt das Dokument direkt von eBrief, also genau so, wie es gedruckt wurde. Bei Fehlversuchen gibt es dort kein Dokument. Dann erzeugt smart-sp den Brief neu, mit den heutigen Daten des Haushalts.

Warum ist ein Druckauftrag verschwunden?

Wird ein Haushalt im Job gelöscht, verschwinden auch seine Druckaufträge aus dieser Liste und aus dem CSV-Export. Bereits versendete Briefe werden trotzdem abgerechnet.

Ich sehe den Menüpunkt Druckaufträge nicht

Entweder ist das Modul Druckaufträge nicht gebucht, oder Ihre Rolle hat keinen Zugriff auf die Seite. Wenden Sie sich an Ihren Administrator (siehe Rollen).

Siehe auch

• Anmeldungen
• Abo und Abrechnung

Anmeldungen

Bewohner-Portal

Das Bewohner-Portal ist eine Terminseite für die Bewohner, die Sie anschreiben. Bewohner brauchen dafür kein Benutzerkonto und keine App: Sie geben die Nummer aus ihrer Anmeldung ein und sehen ihren Termin, das Zeitfenster und die geplanten Arbeiten. Außerdem können sie melden, dass sie da sind oder dass der Zugang geregelt ist.

Was Bewohner über das Portal wissen müssen, steht in einfacher Sprache unter Fragen zu Ihrem Termin. Diese Seite können Sie Bewohnern nennen.

So kommen Bewohner ins Portal

Ist das Bewohner-Portal gebucht, steht in jeder Anmeldung per Brief und per E-Mail ein Abschnitt Ihren Termin online verfolgen. Er enthält:

• einen QR-Code mit der Beschriftung „SCAN ME“. Er öffnet den Termin direkt, ohne Tippen.
• die Adresse des Portals: app.smart-sp.de/haushalt
• die Nummer des Haushalts: acht Zeichen, gedruckt mit Strich, zum Beispiel AB12-CD34.

Im Schreiben steht dazu der Satz: „QR-Code scannen oder app.smart-sp.de/haushalt aufrufen und dort eingeben: AB12-CD34“ (hier mit Beispielnummer).

Jeder Haushalt hat seine eigene Nummer. Sie ist nicht die HH-ID oder die Auftragsnummer, die oben rechts im Brief stehen.

Haushalte mit Haken in der Spalte Verwaltung (Anschreiben an die Hausverwaltung) bekommen keine Nummer und keinen Abschnitt im Schreiben. Ohne gebuchtes Bewohner-Portal bleibt das Schreiben unverändert.

Wann die Nummer entsteht und wie lange sie gilt

• Die Nummer entsteht, sobald für den Haushalt zum ersten Mal eine Anmeldung erzeugt wird – das gilt schon für die Vorschau. Oder wenn Sie den Zugang nachschlagen.
• Schicken Sie später eine neue Anmeldung, zum Beispiel nach einer Terminänderung, bleibt die Nummer gleich. Ein schon zugestelltes Schreiben gilt also weiter.
• Die Nummer gilt bis 14 Tage nach dem Termin. So können Bewohner auch nach dem Besuch noch nachsehen. Steht noch kein Termin fest, zählt das Ende des Zeitraums des Jobs. Ist gar kein Datum bekannt, gilt sie 120 Tage.
• Die Gültigkeit wird jedes Mal neu berechnet, wenn eine Anmeldung erzeugt oder der Zugang nachgeschlagen wird. Ein verschobener Termin verschiebt also auch das Ende.
• Danach wird die Nummer gelöscht. Bewohner sehen dann: „Diese Nummer kennen wir nicht — oder der Termin liegt zu weit zurück. Bitte prüfen Sie die Angabe auf Ihrer Anmeldung.“

Kündigen Sie das Bewohner-Portal, funktionieren auch Nummern aus bereits verschickten Schreiben nicht mehr.

Was Bewohner im Portal sehen

Oben im Portal steht der Unternehmensname aus Ihren Unternehmensdaten (vor der Eingabe der Nummer: „Kundendienst-Termin“). Darunter folgen diese Abschnitte:

Abschnitt	Inhalt
Terminkarte	Status, Datum, Zeitfenster und eine Restzeit wie „in 3 Tagen“, „morgen“ oder „in 2 Std“. Darunter der Name des Haushalts und die Adresse des Jobs.
Ort des Termins	Eine Karte mit dem Gebäude. Nur, wenn für die Adresse des Jobs Koordinaten vorliegen.
Ablauf	Vier Stationen: Angekündigt, Termintag, Unterwegs und Erledigt bzw. Nicht angetroffen.
Geplante Arbeiten	Die Leistungen dieses Haushalts und die Leistungen des ganzen Jobs – dieselben wie im Brief. Die Texte kommen aus den Materialien und Aktionstypen.
Passt der Termin?	Zwei Antworten für den Bewohner, siehe Rückmeldungen der Bewohner.
Knöpfe	Zum Kalender hinzufügen (lädt eine Kalenderdatei, nur mit festem Tag), Anrufen: … und E-Mail schreiben.
Ganz unten	Vorgang mit der Auftragsnummer (ersatzweise der Liegenschaftsnummer), Zugang gültig bis und Abmelden.

Datum und Zeitfenster kommen aus den Spalten Termin, Von und Bis des Haushalts – wie im Brief. Steht noch kein Tag fest, sehen Bewohner „Termin steht noch nicht fest“ und den Zeitraum des Jobs mit dem Satz „Sie erhalten den genauen Termin noch.“ Fehlt Von, steht dort „Uhrzeit wird noch bekannt gegeben“.

Der Status ist einer von Angekündigt, Heute, Erledigt, Nicht angetroffen oder Termin vorbei. Erledigt und Nicht angetroffen kommen aus der Rückmeldung Ihrer Monteure im Außendienst. Ohne Außendienst springt der Status nach dem Termintag auf Termin vorbei.

Telefon und E-Mail für die Knöpfe Anrufen: … und E-Mail schreiben kommen aus den Unternehmensdaten in den Einstellungen (Bereich Organisation). Ist dort nichts eingetragen, fehlt der jeweilige Knopf.

Nicht zu sehen sind: andere Haushalte desselben Hauses, die Angaben im Feld Daten des Haushalts (etwa Telefon oder Anschrift) und die Namen Ihrer Monteure. Unten im Portal steht: „Diese Seite zeigt ausschließlich Angaben zu Ihrem eigenen Termin.“

Kartenmaterial

Die Karten im Portal laden ihre Kartenbilder von OpenStreetMap. Dabei erhält deren Server die IP-Adresse des Bewohners und den angezeigten Kartenausschnitt. Prüfen Sie, ob Sie das in Ihren Datenschutzhinweisen erwähnen müssen.

Anfahrt am Termintag

Haben Sie zusätzlich den Außendienst gebucht, heißt der Kartenabschnitt am Termintag Anfahrt. Bewohner sehen dort:

• „Die Tour hat noch nicht begonnen.“, solange heute noch kein Haushalt der Tour gemeldet wurde.
• Danach das Abzeichen Tour läuft, eine geschätzte Ankunft wie „in ca. 40 Min“ oder „gleich bei Ihnen“ und die Zahl der Stopps davor, etwa „noch 2 Stopps vor Ihnen“ oder „Sie sind der nächste Stopp“. Dazu eine Punktreihe oder Leiste mit dem eigenen Stopp.

Die Anzeige rechnet mit der Reihenfolge der Jobs im Paket und den Rückmeldungen Ihrer Monteure. Ein Standort wird dafür nicht gemessen. Pausen zählen nicht als Stopp. Ist die Tour im Verzug, verschiebt sich die Schätzung nach hinten; ist sie früher dran, bleibt es beim angekündigten Fensterbeginn. Sobald der eigene Haushalt gemeldet ist, verschwindet die Anzeige.

Tipp

Die Anzeige trägt nur, wenn Ihre Monteure jeden Haushalt gleich vor Ort melden. Wird erst am Abend gesammelt gemeldet, steht den ganzen Tag „Die Tour hat noch nicht begonnen.“

Karte mit dem letzten Halt

Mit dem Zusatzmodul Bewohner-Portal: Monteur auf der Karte zeigt die Karte am Termintag einen zweiten, grünen Punkt mit der Beschriftung „Hier war der Kundendienst zuletzt“. Eine gestrichelte Linie verbindet ihn mit der Adresse des Bewohners; die Legende nennt „zuletzt hier“ und „Ihre Adresse“.

• Der grüne Punkt ist die Adresse des Jobs, bei dem Ihr Monteur zuletzt vor diesem Bewohner einen Haushalt gemeldet hat. Er ist kein Live-Standort. Im Portal steht dazu: „Der grüne Punkt ist der letzte abgeschlossene Halt, nicht der aktuelle Standort.“
• Er erscheint nur am Termintag, nur während die Tour läuft und nur, bis der eigene Haushalt gemeldet ist. Er setzt den Außendienst voraus.
• Ohne das Zusatzmodul zeigt die Karte nur das Gebäude des Bewohners.

Sie buchen das Zusatzmodul unter Abo & Abrechnung mit Dazubuchen. Es setzt das Bewohner-Portal voraus. Mehr dazu unter Abo.

Vor dem Einschalten intern klären

Der grüne Punkt macht erkennbar, wo sich ein Beschäftigter zuletzt aufgehalten hat. Außerdem zeigt er die Adresse eines anderen Termins. Klären Sie deshalb vor dem Buchen intern, ob und wie Sie das einsetzen – mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und, falls vorhanden, mit dem Betriebsrat. Dieses Handbuch ist keine Rechtsberatung.

Rückmeldungen der Bewohner

Unter Passt der Termin? hat der Bewohner zwei Antworten:

• Ich bin da
• Zugang ist geregelt

Darüber steht: „Ihre Antwort geht direkt an das Büro. Sie können sie jederzeit ändern.“ Es gilt immer nur eine Antwort. Tippt der Bewohner dieselbe Antwort noch einmal an, nimmt er sie zurück. Die Antworten gibt es nur, solange der Status Angekündigt oder Heute ist. Ein Freitextfeld und eine Antwort „Termin passt nicht“ gibt es bewusst nicht.

So sehen Sie die Antwort:

1. Öffnen Sie Jobs, wählen Sie den Job aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Alternativ klicken Sie in den Anmeldungen auf Job bearbeiten.
2. Klappen Sie Haushalte auf.
3. In der Spalte Rückmeldung steht unter der Rückmeldung aus dem Außendienst ein Chip ist da oder Zugang geregelt.
4. Zeigen Sie mit der Maus auf den Chip. Sie sehen zum Beispiel „Bewohner am 1.10.2026, 14:05:00: Bewohner ist da“.

Eine eigene Benachrichtigung gibt es für Rückmeldungen nicht. Nimmt der Bewohner seine Antwort zurück, verschwindet der Chip wieder.

Zugang erneut nennen

Ein Bewohner findet sein Schreiben nicht mehr? Dann schlagen Sie seine Nummer nach.

1. Öffnen Sie den Job und klappen Sie Haushalte auf (siehe oben).
2. Klicken Sie in der Spalte Rückmeldung des Haushalts auf das Schlüsselsymbol Zugangscode fürs Bewohner-Portal.
3. Der Dialog Zugang zum Bewohner-Portal zeigt:
   • Nummer auf der Anmeldung – mit Code kopieren
   • Direktlink (meldet sofort an) – mit Link kopieren
   • Gültig bis
   • Zuletzt geöffnet – oder „noch nie“
4. Nennen Sie dem Bewohner die Nummer oder schicken Sie ihm den Direktlink.
5. Klicken Sie auf Schließen.

Das Schlüsselsymbol fehlt bei Haushalten mit Haken in der Spalte Verwaltung und bei neuen Haushalten, die noch nicht gespeichert sind. Gibt es noch keine Nummer, legt der Dialog sie an. So können Sie die Nummer auch nennen, bevor die Anmeldung verschickt ist.

Den Zugang schlagen nur Administratoren nach. Bei anderen Benutzern erscheint „Der Zugangscode konnte nicht geladen werden.“

Tipp

Nennen Sie Nummer und Direktlink nur, wenn Sie sicher mit dem Bewohner dieser Wohnung sprechen. Wer den Direktlink öffnet, sieht den Termin ohne weitere Eingabe.

Zugang sperren

Ist ein Schreiben in falsche Hände geraten, sperren Sie den Zugang.

1. Öffnen Sie den Dialog Zugang zum Bewohner-Portal wie oben beschrieben.
2. Klicken Sie auf Zugang sperren. Es erscheint „Zugang gesperrt“, und der Dialog zeigt: „Dieser Zugang ist gesperrt. Der Bewohner kann sich damit nicht anmelden.“
3. Zum Aufheben klicken Sie auf Wieder freigeben.

Eine neue Nummer können Sie nicht vergeben. Die Sperre bleibt auch bestehen, wenn Sie eine neue Anmeldung schicken – das neue Schreiben enthält trotzdem die gesperrte Nummer.

Die Sperre greift bei der nächsten Eingabe der Nummer. Hat der Bewohner die Termin-Seite gerade geöffnet, kann er sie bis zum Ende seiner Sitzung weiter ansehen, höchstens 12 Stunden.

Häufige Fragen

Ein Bewohner sagt, seine Nummer wird nicht erkannt

Prüfen Sie im Dialog Zugang zum Bewohner-Portal:

• Hat der Bewohner die richtige Nummer genommen? Die HH-ID oben rechts im Brief ist eine andere Nummer.
• Ist das Datum unter Gültig bis schon vorbei?
• Ist der Zugang gesperrt?

Nach fünf falschen Eingaben einer Nummer ist sie für 30 Minuten gesperrt; der Bewohner sieht dabei dieselbe Meldung wie bei einer falschen Nummer. Die Sperre löst sich von selbst. Eine neue Anmeldung hebt sie sofort auf. Bei vielen Versuchen in kurzer Zeit vom selben Anschluss erscheint: „Es gab zu viele Versuche. Bitte warten Sie einige Minuten und versuchen Sie es erneut.“

Sie können die Sperre auch sofort aufheben: Öffnen Sie dazu im Job den Dialog Zugang zum Bewohner-Portal (Schlüsselsymbol am Haushalt).

Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle, der Strich ist nicht nötig. Wer eine Null als O oder eine Eins als I oder L tippt, kommt trotzdem hinein.

Warum steht im Schreiben kein Abschnitt zum Bewohner-Portal?

• Das Bewohner-Portal war beim Erzeugen der Anmeldung nicht gebucht.
• Der Haushalt hat einen Haken in der Spalte Verwaltung.
• Beim Erzeugen der Nummer ist ein Fehler aufgetreten. Das Schreiben geht dann ohne den Abschnitt hinaus, eine Meldung gibt es nicht.

Warum zeigt das Portal keine Karte?

Für die Adresse des Jobs liegen keine Koordinaten vor. Ohne Koordinaten fehlt der Abschnitt Ort des Termins; alles andere wird angezeigt.

Kann ein Bewohner im Portal den Termin verschieben oder absagen?

Nein. Das Portal bietet nur die beiden Antworten Ich bin da und Zugang ist geregelt. Für alles andere ruft der Bewohner Sie an oder schreibt Ihnen – über die Knöpfe Anrufen: … und E-Mail schreiben. Halten Sie deshalb Ihre Unternehmensdaten aktuell.

Siehe auch

• Anmeldungen
• Haushalte eines Jobs
• Ein Paket im Detail
• Auftrag im Außendienst
• Abo
• Einstellungen
• Fragen zu Ihrem Termin – für Bewohner

Außendienst

Mein Tag

Mein Tag ist Ihre Startseite im Außendienst. Hier stehen alle Touren, die Ihnen von heute bis Sonntag zugewiesen sind.

Mein Tag öffnen

Nach der Anmeldung landen Sie direkt auf Mein Tag. Von anderen Seiten kommen Sie über das Menü zurück: Mein Tag.

Mein Tag öffnen

Was auf der Seite steht

Die Touren sind nach Beginn sortiert und in Gruppen eingeteilt:

• Heute
• Morgen
• Diese Woche – übermorgen bis Sonntag

Jede Karte zeigt:

• Uhrzeit von – bis und den Wochentag
• die Nummer der Tour, z. B. #123
• Stopps, Nutzeinheiten und die geplante Arbeitszeit. Eingeplante Pausen zählen mit – es ist die Zeit, die Sie unterwegs sind, keine Arbeitszeiterfassung.
• die Orte der Tour

Tour öffnen

1. Tippen Sie auf die Karte oder auf Öffnen.
2. Sie sehen alle Stopps in der geplanten Reihenfolge.

Wie es dort weitergeht, steht unter Tour.

Route starten

1. Tippen Sie auf der Karte auf Route.
2. Google Maps öffnet sich mit allen Stopps der Tour.

Mehr zur Route und ihren Grenzen: Tour.

Neu laden

Ziehen Sie die Seite nach unten und lassen Sie los. Mein Tag holt die Touren neu. Hat das Büro eine Tour umgeplant, sehen Sie die Änderung danach.

Im Browser oder in der App

• smart-sp läuft im Browser und als App für iPhone und Android. Mein Tag, Tour und Auftrag sind in beiden gleich. Die App finden Sie im App Store und bei Google Play.
• Bekommen Sie Ihre Termine als Google-Kalender-Termin, steht darin der Link Vollständigen Auftrag in smart-sp öffnen. Er führt direkt in die Tour. Ist die App installiert, öffnet der Link die App.
• Es gibt keinen Offline-Modus. Mein Tag lädt die Touren bei jedem Öffnen über das Netz.

Häufige Fragen

Warum sehe ich die Tour für nächsten Montag nicht?

Mein Tag zeigt nur Touren bis Sonntag der laufenden Woche. Touren der nächsten Woche erscheinen ab Montag. Am Sonntag sehen Sie deshalb nur noch die Touren von heute.

Warum ist eine Tour nicht dabei?

Mein Tag zeigt nur Touren, die

• Ihnen zugewiesen sind und
• einen festen Termin haben.

Fehlt eine Tour, fragen Sie im Büro, ob das Paket Ihnen zugewiesen und terminiert ist.

Was bedeutet „Keine Termine diese Woche“?

Für Sie ist bis Sonntag keine Tour geplant. Ist das falsch, ziehen Sie die Seite nach unten zum Neuladen. Bleibt die Seite leer, fragen Sie im Büro nach.

Was mache ich bei „Touren konnten nicht geladen werden“?

Die Verbindung ist weg oder zu schwach. Prüfen Sie Ihr Netz und tippen Sie auf Erneut versuchen.

Ich habe kein Außendienst-Modul. Wo finde ich meine Termine?

Dann zeigt das Dashboard die Kachel Mein Tag mit Ihren Paketen von heute bis Sonntag. Ein Tipp auf ein Paket öffnet die Paketansicht. Über das Symbol Route öffnen starten Sie Google Maps.

Siehe auch

• Tour
• Auftrag vor Ort
• Anmelden

Außendienst

Tour

Die Tour ist Ihr Tagesplan für ein Paket: alle Stopps in der Reihenfolge, die das Büro geplant hat.

Tour öffnen

1. Öffnen Sie Mein Tag.
2. Tippen Sie auf die Tour.

Zurück kommen Sie über die Leiste oben: Mein Tag › Tour #…

Kopfzeile

Oben stehen:

• Tag und Uhrzeit der Tour
• geplante Arbeit – die geplante Dauer der Tour
• eine Zeile zum Stand nach Uhrzeit, z. B. „Stopp 2 von 5 nach Plan · nächster um 10:30“

Info

„nach Plan“ heißt: nach der Uhrzeit im Plan. Die Zeile weiß nicht, was Sie schon erledigt haben.

Hat das Büro dem Termin einen eigenen Text gegeben, steht er im blauen Kasten Hinweise zum Termin.

Stopps

Jeder Stopp zeigt:

• geplante Uhrzeit von – bis
• Adresse
• Anzahl Nutzeinheiten und die Liegenschaftsnummer

Der Stopp, der laut Uhr gerade dran ist, hat einen farbigen Rand und das Schild jetzt oder als nächstes.

Pausen stehen als graue Zeile dazwischen, z. B. „Pause ab 12:00 · 30 Min“.

Tippen Sie auf einen Stopp, um den Auftrag zu öffnen: Auftrag vor Ort.

Navigation starten

Zu einem Stopp: Tippen Sie rechts am Stopp auf den Pfeil. Google Maps führt Sie zu dieser Adresse.

Ganze Tour: Tippen Sie unten auf Gesamte Route starten.

• Google Maps bekommt alle Stopps in der Reihenfolge der Tour.
• Start und Ziel ist Ihre Adresse aus dem Benutzerprofil, falls dort eine hinterlegt ist.
• Mehrere Aufträge direkt hintereinander im selben Haus zählen als ein Stopp.
• Google Maps übernimmt höchstens 9 Stopps. Hat die Tour mehr, meldet die App „Route gekürzt: Google Maps übernimmt nur 9 von … Stopps.“ Navigieren Sie dann ab Stopp 10 einzeln.

Ist Google Maps auf dem Gerät installiert, startet die Navigation in der Google-Maps-App.

Zeitfenster im Blick

Den Bewohnern wurde für ihre Nutzeinheit ein Zeitfenster angekündigt. Die Tour zeigt, ob Sie diese Zusagen noch halten.

Das funktioniert, sobald Sie an einem Stopp Ich bin da getippt haben (siehe Ankunft eintragen). Dann erscheint oben:

• im Plan, … Min hinter Plan oder … Min vor Plan
• … Zusagen gefährdet – so viele Nutzeinheiten erreichen Sie voraussichtlich nicht mehr in ihrem Fenster

An den Stopps steht zusätzlich:

• angekommen 09:12 – Ihre eingetragene Ankunft
• voraussichtlich 10:45 – geplante Zeit plus Ihr Verzug

Tipp

Maßgeblich ist die zuletzt eingetragene Ankunft. Tippen Sie an jedem Stopp Ich bin da, dann stimmt die Hochrechnung.

Häufige Fragen

Sieht das Büro, wann ich angekommen bin?

Nein. Die Ankunft bleibt nur auf Ihrem Gerät und verschwindet nach sieben Tagen. Auf einem anderen Gerät oder in einem anderen Browser ist sie nicht da.

Warum ist die Route in Google Maps kürzer als die Tour?

Google Maps nimmt höchstens 9 Stopps. Die App zeigt in diesem Fall einen Hinweis. Die restlichen Stopps navigieren Sie einzeln über den Pfeil am Stopp.

Warum startet die Route nicht bei mir zu Hause?

Die Route startet an der Adresse aus Ihrem Benutzerprofil. Fehlt sie dort, beginnt die Route am ersten Stopp. Lassen Sie die Adresse in Ihrem Benutzerprofil ergänzen.

Was bedeutet „Tour nicht gefunden“?

Das Paket gibt es nicht mehr, zum Beispiel weil das Büro es aufgelöst hat. Gehen Sie zurück zu Mein Tag und ziehen Sie die Seite nach unten zum Neuladen.

Was mache ich bei „Tour konnte nicht geladen werden“?

Die Verbindung fehlt. Prüfen Sie Ihr Netz und tippen Sie auf Erneut versuchen.

Siehe auch

• Mein Tag
• Auftrag vor Ort

Außendienst

Auftrag vor Ort

Der Auftrag zeigt eine Liegenschaft mit allen Nutzeinheiten. Hier melden Sie zurück, was Sie erledigt haben und wen Sie nicht angetroffen haben.

Auftrag öffnen

1. Öffnen Sie Ihre Tour.
2. Tippen Sie auf den Stopp.

Oben stehen Adresse, geplante Zeit, Art des Auftrags sowie Liegenschafts- und Auftragsnummer. Im blauen Kasten Hinweise steht, was das Büro zum Auftrag notiert hat, z. B. „Schlüssel beim Hausmeister“.

Zur Adresse führt Sie Navigation starten unten auf der Seite.

Ankunft eintragen

1. Tippen Sie bei Ankunft auf Ich bin da.
2. Neben Angekommen steht die Uhrzeit und Ihr Stand, z. B. 12 Min hinter Plan.

Zu spät getippt? Tippen Sie auf die Uhrzeit und stellen Sie die richtige ein. Mit dem X setzen Sie die Ankunft zurück.

Liegen Sie hinter Plan, warnt ein Hinweis, bei wie vielen Nutzeinheiten die zugesagte Zeit nicht mehr zu halten ist.

Info

Die Ankunft bleibt nur auf diesem Gerät. Das Büro sieht sie nicht.

Nutzeinheiten

Die Liste ist nach Zeitfenster sortiert. Jede Zeile zeigt:

• ein Symbol: grauer Kreis = offen, grüner Haken = erledigt, rotes Kreuz = nicht angetroffen
• das angekündigte Zeitfenster und den Namen
• eine Zeile zur Uhr, z. B. „Fenster läuft noch 25 Min“, „beginnt in 40 Min“ oder „Fenster seit 10 Min vorbei“

Haben Sie Ihre Ankunft eingetragen und liegen hinter Plan, steht dort stattdessen z. B. „verspätet — voraussichtlich 10:40“ oder „Fenster verpasst — voraussichtlich 11:05“.

Tippen Sie auf eine Zeile, um sie aufzuklappen. Dort stehen die geplanten Leistungen mit Anzahl. Leistungen für alle Nutzeinheiten stehen oben unter Für jede Nutzeinheit geplant.

Zeilen mit (Verwaltung) sind Hausverwaltung oder Ansprechpartner. Dort gibt es nichts zu melden.

Erledigt melden

1. Klappen Sie die Nutzeinheit auf.
2. Tippen Sie auf Erledigt.

Fertig. Die Meldung ist sofort gespeichert.

Nicht angetroffen melden

1. Klappen Sie die Nutzeinheit auf.
2. Tippen Sie auf Nicht angetroffen.
3. Optional: Schreiben Sie etwas in Ergänzung (optional), z. B. „Zettel an die Tür geklebt“.
4. Tippen Sie auf den Grund:
   • Niemand geöffnet
   • Zugang verwehrt / kein Schlüssel
   • Arbeit nicht möglich

Mit dem Grund ist die Meldung gespeichert.

Erst Text, dann Grund

Der Grund speichert sofort. Was Sie danach eintippen, geht verloren. Schreiben Sie die Ergänzung also vor dem Tipp auf den Grund.

Ohne Grund geht es nicht. Das Büro braucht ihn, um einen neuen Termin zu planen.

Rest als erledigt melden

Viele Nutzeinheiten, wenige Ausnahmen? Dann so:

1. Melden Sie zuerst die Nutzeinheiten, die Sie nicht angetroffen haben.
2. Tippen Sie oben an der Liste auf Erledigen (…). Die Zahl sagt, wie viele noch offen sind.
3. Bestätigen Sie mit Melden.

Bereits gemeldete Nutzeinheiten bleiben unverändert.

Meldung ändern

1. Klappen Sie die Nutzeinheit auf.
2. Tippen Sie auf Ändern.
3. Die Nutzeinheit steht wieder auf offen. Melden Sie neu.

Achtung

Ändern nimmt die Meldung sofort zurück, auch beim Büro. Melden Sie direkt danach neu.

Was das Büro sieht

• Im Job steht bei jeder Nutzeinheit die Rückmeldung: erledigt oder nicht angetroffen mit Grund, dazu Zeitpunkt, Ihr Name und Ihre Ergänzung.
• Alle „nicht angetroffen“ landen in der Nachfassliste. Von dort plant das Büro den neuen Termin.

Ihre Ankunftszeit sieht das Büro nicht.

Ohne Netz

• Jede Meldung wird sofort gesendet. Es gibt keinen Zwischenspeicher.
• Klappt das Senden nicht, springt die Anzeige zurück. Es erscheint „Rückmeldung konnte nicht gespeichert werden. Bitte erneut versuchen.“ Melden Sie noch einmal, sobald Sie Netz haben.
• Eine geöffnete Seite bleibt sichtbar, auch wenn das Netz weg ist. Neu laden geht erst wieder mit Netz.
• Ich bin da funktioniert auch ohne Netz.

Tipp

Im Keller kein Empfang? Merken Sie sich die Ausnahmen und melden Sie am Hauseingang.

Häufige Fragen

Die Meldung wird nicht gespeichert. Was tun?

• Prüfen Sie Ihr Netz und melden Sie erneut.
• Melden kann nur, wem das Paket zugewiesen ist. Wurde die Tour einem Kollegen gegeben, klappt die Meldung nicht. Fragen Sie im Büro.

Die Nutzeinheit steht schon auf „Nicht angetroffen“. Ich bin zum zweiten Mal hier.

Die alte Meldung bleibt stehen, bis jemand sie ändert. Tippen Sie auf Ändern und dann auf Erledigt. Erledigen (…) übernimmt solche Nutzeinheiten nicht.

Kann ich bei „Erledigt“ eine Notiz schreiben?

Nein. Eine Ergänzung gibt es nur bei Nicht angetroffen.

Was bedeutet „Keine Nutzeinheiten hinterlegt“?

Für diesen Auftrag hat das Büro keine Nutzeinheiten erfasst. Fragen Sie im Büro nach.

Ich sehe keine Telefonnummern der Bewohner.

Das ist so gewollt. Im Außendienst stehen nur Name und Zeitfenster der Nutzeinheiten.

Siehe auch

• Tour
• Mein Tag
• Nachfassliste

Auswertungen

Auswertungen

Auswertungen gibt es an zwei Stellen: im Bereich Auswertungen im Menü und als Kacheln auf dem Dashboard.

Bereich Auswertungen

Im Menü steht der Abschnitt Auswertungen mit:

• Übersicht – alle Auswertungen als Kacheln
• einem Eintrag je Auswertung, derzeit Nachfassliste

Jede Kachel nennt die Frage, die die Auswertung beantwortet. Klicken Sie auf die Kachel oder auf Öffnen.

Auswertung	Frage	Braucht
Nachfassliste	Wo müssen wir nachfassen?	Modul Außendienst

Fehlt das Modul, steht die Kachel grau mit dem Hinweis Modul „Außendienst“ erforderlich. Ist gar keine Auswertung freigeschaltet, fehlt der Menüabschnitt Auswertungen ganz.

Kacheln im Dashboard

Das Dashboard zeigt dem Büro Kennzahlen als Kacheln. Bei den meisten wählen Sie oben rechts das Jahr: Vorjahr, laufendes oder nächstes Jahr.

Kachel	Was sie zeigt
Kritische Jobs	Jobs ohne Termin, nach Restzeit bis zum Ende ihres Intervalls: Kritisch unter 14 Tage oder schon vorbei, Medium 14 bis 29 Tage, Ok ab 30 Tage.
Team	Alle Benutzer mit Rolle und die belegten Benutzerplätze.
Terminverlauf	Wie viele Jobs in jedem Monat einen Termin haben.
Zeiten pro Monat	Kalkulierte Stunden je Monat, siehe unten.
Kapazitätsvorschau	Geplante Stunden je Kalenderwoche ab der laufenden Woche, für 8 Wochen oder 12 Wochen.
Skill-Bedarf vs. Verfügbarkeit	Je Qualifikation: wie viele terminierte Aufträge sie brauchen und wie viele Monteure sie haben (niemand, bis 2 Monteure, gut abgedeckt).
Regionale Auslastung	Karte mit einem Kreis je Postleitzahl. Je größer der Kreis, desto mehr kalkulierte Stunden.

Terminverlauf

Die Kachel zählt die Jobs in Paketen, deren Termin im Google-Kalender steht. Ohne Verbindung zum Google-Kalender (siehe Mein Profil) bleibt sie leer.

Info

Alle Stunden kommen aus der kalkulierten Dauer der Jobs. Das ist keine erfasste Arbeitszeit. Pausen zählen nicht mit.

Zeiten pro Monat

• Oben wählen Sie die Ansicht: Gesamt, Auftragsart oder Pro Monteur.
• Daneben den Zeitraum: Jahr (Kalenderjahr) oder 12 Mon. (die letzten zwölf Monate).
• Die Zahlen darüber zeigen z. B. Ø pro Monat und die Summe, im laufenden Jahr auch eine Prognose für den aktuellen Monat.
• Gesamt zeigt die Kurve des Zeitraums, die geplanten Monate gestrichelt und das Vorjahr grau.
• Klicken Sie auf einen Punkt, einen Balken oder eine Zelle. Sie sehen die Liste der Aufträge mit Auftragsart, Ort und Dauer.

Wer sieht was

	Administrator	Kundenrolle	Monteur (Rolle Nutzer)
Bereich Auswertungen	ja	mit Recht Auswertungen	nein
Kritische Jobs, Terminverlauf, Zeiten pro Monat, Regionale Auslastung	ja	mit Recht Dashboard	nein
Team, Kapazitätsvorschau, Skill-Bedarf vs. Verfügbarkeit	ja	nein	nein
Zeiten pro Monat, Ansicht Pro Monteur	ja	nein	nein

Kacheln mit Angaben zu einzelnen Mitarbeitern sieht nur der Administrator. Monteure sehen statt der Kacheln ihre Termine, siehe Mein Tag.

Welche Rechte eine Kundenrolle hat, legen Sie unter Rollen fest.

Häufige Fragen

Warum fehlt der Menüpunkt Auswertungen?

Entweder hat Ihre Rolle das Recht Auswertungen nicht. Oder es ist keine Auswertung freigeschaltet, weil das Modul Außendienst fehlt.

Warum sehe ich weniger Kacheln als mein Kollege?

Team, Kapazitätsvorschau und Skill-Bedarf vs. Verfügbarkeit sieht nur der Administrator. Mit einer Kundenrolle fehlen sie.

Warum ist „Zeiten pro Monat“ leer?

Die Kachel zählt nur Jobs mit Termin und Dauer. Es erscheint „Keine kalkulierten Zeiten“, wenn im Zeitraum kein terminierter Job eine Dauer hat.

Wie aktualisiere ich die Zahlen?

Laden Sie das Dashboard neu. Auf dem Handy oder Tablet ziehen Sie die Seite nach unten.

Siehe auch

• Nachfassliste
• Rollen
• Jobs

Auswertungen

Nachfassliste

Die Nachfassliste beantwortet die Frage: Wo müssen wir nachfassen? Sie sammelt alle Nutzeinheiten, die der Monteur vor Ort als Nicht angetroffen gemeldet hat – mit Grund.

Nachfassliste öffnen

Öffnen Sie Auswertungen → Nachfassliste.

Nachfassliste öffnen

Die Einträge entstehen, wenn ein Monteur im Außendienst „nicht angetroffen“ meldet, siehe Auftrag vor Ort.

Kacheln

• Die erste Kachel Nachfassfälle zeigt, wie viele Einträge die Liste mit den aktuellen Filtern hat. Ein Klick darauf hebt den Grundfilter auf.
• Die drei anderen Kacheln zählen je Grund: Niemand geöffnet, Zugang verwehrt / kein Schlüssel, Arbeit nicht möglich. Ein Klick filtert auf diesen Grund, ein zweiter Klick hebt den Filter wieder auf.

Die Zahlen je Grund hängen nur von Zeitraum und Suche ab.

Filtern

Zeitraum

Wählen Sie Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Laufender Monat oder Gesamter Zeitraum. Voreingestellt sind die letzten 30 Tage.

• Gemeldete Fehlanfahrten zählen nach dem Tag der Meldung.
• Nutzeinheiten ohne Rückmeldung zählen nach dem Termin des Pakets.

Suche

Das Suchfeld findet Name der Nutzeinheit, Straße, Ort, Auftragsnummer und Liegenschaftsnummer, z. B. „Musterstraße“.

Auch ohne Rückmeldung

Schalten Sie Auch ohne Rückmeldung ein. Dann kommen Nutzeinheiten dazu, zu denen gar nichts gemeldet wurde und deren Termin vor heute lag. Die Zahl am Schalter sagt, wie viele das sind.

Mit einem gewählten Grund lässt sich der Schalter nicht einschalten. Einen Grund gibt es nur bei gemeldeten Fehlanfahrten.

Aktive Filter stehen als Schilder über der Tabelle. Mit dem x am Schild entfernen Sie einen Filter, mit Alle entfernen alle.

Tipp

Die Filter stehen in der Adresse der Seite. Speichern Sie die Seite als Lesezeichen oder schicken Sie den Link einem Kollegen.

Die Tabelle

Spalte	Inhalt
Termin	Termin der Nutzeinheit, sonst des Pakets
Nutzeinheit	Name, darunter das angekündigte Zeitfenster
Liegenschaft	Adresse
Auftrag	Auftragsnummer, darunter die Liegenschaftsnummer
Ergebnis	Grund in Kurzform, z. B. „kein Zugang“, oder „keine Meldung“
Notiz	Ergänzung des Monteurs
Gemeldet	Zeitpunkt der Meldung. Wer gemeldet hat, steht im Tooltip.

Klicken Sie auf eine Zeile, um die Details zu sehen. Über die Spaltenköpfe sortieren Sie. Voreingestellt ist der neueste Termin oben.

Was Sie mit einem Fall machen

1. Klicken Sie auf die Zeile.
2. Klicken Sie auf Paket öffnen. Die Seite Pakete zeigt genau dieses Paket.
3. Vereinbaren Sie dort einen neuen Termin, siehe Termin und Zeitfenster.
4. Kündigen Sie den Termin dem Bewohner an, siehe Anmeldungen.

Erreichen Sie den Bewohner telefonisch, halten Sie das im Kontaktprotokoll fest.

Paket öffnen erscheint nur, wenn das Modul Pakete gebucht ist.

Kein Abhaken

Die Liste hat keinen eigenen Status wie „erledigt“. Ein Fall verschwindet, wenn für die Nutzeinheit Erledigt gemeldet oder die Meldung zurückgenommen wird – oder wenn er aus dem Zeitraum fällt.

Als CSV exportieren

1. Stellen Sie die Filter ein.
2. Klicken Sie auf CSV.

Die Datei enthält alle Treffer der Filter, nicht nur die sichtbare Seite – höchstens 500. Sind es mehr, meldet die Seite „Export auf 500 von … Einträgen begrenzt. Bitte über die Filter weiter eingrenzen.“

Die Datei öffnet sich mit Umlauten direkt in Excel. Wer gemeldet hat, steht nicht in der Datei.

Häufige Fragen

Warum fehlt eine Fehlanfahrt vom letzten Monat?

Bei gemeldeten Fehlanfahrten zählt der Tag der Meldung, nicht der Termin. Wählen Sie einen größeren Zeitraum, z. B. Gesamter Zeitraum.

Warum fehlen Nutzeinheiten von heute ohne Rückmeldung?

Auch ohne Rückmeldung zeigt nur Termine vor heute. Heutige Termine erscheinen ab morgen.

Warum steht die Hausverwaltung nicht in der Liste?

Zeilen der Verwaltung werden nicht besucht und erscheinen deshalb nie.

Wie kommt ein Fall nach dem Zweittermin aus der Liste?

Das hängt davon ab, wie Sie den Zweittermin planen:

• Mit demselben Job: Planen Sie den Job in ein neues Paket ein. Der Monteur meldet die Nutzeinheit beim nächsten Besuch als Erledigt – dafür tippt er auf Ändern und dann auf Erledigt. Damit verschwindet der Fall aus der Liste.
• Mit einem neuen Job: Legen Sie einen neuen Job an, wenn der erste Besuch als Nachweis erhalten bleiben soll. Der alte Fall bleibt dann in der Nachfassliste stehen und dokumentiert den erfolglosen Besuch.

Was bedeutet „Keine Nachfassfälle in diesem Zeitraum“?

Im gewählten Zeitraum gibt es keine passenden Einträge. Prüfen Sie Zeitraum, Suche und Grundfilter.

Siehe auch

• Auswertungen
• Auftrag vor Ort
• Pakete
• Anmeldungen

Stammdaten

Berechnungstabellen

Berechnungstabellen sind Nachschlagetabellen für den Import. Aus ihnen ermittelt smart-sp, wie lange ein Job dauert und welche Fähigkeiten der Monteur dafür braucht. Die Dauer nutzt später der Job Planer, um Pakete zu füllen.

Sie finden die Seite unter Stammdaten → Berechnungstabellen.

Englische Beschriftung

Diese Seite ist noch englisch beschriftet (Calculations, show, update, delete). Die Bezeichnungen unten sind so geschrieben, wie Sie sie sehen.

Wofür Berechnungstabellen da sind

Jede Tabelle hat einen Type:

• Zeiten – je Kombination die Dauer in Minuten.
• Skills – je Kombination die benötigte Fähigkeit.

Jede Zeile besteht aus Identifier und Value:

Spalte	Inhalt	Beispiel
Identifier	Leistung und Gerät bzw. Material aus der Importdatei, getrennt durch einen Doppelpunkt	Montage:Rauchwarnmelder
Value	bei Zeiten: Dauer in Minuten, bei Skills: Nummer der Fähigkeit	15

Beim Import sucht smart-sp für jede Position des Auftrags die passende Zeile und rechnet die Minuten in die Dauer des Jobs ein (bei mehreren gleichen Geräten entsprechend öfter). Die Fähigkeiten landen im Job unter Erforderliche Skills. Das gilt für den Minol- und den HLN-Import und für Aufträge, die smart-sp automatisch bei ista abruft. Beim Hochladen einer ista-CSV-Datei werden die Tabellen nicht genutzt.

Schreibweise

Der Identifier muss genau so lauten wie in der Importdatei – mit denselben Leerzeichen und derselben Groß- und Kleinschreibung. Sonst findet der Import die Zeile nicht.

Tabelle öffnen

1. Öffnen Sie Stammdaten → Berechnungstabellen.
2. Die Liste zeigt Id, Name, Type und System.
3. Klicken Sie auf den Namen der Tabelle oder auf show.

Die Tabelle öffnet sich mit ihrem Namen als Überschrift und den Spalten Id, Identifier und Value.

Einträge suchen: Klicken Sie rechts oben auf das Trichter-Symbol. Über der Tabelle erscheinen die Felder Filter Id, Filter Identifier und Filter Value. Die Liste zeigt dann nur Zeilen, die den eingegebenen Text enthalten. Mit dem × im Feld leeren Sie den Filter.

Einträge pflegen

Neue Tabellen, neue Einträge und Änderungen an den Tabellen Ihrer Firma richtet derzeit der smart-sp-Support ein. Deshalb sehen Sie in den Tabellen keine Knöpfe zum Hinzufügen oder Ändern. Schreiben Sie an info@smart-sp.de und nennen Sie die Tabelle, die Kombination (Identifier) und den gewünschten Wert.

Tabellen mit System = 1 gibt smart-sp vor.

Häufige Fragen

Warum hat ein importierter Job keine oder eine zu kurze Dauer?

Für eine Position fehlt die passende Zeile in der Zeiten-Tabelle, oder der Identifier ist anders geschrieben. Die Position zählt dann mit 0 Minuten; beim HLN-Import nimmt smart-sp stattdessen die Vorgabezeit aus der Datei. Haben Sie in den Einstellungen eine Mindestdauer für Aufträge hinterlegt, bekommt der Job mindestens diese Dauer. Fehlt Ihnen eine Kombination dauerhaft, schreiben Sie an info@smart-sp.de.

Wirkt eine geänderte Zeile auf Jobs, die schon importiert sind?

Nein. Die Tabellen werden nur beim Import gelesen. Bei vorhandenen Jobs ändern Sie die Dauer direkt im Job (siehe Jobs).

Siehe auch

• Import
• Fehler beim Import
• Job Planer

Stammdaten

Materialien

Materialien sind die Artikel, um die es bei einem Job geht – etwa Rauchwarnmelder, Wasserzähler oder Heizkostenverteiler. Zusammen mit einem Aktionstyp (was gemacht wird) und einer Anzahl ergeben sie die Leistungen eines Jobs.

Sie finden die Seite unter Stammdaten → Materialien.

Die meisten Materialien legt der Import selbst an: Kommt in einer Minol-Datei oder in einem ista-Auftrag ein Artikel vor, den es noch nicht gibt, entsteht er hier automatisch. Bei ista-Aufträgen trägt smart-sp auch die Beschreibung nach, solange das Feld noch leer ist.

Material suchen

Tippen Sie in das Suchfeld „Nach Artikel-Nr. oder Beschreibung suchen...“. Die Liste zeigt sofort nur passende Einträge. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Liste.

Material anlegen

1. Klicken Sie oben rechts auf das runde + (Material hinzufügen).
2. Tragen Sie die Artikel-Nr. ein. Ohne sie erscheint „Artikel-Nr. muss angegeben werden“.
3. Tragen Sie optional eine Beschreibung ein.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Es erscheint „Material erfolgreich hinzugefügt.“

Jede Artikel-Nr. nur einmal

smart-sp prüft beim Anlegen nicht, ob es die Artikel-Nr. schon gibt. Suchen Sie vorher, damit keine doppelten Einträge entstehen.

Material ändern oder löschen

• Ändern: Klicken Sie in der Zeile auf den Stift (Bearbeiten), passen Sie die Felder an und klicken Sie auf Speichern.
• Löschen: Klicken Sie auf den Papierkorb (Löschen) und bestätigen Sie „Material löschen?“ mit Löschen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Importierte Materialien nicht umbenennen oder löschen

Der Import erkennt ein Material an seiner Artikel-Nr. Ändern oder löschen Sie sie, legt der nächste Import das Material mit der ursprünglichen Nummer neu an. Pflegen Sie stattdessen die Beschreibung.

Jobs, die ein gelöschtes Material verwenden, zeigen dort N/A, der Anmeldebrief „Unbekanntes Material“.

Wo Materialien verwendet werden

Stelle	Was dort steht
Job → Haushalte	Je Haushalt unter Materialien für …: Leistung, Artikel (= Material) und Anzahl. Mit Hinzufügen wählen Sie dort ein Material aus dieser Liste. Siehe Haushalte.
Job → Leistungen	Zusammenfassung aller Leistungen des Jobs.
Anmeldebrief	„Bei diesem Termin werden folgende Arbeiten durchgeführt:“ mit einer Zeile je Leistung, z. B. „2× Rauchwarnmelder - Austausch“. Vorne steht die Beschreibung des Materials, fehlt sie, die Artikel-Nr. Siehe Anmeldungen.
Bewohner-Portal	Dieselben Leistungen wie im Brief. Siehe Bewohner-Portal.
Auftrag des Monteurs	Die geplanten Leistungen je Nutzeinheit, mit Leistung und Artikel-Nr. Siehe Auftrag.

Beschreibung für Bewohner schreiben

Bewohner lesen die Beschreibung im Brief. „Rauchwarnmelder“ versteht jeder, eine Artikelnummer wie „16091“ nicht. Änderungen wirken auf alle Briefe, die danach erzeugt werden.

Häufige Fragen

Warum stehen hier Materialien, die niemand angelegt hat?

Der Import legt fehlende Artikel automatisch an. Das ist gewollt – so stehen sie sofort für Jobs und Briefe zur Verfügung.

Warum steht im Brief eine Nummer statt eines Namens?

Das Material hat keine Beschreibung. Tragen Sie eine ein; der nächste Brief zeigt sie.

Warum kann ich ein Material im Job nicht auswählen?

In der Auswahl Artikel stehen nur Materialien aus dieser Liste. Legen Sie es hier an und öffnen Sie den Job danach neu.

Siehe auch

• Aktionstypen
• Haushalte eines Jobs
• Anmeldungen

Stammdaten

Aktionstypen

Ein Aktionstyp sagt, was bei einem Job gemacht wird – zum Beispiel Montage, Austausch, Prüfung oder Ablesung. Zusammen mit einem Material und einer Anzahl ergibt er eine Leistung des Jobs. In den Jobs heißt der Aktionstyp deshalb Leistung.

Sie finden die Seite unter Stammdaten → Aktionstypen.

Die meisten Aktionstypen legt der Import selbst an: Kommt in einer Minol-Datei oder in einem ista-Auftrag eine Tätigkeit vor, die es noch nicht gibt, entsteht sie hier automatisch.

Aktionstyp suchen

Tippen Sie in das Suchfeld „Nach Name oder Beschreibung suchen...“. Die Liste zeigt sofort nur passende Einträge. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Liste.

Aktionstyp anlegen

1. Klicken Sie oben rechts auf das runde + (Aktionstyp hinzufügen).
2. Tragen Sie den Name ein. Ohne ihn erscheint „Name muss angegeben werden“.
3. Tragen Sie optional eine Beschreibung ein.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Es erscheint „Aktionstyp erfolgreich hinzugefügt.“

Aktionstyp ändern oder löschen

• Ändern: Stift (Bearbeiten) → Felder anpassen → Speichern.
• Löschen: Papierkorb (Löschen) → „Aktionstyp löschen?“ mit Löschen bestätigen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Importierte Aktionstypen nicht umbenennen oder löschen

Der Import erkennt einen Aktionstyp an seinem Name. Ändern oder löschen Sie ihn, legt der nächste Import den Aktionstyp mit dem ursprünglichen Namen neu an. Pflegen Sie stattdessen die Beschreibung.

Jobs, die einen gelöschten Aktionstyp verwenden, zeigen dort als Leistung N/A, der Anmeldebrief „Unbekannte Aktion“.

Wo Aktionstypen wirken

Stelle	Was dort steht
Job → Haushalte	Je Haushalt unter Materialien für … im Feld Leistung. Siehe Haushalte.
Job → Leistungen	Zusammenfassung aller Leistungen des Jobs.
Anmeldebrief	„Bei diesem Termin werden folgende Arbeiten durchgeführt:“, je Leistung eine Zeile wie „2× Rauchwarnmelder - Austausch“. Hinten steht die Beschreibung des Aktionstyps, fehlt sie, der Name. Siehe Anmeldungen.
Bewohner-Portal	Dieselben Leistungen wie im Brief. Siehe Bewohner-Portal.
Auftrag des Monteurs	Die geplanten Leistungen je Nutzeinheit, z. B. „Austausch — 16091“ (Name des Aktionstyps und Artikel-Nr.). Siehe Auftrag.

Beschreibung für Bewohner schreiben

Importierte Namen sind oft Kürzel. Eine Beschreibung wie „Austausch“ oder „Funktionsprüfung“ macht den Brief verständlich. Sie wirkt auf alle Briefe, die danach erzeugt werden.

Die Dauer und die benötigten Fähigkeiten eines Jobs hängen nicht am Aktionstyp, sondern an den Berechnungstabellen. Diese lesen die Bezeichnungen direkt aus der Importdatei – eine geänderte Beschreibung hat darauf keinen Einfluss.

Häufige Fragen

Warum stehen hier Aktionstypen, die niemand angelegt hat?

Der Import legt fehlende Tätigkeiten automatisch an. So stehen sie sofort für Jobs und Briefe zur Verfügung.

Warum steht im Brief ein Kürzel statt eines verständlichen Worts?

Der Aktionstyp hat keine Beschreibung. Tragen Sie eine ein; der nächste Brief zeigt sie.

Was ist der Unterschied zwischen Aktionstyp und Material?

Das Material ist der Gegenstand (z. B. Rauchwarnmelder), der Aktionstyp die Tätigkeit daran (z. B. Austausch). Erst beides zusammen mit der Anzahl ist eine Leistung.

Siehe auch

• Materialien
• Berechnungstabellen
• Haushalte eines Jobs

Verwaltung

Benutzer

Unter Verwaltung → Benutzer verwalten Sie alle Zugänge Ihres Unternehmens: Büro, Disposition und Monteure. Die Seite hat zwei Reiter: Benutzer und Rollen. Was eine Rolle darf, steht unter Rollen und Rechte.

Benutzer anlegen

1. Öffnen Sie Verwaltung → Benutzer.
2. Klicken Sie auf den runden Knopf mit dem Plus (Benutzer hinzufügen) unter der Liste.
3. Füllen Sie im Dialog Neuer Benutzer die Pflichtfelder aus: Email*, Name*, Straße*, PLZ* und Ort*. Handheld ist freiwillig.
4. Wählen Sie unter Rolle die passende Rolle. Vorgewählt ist die feste Rolle für Monteure.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Die Adresse im Feld Email* ist der Benutzername: Mit ihr meldet sich der Benutzer an, und an sie gehen Passwort-Reset-E-Mails. Sie muss in ganz smart-sp eindeutig sein, also auch bei anderen smart-sp-Kunden noch frei sein. Groß- und Kleinschreibung zählen dabei nicht.

Kein Passwort, keine Einladung

smart-sp verschickt beim Anlegen keine E-Mail, und der neue Benutzer hat noch kein Passwort. Damit er sich anmelden kann, senden Sie ihm eine Passwort-Reset-E-Mail (siehe Passwort zurücksetzen). Alternativ klickt er auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen? und gibt seine E-Mail-Adresse ein.

Nach dem Anlegen ist das Feld E-Mail (Benachrichtigungen) im Profil des Benutzers noch leer. Tragen Sie dort eine Adresse ein, wenn der Benutzer Anmeldungen per E-Mail an Bewohner versenden soll (siehe Benutzer bearbeiten).

Meldungen im Dialog:

• „E-Mail muss angegeben werden“ bzw. „Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein“
• „Eine Postleitzahl muss mindestens vierstellig sein“

Benutzerplätze

Über der Liste zeigt die Karte Benutzerplätze, wie viele Plätze belegt sind, zum Beispiel „3 von 4 belegt“. Darunter steht die Aufschlüsselung: im Paket enthaltene Plätze, zusätzlich gebuchte Plätze und der Preis je weiterem Platz.

• Jedes Paket und die Testphase enthalten 3 Benutzer. Weitere Plätze buchen Sie unter Abo & Abrechnung, dort steht auch der aktuelle Preis.
• Jeder Benutzer zählt, egal mit welcher Rolle.
• Wenn Sie einen Benutzer löschen, wird sein Platz sofort frei.
• Sind mehr Benutzer angelegt als Plätze gebucht, bleiben alle nutzbar. Neue Benutzer können Sie aber erst anlegen, wenn wieder ein Platz frei ist.

Unter dem Balken steht der Weg zum nächsten Platz:

Anzeige	Bedeutung
Plätze verwalten / Weitere Plätze buchen	Führt zu Abo & Abrechnung, dort buchen Sie Plätze dazu (siehe Abo und Module).
Paket buchen, um weitere Plätze hinzuzufügen	Sie sind in der Testphase. Zusätzliche Plätze gibt es erst mit einem gebuchten Paket.
„Für weitere Plätze wenden Sie sich bitte an uns.“	Plätze lassen sich für Ihr Konto nicht selbst buchen, zum Beispiel in der iOS-App oder ohne Abo in der App.

Klicken Sie bei vollem Kontingent auf Benutzer hinzufügen, öffnet sich statt des Formulars der Hinweis Alle Benutzerplätze belegt. Je nach Konto führt Platz dazubuchen oder Paket buchen direkt zum richtigen Ort.

Benutzer bearbeiten

Klicken Sie in der Liste auf einen Benutzer. Es öffnet sich seine Seite Einstellungen mit zwei Bereichen: Persönliches Profil und Sicherheit & Zugriff.

Unter Persönliches Profil → Kontaktdaten ändern Sie E-Mail (Benachrichtigungen), Name, Straße, PLZ, Stadt und Telefon. Klicken Sie danach auf Speichern. Der Benutzername ist hier nur zu sehen; ändern lässt er sich über die Admin-Aktionen.

E-Mail (Benachrichtigungen)

Diese Adresse ist unabhängig vom Benutzernamen. Ohne sie kann der Benutzer keine Anmeldungen per E-Mail versenden. Außerdem bestimmt sie das Profilbild.

Fähigkeiten

Im Kasten Fähigkeiten wählen Sie aus, was der Benutzer kann. Klicken Sie danach auf Speichern unter dem Kasten. Ausgegraute Einträge lassen sich nicht wählen.

Die Fähigkeiten passen zu den Erforderlichen Skills eines Jobs. Die Routenoptimierung im Job Planer kann sie mit Skills berücksichtigen beachten.

Die Liste der Fähigkeiten pflegt derzeit smart-sp. Fehlt Ihnen eine Fähigkeit, schreiben Sie an info@smart-sp.de.

Admin-Aktionen

Bei anderen Benutzern finden Sie unter Sicherheit & Zugriff die Karte Admin-Aktionen. Bei Ihrem eigenen Konto fehlt sie: Ihren eigenen Benutzernamen, Ihre eigene Rolle und Ihr eigenes Konto ändert ein anderer Administrator.

Benutzername ändern

1. Tragen Sie unter Benutzername ändern die neue Adresse in Neuer Benutzername / E-Mail ein.
2. Klicken Sie auf Ändern.

Der Benutzername muss eine E-Mail-Adresse sein, sonst kann smart-sp keine Passwort-Reset-E-Mails verschicken. Ist die Adresse schon vergeben, erscheint Benutzername bereits vergeben mit „Die angegebene E-Mail-Adresse wird bereits von einem anderen Benutzer verwendet.“

Sagen Sie dem Benutzer Bescheid: Ab sofort meldet er sich mit der neuen Adresse an.

Passwort zurücksetzen

1. Klicken Sie unter Passwort zurücksetzen auf Passwort-Reset-E-Mail senden.
2. Bestätigen Sie mit E-Mail senden.

Der Benutzer bekommt einen Link, mit dem er selbst ein neues Passwort vergibt. Laut App ist der Link eine Stunde gültig. Ein Passwort für einen anderen Benutzer direkt eintragen können Sie nicht.

Ist der Benutzername keine E-Mail-Adresse, ist der Knopf gesperrt. Ändern Sie dann zuerst den Benutzernamen in die E-Mail-Adresse des Benutzers.

Rolle ändern

1. Wählen Sie unter Rolle ändern in Neue Rolle die gewünschte Rolle.
2. Bestätigen Sie den Dialog Rolle ändern mit Rolle ändern.

Die Rolle bestimmt, welche Seiten der Benutzer sieht. Laut Dialog wirkt die Änderung, sobald der Benutzer die App neu lädt oder wieder öffnet. Welche Rollen es gibt, steht unter Rollen und Rechte.

Benutzer löschen

1. Öffnen Sie den Benutzer und wechseln Sie zu Sicherheit & Zugriff.
2. Klicken Sie in den Admin-Aktionen auf Benutzer löschen.
3. Lesen Sie im Dialog Benutzer löschen, was gelöscht wird: das Konto, die Kontaktdaten, die Einstellungen, die Skills und die persönlichen Kalkulationen.
4. Sind dem Benutzer Pakete zugeordnet, zeigt der Dialog sie an. Wählen Sie, wohin sie gehen:
   • Einem anderen Benutzer zuweisen und dann den Neuen Bearbeiter*, oder
   • Zuordnung entfernen, die Pakete bleiben ohne Bearbeiter.
5. Klicken Sie auf Benutzer löschen bzw. Pakete übergeben und löschen.

Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Einträge im Kontaktprotokoll und gemeldete Ergebnisse aus dem Außendienst bleiben als Nachweis erhalten und zeigen danach „gelöschter Benutzer“.

Alle Pakete wandern mit

Einem anderen Benutzer zuweisen übergibt alle Pakete des Benutzers, auch längst vergangene. Auswertungen je Monteur rechnen die alte Arbeit danach dem neuen Bearbeiter zu. Mit Zuordnung entfernen fällt sie aus diesen Auswertungen heraus.

Ist ein Google Kalender verbunden, trägt smart-sp bei bevorstehenden Terminen den neuen Bearbeiter nach. Vergangene Termine behalten den alten Namen. Klappt der Abgleich nicht, erscheint „Ein Google-Termin konnte nicht aktualisiert werden.“ Öffnen und speichern Sie das Paket dann einmal.

Häufige Fragen

Der neue Benutzer kann sich nicht anmelden

Beim Anlegen bekommt der Benutzer kein Passwort und keine E-Mail. Senden Sie ihm eine Passwort-Reset-E-Mail oder lassen Sie ihn Passwort vergessen? auf der Anmeldeseite nutzen.

Beim Anlegen kommt eine Fehlermeldung

Die Meldung lautet „Fehler beim hinzugefügen des Benutzers, bitte versuchen Sie es später erneut.“ Meist ist die E-Mail-Adresse schon vergeben, auch ein Konto bei einem anderen smart-sp-Kunden zählt. Verwenden Sie eine andere Adresse.

Warum ist der Knopf für die Passwort-Reset-E-Mail gesperrt?

Der Benutzername ist keine E-Mail-Adresse. Ändern Sie ihn unter Benutzername ändern.

Wie ändere ich meinen eigenen Benutzernamen oder meine eigene Rolle?

Gar nicht selbst: Die Admin-Aktionen gibt es nur für andere Benutzer. Bitten Sie einen zweiten Administrator darum. Es lohnt sich deshalb, mindestens zwei Benutzern die Rolle Administrator zu geben.

Ich sehe den Menüpunkt Benutzer nicht

Den Menüpunkt sehen nur Administratoren, und das Modul Benutzer muss gebucht sein. Eigene Rollen können diese Seite nicht freigeben.

Kann ich einen Benutzer sperren statt löschen?

Eine Sperre gibt es in smart-sp nicht. Wer keinen Zugang mehr haben soll, muss gelöscht werden. Eine andere Rolle schränkt nur ein, welche Seiten er sieht.

Siehe auch

• Rollen und Rechte
• Abo und Module
• Mein Profil und Einstellungen
• Anmelden und Registrieren

Verwaltung

Rollen und Rechte

Jeder Benutzer hat genau eine Rolle. Die Rolle bestimmt, welche Seiten er im Menü sieht und öffnen kann. Rollen verwalten Sie unter Verwaltung → Benutzer im Reiter Rollen. Zuweisen können Sie eine Rolle beim Anlegen eines Benutzers oder später unter Rolle ändern.

Feste Rollen und eigene Rollen

Rolle	Sieht
Admin (feste Rolle, Administrator)	Alles, was Ihr Unternehmen gebucht hat. Verwaltet außerdem Benutzer, Rollen, das Abo und die Firmeneinstellungen.
User (feste Rolle, für Monteure)	Mein Tag bzw. das Dashboard mit seinen eigenen Terminen und die Benachrichtigungen. Er sieht nur, was ihm zugewiesen ist.
Eigene Rolle	Genau die Seiten, die Sie freigeben, mit den Daten Ihres ganzen Unternehmens.

In der Rollenauswahl heißen die festen Rollen Admin und User.

Die festen Rollen gelten für alle smart-sp-Kunden. Sie lassen sich weder ändern noch löschen. Neue Benutzer bekommen ohne andere Auswahl die feste Rolle für Monteure.

Jeder Benutzer kann unabhängig von seiner Rolle sein eigenes Profil und die Benachrichtigungen öffnen.

Eigene Rolle anlegen

1. Öffnen Sie Verwaltung → Benutzer und wechseln Sie zum Reiter Rollen.
2. Klicken Sie auf Neue Rolle.
3. Geben Sie einen Namen der Rolle* ein, zum Beispiel „Disponent“.
4. Haken Sie unter Sichtbare Seiten die Seiten an, die die Rolle sehen soll.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Der Name muss in Ihrem Unternehmen eindeutig sein und darf nicht wie eine feste Rolle heißen. Sonst erscheint „Eine Rolle mit diesem Namen gibt es bereits.“

Danach weisen Sie die Rolle Ihren Benutzern zu, siehe Rolle ändern.

Seiten freigeben

Unter Sichtbare Seiten stehen die Seiten nach Menübereich:

Bereich	Seiten
Navigation	Dashboard, Mein Tag, Druckaufträge, Anmeldungen
Stammdaten	Berechnungstabellen, Materialien, Aktionstypen
Verwaltung	Jobs, Pakete, Import
Auswertungen	Auswertungen
Planung	Job Planer, Kalender

• Eine Seite wirkt nur, wenn ihr Modul gebucht ist. Fehlt das Modul, ist das Häkchen ausgegraut und daneben steht „Modul „…“ nicht gebucht“.
• Ohne Dashboard startet der Benutzer auf der ersten freigegebenen Seite in der Reihenfolge der Tabelle. Ist gar keine Seite freigegeben, landet er bei den Benachrichtigungen oder in seinem Profil.
• Benutzer, Rollen, Abo & Abrechnung und die Firmenbereiche im Profil (Organisation, Integrationen, Finanzielle Verwaltung) lassen sich nicht freigeben. Sie bleiben beim Administrator.

Daten des ganzen Unternehmens

Benutzer mit einer eigenen Rolle arbeiten wie das Büro: Auf ihren Seiten sehen sie alle Pakete und alle Monteure Ihres Unternehmens, nicht nur die eigenen. Nur die feste Rolle für Monteure sieht ausschließlich, was ihr zugewiesen ist.

Einiges bleibt trotzdem beim Administrator: Die Mitarbeiter-Kacheln auf dem Dashboard (Team, Kapazität, Fähigkeiten, Zeiten je Monteur) sieht nur er.

Manche Aktionen hängen an bestimmten Seiten:

• Kontaktversuche im Kontaktprotokoll erfassen: mit Anmeldungen.
• Weitere Kontaktwege eines Haushalts sehen und pflegen: mit Jobs, Pakete, Job Planer oder Anmeldungen.
• Rückmeldungen aus dem Außendienst auch für fremde Pakete melden oder korrigieren: mit Pakete, Job Planer oder Jobs.

Beispiel: Disponent

Ein Disponent plant Termine und Touren, verwaltet aber keine Benutzer. Eine passende Rolle:

1. Legen Sie die Rolle „Disponent“ an.
2. Haken Sie Dashboard, Jobs, Pakete, Job Planer und Kalender an.
3. Verschickt der Disponent auch die Anmeldungen, haken Sie zusätzlich Anmeldungen an.
4. Speichern Sie und weisen Sie die Rolle den Disponenten zu.

Was Rollen nicht regeln

Die Freigaben steuern, was eine Rolle in der App sieht und öffnen kann: Menü, Seiten und Startseite. Sie sind keine Datensperre. Innerhalb Ihres Unternehmens trennt smart-sp die Daten nicht nach Rollen. Wer mit technischen Mitteln direkt auf die Schnittstelle von smart-sp zugreift, kann auch Daten von Seiten abrufen, die seine Rolle nicht zeigt.

Geben Sie Zugänge deshalb nur Personen, die die Daten Ihres Unternehmens grundsätzlich sehen dürfen.

Rolle bearbeiten oder löschen

• Bearbeiten: Klicken Sie bei der Rolle auf den Stift, ändern Sie Name oder Häkchen und klicken Sie auf Speichern. Die Änderung gilt für alle Benutzer mit dieser Rolle.
• Löschen: Klicken Sie auf den Papierkorb. Wählen Sie im Dialog eine Ersatzrolle und klicken Sie auf Löschen. Alle Benutzer der Rolle bekommen die Ersatzrolle. Administrator steht dabei nicht zur Wahl: Durch das Löschen einer Rolle wird niemand Administrator.

Wann wirkt eine Änderung?

Die App lädt die Rechte neu, wenn der Benutzer sie neu lädt oder wieder in den Vordergrund holt, und zusätzlich etwa alle fünf Minuten. Steht er gerade auf einer Seite, die er nicht mehr öffnen darf, wechselt die App auf Keine Berechtigung.

Häufige Fragen

Ein Benutzer sieht die Seite Keine Berechtigung

Die Meldung lautet „Die Seite „…“ ist für Ihre Rolle nicht freigegeben.“ Haken Sie die Seite in seiner Rolle an oder geben Sie ihm eine andere Rolle. Mit Zur Startseite kommt er zur ersten Seite, die er öffnen darf.

Ich habe die Seite angehakt, sie fehlt aber im Menü

Prüfen Sie, ob das Modul gebucht ist (siehe Abo und Module). Ist es gebucht, hat die App die neuen Rechte noch nicht geladen. Der Benutzer lädt die App neu.

Kann ich einer Rolle erlauben, Benutzer anzulegen?

Nein. Benutzer, Rollen und Abo bleiben dem Administrator vorbehalten. Geben Sie dem Benutzer bei Bedarf die Rolle Administrator.

Siehe auch

• Benutzer
• Abo und Module
• Probleme lösen

Verwaltung

Abo und Module

Unter Verwaltung → Abo & Abrechnung sehen Sie Ihr Paket, den Status, den Monatsbetrag, die Zusatzmodule und die Benutzerplätze. Ändern kann das nur ein Administrator, und nicht in der iOS-App (siehe In der iOS-App).

Alle Preise zeigt die App selbst an. Maßgeblich sind immer die Beträge auf der Seite Abo & Abrechnung und beim Buchen.

Testphase

Nach der Registrierung beginnt die Testphase.

• Im Menü steht oben der Hinweis Testphase · noch … Tage. Als Administrator kommen Sie mit einem Klick darauf zum Buchen.
• In den letzten sieben Tagen erscheint über der Seite „Ihre Testphase endet bald“ mit dem Knopf Jetzt upgraden.
• Die Testphase dauert 30 Tage. Sie können darin die Module nutzen, die im Paket Premium enthalten sind. Nicht dazu gehören die Zusatzmodule Druckaufträge, Bewohner-Portal und Außendienst.
• Die Testphase enthält 3 Benutzer. Zusätzliche Plätze gibt es erst mit einem gebuchten Paket.

Nach Ablauf der Testphase

Ab dem Tag nach dem Enddatum öffnet smart-sp nur noch Abo & Abrechnung, das Buchen und Ihr eigenes Profil. Alle anderen Seiten führen auf Ihre Testphase ist abgelaufen.

• Administratoren klicken dort auf Jetzt Paket buchen.
• Alle anderen sehen „Der Zugang für Ihre Organisation ist derzeit nicht freigeschaltet. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator.“

Nach der Buchung sind alle Seiten sofort wieder offen, ohne neue Anmeldung. Fragen zu Ihren Daten nach der Testphase? Sprechen Sie uns an: info@smart-sp.de.

Paket buchen

1. Öffnen Sie Abo & Abrechnung und klicken Sie auf Paket buchen. Alternativ: Jetzt Paket buchen oder Jetzt upgraden.
2. Schritt Paket & Module: Wählen Sie das Paket. Unter Module sehen Sie, was inklusive ist, und haken unter Weitere Module bzw. Importe Zusatzmodule an. Unter Benutzer stellen Sie die Zusätzlichen Plätze ein. Klicken Sie auf Weiter.
3. Schritt SEPA-Lastschrift: Bestätigen Sie die hinterlegte Bankverbindung oder klicken Sie auf Anderes Konto verwenden und füllen Kontoinhaber* und IBAN* aus. BIC (optional), USt-IdNr. (optional) und Steuernummer (optional) sind freiwillig. Klicken Sie auf Weiter.
4. Schritt Bestätigung: Prüfen Sie die Positionen und den Betrag. Haken Sie die Einzugsermächtigung und „Ich akzeptiere die AGB und die Widerrufsbelehrung.“ an. Buchen Sie Druckaufträge, kommt eine dritte Zustimmung zum Preis je Druckauftrag dazu.
5. Klicken Sie auf Kostenpflichtig buchen.

Am Ende steht „Vielen Dank! Ihre Buchung war erfolgreich.“ Das Paket ist sofort freigeschaltet.

• Zur Auswahl stehen nur Pakete, die derzeit buchbar sind.
• Manche Module setzen ein anderes voraus. Haken Sie so ein Modul an, setzt smart-sp das vorausgesetzte Modul mit.
• Haben Sie schon mehr als 3 Benutzer angelegt, sind mindestens so viele Zusatzplätze nötig, dass alle einen Platz haben. Der Schritt nennt die Mindestzahl.
• USt-IdNr. und Steuernummer übernimmt der Schritt aus den Unternehmensdaten.
• Unten im Schritt Bestätigung öffnen Sie AGB, Datenschutzerklärung und Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Ist für Ihr Konto ein individueller Monatspreis vereinbart, ist das Buchen in der App gesperrt: „Für Ihr Konto ist ein individueller Monatspreis vereinbart. Bitte sprechen Sie uns für die Buchung an.“

Zusatzmodule dazubuchen oder entfernen

Unter Module auf Abo & Abrechnung steht jedes Zusatzmodul mit seinem Monatspreis.

• Dazubuchen: Das Modul ist sofort freigeschaltet. Setzt es ein anderes Modul voraus, fragt die App nach und nennt den Preis. Bestätigen Sie mit Beide buchen.
• Druckaufträge haben keinen Monatspreis. Jeder versendete Druckauftrag wird einzeln abgerechnet und per Lastschrift eingezogen. Den Preis nennt die App, Sie bestätigen mit Einverstanden, buchen. Mehr unter Druckaufträge.
• Entfernen: Das Modul bleibt bis zum Ende der Abrechnungsperiode nutzbar. Bis dahin steht „wird zum … entfernt“ daneben. Mit Doch behalten nehmen Sie das zurück. Hängt ein anderes Modul daran, wird es mit entfernt.

Dazubuchen ohne Rückfrage

Ein Klick auf Dazubuchen bucht ein Modul ohne weitere Nachfrage, sofern es kein anderes Modul voraussetzt und keine Druckaufträge sind. Der Monatsbetrag oben ändert sich sofort.

Bei einem individuell vereinbarten Festpreis steht bei den Modulen „Im Festpreis enthalten“. Dazubuchen und Paketwechsel gehen dann nicht über die App.

Benutzerplätze ändern

Unter den Modulen sehen Sie die Karte Benutzerplätze (siehe Benutzer).

1. Stellen Sie neben Zusätzliche Plätze mit Minus und Plus die neue Zahl ein.
2. Klicken Sie auf Übernehmen.
3. Bestätigen Sie den Dialog mit Bestätigen.

• Mehr Plätze: sofort nutzbar, berechnet ab der nächsten Monatsrechnung. Den Preis je weiterem Platz zeigt die Seite an.
• Weniger Plätze: wirkt zum Ende der Abrechnungsperiode, bis dahin bleiben die Plätze berechnet. Neue Benutzer können Sie aber sofort nur noch bis zur neuen Grenze anlegen.
• Unter die Zahl Ihrer angelegten Benutzer geht es nicht: „Weniger Plätze gehen erst, wenn Benutzer gelöscht werden“.
• Zusätzliche Plätze werden auch neben einem Festpreis berechnet.

Tarif wechseln

• Auf Premium upgraden: Der Wechsel gilt sofort, ohne weitere Rückfrage.
• Auf Standard wechseln: Es öffnet sich Tarif wechseln. Haken Sie die Module an, die Sie behalten möchten, und klicken Sie auf Wechsel planen. Der Wechsel wirkt zum Ende der Abrechnungsperiode. Bis dahin steht „Geplanter Wechsel zu …“ auf der Seite, mit Rückgängig nehmen Sie ihn zurück.

Die Knöpfe erscheinen nur, wenn das andere Paket derzeit buchbar ist.

Zahlung per SEPA-Lastschrift

smart-sp zieht offene Beträge per SEPA-Lastschrift ein. Mindestens zwei Tage vor dem Einzug informiert Sie eine Vorabankündigung auf der Rechnung. Das Lastschriftmandat erteilen Sie beim Buchen im Schritt SEPA-Lastschrift oder später selbst.

Bankverbindung und Mandat verwalten Sie unter Mein Profil → Finanzielle Verwaltung (nur Administrator):

1. Klicken Sie auf Bankverbindung hinterlegen und füllen Sie Kontoinhaber* und IBAN* aus. BIC ist bei deutschen Banken nicht nötig. Klicken Sie auf Hinterlegen.
2. Klicken Sie unter Lastschriftmandat auf Lastschriftmandat erteilen.
3. Prüfen Sie im Dialog Bankverbindung, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz. Die Mandatsreferenz erzeugt smart-sp selbst.
4. Haken Sie die Ermächtigung an und klicken Sie auf Mandat erteilen.

• Bankverbindung bearbeiten: Das Mandat bleibt bestehen und gilt ab der nächsten Abbuchung für das neue Konto. Die Mandatsreferenz ändert sich nicht.
• Lastschrifteinzug beenden: Wählen Sie einen Grund* und bestätigen Sie. Bereits fällige Rechnungen überweisen Sie danach selbst. Mit Lastschrifteinzug erneut einrichten erteilen Sie ein neues Mandat.
• Der Status des Mandats heißt Aktiv, Noch nicht bestätigt, Beendet, Von der Bank abgelehnt oder Abgelaufen.

Abo kündigen

1. Klicken Sie auf Abo & Abrechnung unten auf Abo kündigen.
2. Bestätigen Sie mit Kündigen.

Ihr Zugang bleibt bis zum Ende der Abrechnungsperiode bestehen und endet dann. Bis dahin steht „Gekündigt — Zugang endet am …“ auf der Seite. Mit Reaktivieren nehmen Sie die Kündigung zurück.

Danach lassen sich keine Änderungen mehr speichern, smart-sp zeigt dann die Seite Ihre Testphase ist abgelaufen. Von dort buchen Administratoren jederzeit wieder ein Paket. Für Fragen zu Ihren Daten sprechen Sie uns an: info@smart-sp.de.

Status des Abos

Status	Bedeutung
Aktiv	Alles in Ordnung.
Mandat ausstehend	Das Lastschriftmandat fehlt noch.
Zahlung überfällig	Eine Abbuchung ist nicht eingegangen.
Ausgesetzt	Das Abo ist gesperrt.
Gekündigt	Das Abo ist beendet.

Bei Zahlung überfällig, Ausgesetzt und Gekündigt lässt smart-sp keine Änderungen mehr speichern. Ansehen geht weiter.

Zahlung überfällig und Ausgesetzt setzt smart-sp derzeit nicht automatisch. Bei offenen Zahlungen meldet sich unsere Buchhaltung bei Ihnen.

In der iOS-App

In der App für iPhone und iPad können Sie Ihr Abo nur ansehen. Buchen, Dazubuchen, Tarif wechseln und Kündigen gehen dort nicht, die App zeigt „Änderungen am Abo sind in dieser App nicht möglich.“ Das gilt auch für Administratoren.

Melden Sie sich dafür im Browser an: Abo & Abrechnung öffnen. In der Android-App funktioniert alles wie im Browser.

Modul nicht freigeschaltet

Öffnet jemand eine Seite, deren Modul nicht gebucht ist, erscheint Modul nicht freigeschaltet: „Dieser Bereich „…“ ist für Ihren Account nicht freigeschaltet.“ Als Administrator buchen Sie das Modul unter Zusatzmodule dazu. Fehlt dagegen nur das Recht der Rolle, heißt die Seite Keine Berechtigung, siehe Rollen und Rechte.

Häufige Fragen

Ich sehe keine Knöpfe zum Buchen

Das hat einen von drei Gründen: Sie sind kein Administrator, Sie nutzen die iOS-App, oder für Ihr Konto gilt ein individueller Festpreis.

Kein aktives Abo, obwohl wir zahlen

Dann läuft Ihr Vertrag außerhalb der App. Schreiben Sie uns an info@smart-sp.de, oder buchen Sie Ihr Paket mit den gewünschten Modulen hier in der App.

Beim Buchen kommt eine Fehlermeldung

Die Meldung kommt vom Server und ist manchmal englisch, etwa „Billing provider error“. Versuchen Sie es später noch einmal. Bleibt die Meldung, wenden Sie sich mit dem genauen Text an uns. Doppelt gebucht wird dabei nicht: Ein erneuter Klick auf Kostenpflichtig buchen auf derselben Seite zählt als dieselbe Bestellung.

Wo ändere ich die Bankverbindung?

Unter Mein Profil → Finanzielle Verwaltung, siehe Zahlung per SEPA-Lastschrift.

Siehe auch

• Benutzer
• Mein Profil und Einstellungen
• Probleme lösen

Verwaltung

Mein Profil und Einstellungen

Klicken Sie unten im Menü auf Ihren Namen. Es öffnet sich die Seite Einstellungen. Links (auf dem Handy oben) wählen Sie den Bereich:

Bereich	Wer sieht ihn
Persönliches Profil	alle
Sicherheit & Zugriff	alle
Organisation	nur Administrator
Integrationen	nur Administrator
Finanzielle Verwaltung	nur Administrator
Einstellungen	alle, zwei Firmenwerte nur Administrator

Wechseln Sie den Bereich mit ungespeicherten Änderungen, fragt die App „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Möchten Sie fortfahren?“.

Das Profil anderer Benutzer öffnen Administratoren über Benutzer.

Persönliches Profil

Kontaktdaten

Hier ändern Sie E-Mail (Benachrichtigungen), Name, Straße, PLZ, Stadt und Telefon. Klicken Sie danach auf Speichern.

• Der Benutzername ist die Adresse, mit der Sie sich anmelden. Sie sehen ihn hier nur. Ändern kann ihn ein Administrator, siehe Benutzername ändern.
• E-Mail (Benachrichtigungen) ist eine eigene Angabe. Ohne sie können Sie keine Anmeldungen per E-Mail an Bewohner versenden.

Fähigkeiten

Wählen Sie im Kasten Fähigkeiten aus, was Sie können, und klicken Sie auf Speichern. Die Fähigkeiten nutzt die Planung, um passende Monteure zu finden. Mehr unter Benutzer.

Sicherheit & Zugriff

Passwort ändern

1. Geben Sie Neues Passwort und Passwort wiederholen ein.
2. Klicken Sie auf Passwort ändern.

Die Farbmarke zeigt die Stärke: schwach, mittel oder stark. Der Knopf wird erst ab mittel aktiv. Dafür braucht das Passwort Groß- und Kleinbuchstaben, ein Sonderzeichen und mindestens 8 Zeichen, mit einer Ziffer reichen 6 Zeichen. Stark ist es mit mindestens 8 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffer und Sonderzeichen.

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, nutzen Sie auf der Anmeldeseite Passwort vergessen?, siehe Anmelden und Registrieren.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung fragt smart-sp bei jeder Anmeldung zusätzlich einen Code aus einer Authenticator-App auf Ihrem Handy ab.

1. Schalten Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren ein.
2. Klicken Sie auf QR-Code generieren.
3. Scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Authenticator-App. Alternativ geben Sie den angezeigten Code dort von Hand ein.
4. Klicken Sie auf Weiter.
5. Geben Sie den 6-stelligen Code aus der App ein und klicken Sie auf Verifizieren & Aktivieren.

Zum Abschalten schalten Sie den Schalter aus und bestätigen mit Deaktivieren.

Handy verloren?

Ohne Ihre Authenticator-App kommen Sie nicht mehr in Ihr Konto. Auch ein Administrator kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung eines anderen Benutzers in der App nicht abschalten. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Support unter info@smart-sp.de.

Organisation

Nur für Administratoren. Unter Unternehmensdaten pflegen Sie Unternehmensname, E-Mail, Telefon, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land, USt-IdNr. und Steuernummer. Klicken Sie danach auf Speichern.

Diese Angaben nutzt smart-sp an mehreren Stellen:

• In den Anmeldungen an die Bewohner erscheinen Name, Anschrift, Telefon und E-Mail Ihres Unternehmens, siehe Anmeldungen versenden.
• Beim Buchen eines Pakets übernimmt smart-sp USt-IdNr. und Steuernummer. Die Unternehmensdaten dienen dort als Rechnungsanschrift. Spätere Änderungen an den Unternehmensdaten übernimmt smart-sp nicht automatisch in die Rechnungsanschrift – schreiben Sie dafür an info@smart-sp.de.

Integrationen

Nur für Administratoren.

Google Kalender

Mit der Verbindung trägt smart-sp die Termine Ihrer Pakete in einen Google-Kalender ein. Die Verbindung gilt für Ihr ganzes Unternehmen.

1. Klicken Sie auf Mit Google Kalender verbinden.
2. Melden Sie sich bei Google an und erlauben Sie den Zugriff. Danach kommen Sie hierher zurück, und die App meldet „Google Kalender verbunden“.
3. Wählen Sie unter Kalender auswählen den Kalender.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Mit Verbindung entfernen trennen Sie die Verbindung. Steht dort „Die Verbindung zu Google Kalender ist abgelaufen oder ungültig“, klicken Sie auf Neu verbinden.

Daten bei Google

In den Terminen stehen Adressen und Angaben zu den Aufträgen. Klären Sie vorab, ob Ihr Unternehmen diese Daten an Google übermitteln darf.

Wie die Termine aussehen, steht unter Kalender und Termin und Zeitfenster.

Plattform-Anmeldedaten

Hier hinterlegen Sie Zugangsdaten zu fremden Portalen, mit denen smart-sp Aufträge abholt. Das braucht der Ista-Import.

1. Klicken Sie auf + Plattform hinzufügen.
2. Füllen Sie im Dialog Plattform die Felder Name, Typ, Benutzername und Passwort aus.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Für den Ista-Import legen Sie zwei Einträge an, beide mit dem Name „ista“ (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle):

Typ	Benutzername und Passwort
Platform	Ihr Zugang zum Ista-Leitstand
Microsoft SSO	das Microsoft-Konto, mit dem Sie sich dort anmelden

Fehlt ein Eintrag, bricht der Import mit „Es wurden keine Login-Daten für den Ista-Leitstand gefunden.“ bzw. „Es wurden keine Logindaten für Microsoft SSO gefunden.“ ab.

Mit Ändern und Löschen pflegen Sie bestehende Einträge.

Alle Felder ausfüllen

Fehlt beim Anlegen Name, Typ oder Benutzername, schließt Speichern den Dialog, ohne etwas anzulegen. Prüfen Sie danach, ob der Eintrag in der Tabelle steht.

Finanzielle Verwaltung

Nur für Administratoren. Hier hinterlegen Sie Bankverbindung und Lastschriftmandat. Die Schritte stehen unter Zahlung per SEPA-Lastschrift.

Einstellungen

Ändern Sie die Werte und klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Sprache

Unter Anwendungssprache wählen Sie Deutsch oder English. Die Oberfläche von smart-sp ist derzeit durchgehend deutsch, die Auswahl ändert daran nichts.

Mindestdauer für Aufträge

Nur für Administratoren, gilt für Ihr ganzes Unternehmen. Format HH:mm, zum Beispiel 01:30.

Ermittelt der Import für einen Job eine kürzere oder gar keine Dauer, setzt smart-sp diese Mindestdauer ein. Das gilt beim ista-Abruf über die Schnittstelle sowie beim Minol- und HLN-Import, nicht beim Hochladen einer ista-CSV-Datei. 00:00 schaltet das ab.

Minimum Zeitfenster für Termine

Nur für Administratoren, gilt für Ihr ganzes Unternehmen. Format HH:mm, zum Beispiel 00:15.

Ist ein Minimum gesetzt, bietet der Dialog für Termin und Zeitfenster Mindestdauer zu vollen Stunden abrunden an und hakt es vor. Dann beginnt jedes Zeitfenster eines Haushalts zur vollen Stunde, und kürzere Zeitfenster werden auf das Minimum verlängert. Schon gespeicherte Zeitfenster rundet smart-sp nicht nachträglich. Mehr unter Termin und Zeitfenster.

Dunkelmodus

Unten im Menü neben Ihrem Namen sitzt ein Schalter mit Sonne und Mond. Damit schalten Sie zwischen heller und dunkler Darstellung um. Die Wahl gilt nur auf diesem Gerät und in diesem Browser.

Häufige Fragen

Ich sehe Organisation, Integrationen und Finanzielle Verwaltung nicht

Diese Bereiche sehen nur Administratoren. Eigene Rollen können sie nicht freigeben.

Wie melde ich mich ab?

Über Abmelden im Menü, nicht in den Einstellungen.

Ich habe English gewählt, aber alles ist deutsch

Das ist derzeit so. Die Oberfläche gibt es nur auf Deutsch.

Siehe auch

• Benutzer
• Abo und Module
• Anmelden und Registrieren

Hilfe

Probleme lösen

Hier stehen die Meldungen, die in smart-sp seitenübergreifend auftauchen. Meldungen beim Import erklärt der Artikel Fehler beim Import.

Modul nicht freigeschaltet

Sie sehen die Seite Modul nicht freigeschaltet oder die Meldung „Dieses Modul ist für Ihren Account nicht freigeschaltet.“

Ursache: Der Bereich gehört zu einem Modul, das Ihre Organisation nicht gebucht hat. smart-sp blendet solche Bereiche im Menü aus; die Seite erscheint, wenn Sie einen Link oder ein Lesezeichen darauf öffnen.

Lösung: Wenden Sie sich an Ihren Administrator. Welche Module gebucht sind und wie man weitere dazubucht, steht unter Abo und Module.

Keine Berechtigung

Sie sehen die Seite Keine Berechtigung oder die Meldung „Für diese Aktion fehlt Ihnen die Berechtigung.“

Ursache: Das Modul ist gebucht, aber Ihre Rolle darf diese Seite oder Aktion nicht nutzen. Welche Seiten eine Rolle öffnen darf, legt der Administrator fest.

Lösung: Bitten Sie Ihren Administrator, die Seite für Ihre Rolle freizugeben. Wie das geht, steht unter Rollen und Rechte. Benutzer, Rollen und Abo bleiben immer dem Administrator vorbehalten.

Ihre Testphase ist abgelaufen

Sie sehen die Seite Ihre Testphase ist abgelaufen, und andere Seiten lassen sich nicht mehr öffnen.

Ursache: Die Testphase Ihrer Organisation ist vorbei, und es ist noch kein Paket gebucht.

Lösung:

• Administratoren klicken auf Jetzt Paket buchen. Die Schritte stehen unter Abo und Module.
• Alle anderen sehen den Text „Der Zugang für Ihre Organisation ist derzeit nicht freigeschaltet.“ Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Info

In der iOS-App lässt sich kein Paket buchen. Melden Sie sich dafür im Browser unter app.smart-sp.de an.

Ich lande plötzlich wieder auf der Anmeldeseite

Ursache: Ihre Anmeldung ist abgelaufen. smart-sp schickt Sie dann zurück zur Anmeldung.

Lösung: Melden Sie sich erneut an. Wenn Sie Ihr Passwort nicht mehr wissen, hilft Anmelden und Registrieren.

„Gespeichert, aber der Google-Kalender konnte nicht aktualisiert werden.“

Ursache: Das Paket ist gespeichert. Nur der Termin im Google-Kalender des Monteurs ist nicht auf dem neuesten Stand – meist, weil die Google-Verbindung abgelaufen ist.

Lösung: Speichern Sie das Paket später erneut. Tritt die Meldung dauerhaft auf, prüfen Sie die Google-Verbindung unter Mein Profil. Mehr zum Kalenderabgleich steht unter Termin und Zeitfenster.

Beim Löschen eines Pakets lautet die Meldung „Paket gelöscht, der Termin im Google-Kalender konnte aber nicht entfernt werden.“ Löschen Sie den Termin dann von Hand im Google-Kalender.

Die Hilfe in der App zeigt „nicht erreichbar“

Ursache: Die Hilfe kommt von hilfe.smart-sp.de. Ohne Internetverbindung zeigt die App die zuletzt geladene Fassung der Kurzhilfe, ganze Artikel öffnen sich erst wieder mit Verbindung.

Lösung: Prüfen Sie die Internetverbindung. Alles andere in smart-sp funktioniert unabhängig von der Hilfe weiter.

Mein Problem steht hier nicht

Schauen Sie in den Artikel zu der Seite, auf der das Problem auftritt – in der App öffnet ihn das Fragezeichen oben. Hilft das nicht weiter, schreiben Sie an den Support unter info@smart-sp.de. Nennen Sie dabei die Seite und den genauen Wortlaut der Meldung.

Hilfe

Neuigkeiten

Hilfe

Handbuch drucken

Hier steht das ganze Handbuch auf einer Seite. Über den Knopf öffnet sich der Druckdialog Ihres Browsers; dort wählen Sie einen Drucker oder Als PDF speichern. Jeder Artikel beginnt auf einer neuen Seite.

Die Seiten für Bewohner sind nicht enthalten. Gedruckte Fassungen veralten – die aktuelle Fassung steht immer unter hilfe.smart-sp.de.

Weitere

Fragen zu Ihrem Termin

Sie haben einen Brief oder eine E-Mail bekommen. Darin steht ein Termin für Ihre Wohnung. Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen.

Ihr Ansprechpartner

Fragen zu Ihrem Termin beantwortet das Unternehmen, das Sie angeschrieben hat. Seinen Namen finden Sie unten im Schreiben. Die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse steht im Satz „Bei Rückfragen stehen wir Ihnen … gerne zur Verfügung.“ Diese Hilfeseite kann Ihren Termin nicht ändern.

Warum habe ich einen Brief oder eine E-Mail bekommen?

Für Ihre Wohnung ist ein Termin geplant. An diesem Tag kommt ein Kundendienst zu Ihnen. Das Schreiben kündigt den Termin an. Darin stehen der Tag und ein Zeitfenster, zum Beispiel „zwischen 08:00 – 12:00 Uhr“.

Die E-Mail hat den Betreff „Kundendienstankündigung“. Im Schreiben steht: Die Arbeiten finden im Auftrag Ihrer Hausverwaltung oder Ihres Vermieters statt.

Wer kommt und warum?

Ein Kundendienst kommt in Ihre Wohnung. Er arbeitet an Ihren Messgeräten oder Rauchwarnmeldern.

Was genau gemacht wird, steht in Ihrem Schreiben. Suchen Sie den Satz „Bei diesem Termin werden folgende Arbeiten durchgeführt“. Dieselbe Liste sehen Sie auf der Termin-Seite unter Geplante Arbeiten.

Was muss ich tun?

1. Merken Sie sich den Tag und das Zeitfenster.
2. Sorgen Sie dafür, dass der Kundendienst im ganzen Zeitfenster in Ihre Wohnung kann.
3. Machen Sie die Geräte frei. Sind sie von Möbeln oder Verkleidungen verdeckt, räumen Sie diese vorher weg.

Tipp

Der Kundendienst darf keine Möbel, Verkleidungen oder Abdeckklappen entfernen. Das steht auch in Ihrem Schreiben. Der Grund ist die Versicherung.

Ich bin nicht zu Hause. Was nun?

Bitten Sie eine Person, der Sie vertrauen, den Kundendienst hineinzulassen. Das kann zum Beispiel ein Nachbar oder der Hauswart sein.

Danach können Sie auf der Termin-Seite Zugang ist geregelt antippen. Dann weiß das Büro Bescheid.

Im Schreiben steht außerdem:

• Bitte melden Sie Ihre Abwesenheit nicht.
• Die Termine sind nicht veränderbar.
• Ein eigener Einzeltermin kostet Geld.

Fragen dazu stellen Sie bitte dem Unternehmen, das Sie angeschrieben hat.

Wie öffne ich meine Termin-Seite?

Manche Unternehmen bieten eine Termin-Seite im Internet an. Dann steht in Ihrem Schreiben ein Abschnitt „Ihren Termin online verfolgen“. Dort finden Sie einen QR-Code, eine Internet-Adresse und eine Nummer. Fehlt dieser Abschnitt, gibt es für Ihren Termin keine Termin-Seite.

Mit dem QR-Code:

1. Öffnen Sie die Kamera Ihres Handys.
2. Halten Sie die Kamera auf den QR-Code.
3. Tippen Sie auf den Link, der erscheint. Ihr Termin öffnet sich sofort.

Mit der Nummer:

1. Öffnen Sie die Internet-Adresse aus Ihrem Schreiben: app.smart-sp.de/haushalt
2. Geben Sie die Nummer ein. Sie hat acht Zeichen, zum Beispiel AB12-CD34. Den Strich müssen Sie nicht tippen.
3. Sobald alle acht Zeichen stehen, öffnet sich Ihr Termin. Sonst tippen Sie auf Termin anzeigen.

Die richtige Nummer

Nehmen Sie die Nummer aus dem Abschnitt „Ihren Termin online verfolgen“. Die „HH-ID“ oben rechts im Brief ist eine andere Nummer.

Große und kleine Buchstaben sind egal. Tippen Sie den Buchstaben O statt einer Null, ist das kein Problem. Das gilt auch für die Buchstaben I und L statt einer Eins.

Was sehe ich auf der Termin-Seite?

• Den Tag und das Zeitfenster. Steht der Tag noch nicht fest, sehen Sie „Termin steht noch nicht fest“ und einen ungefähren Zeitraum.
• Den Stand Ihres Termins: Angekündigt, Heute, Erledigt, Nicht angetroffen oder Termin vorbei.
• Ihre Adresse und eine Karte mit dem Gebäude.
• Unter Ablauf: wie weit Ihr Termin ist.
• Unter Geplante Arbeiten: was gemacht wird.
• Knöpfe: Zum Kalender hinzufügen, Anrufen: … und E-Mail schreiben.
• Ganz unten: bis wann Ihre Nummer gilt (Zugang gültig bis).

Die Seite zeigt nur Angaben zu Ihrem eigenen Termin.

Am Tag des Termins

Bei manchen Unternehmen steht am Tag des Termins ein Abschnitt Anfahrt. Dort sehen Sie, wie weit der Kundendienst ist. Zum Beispiel „noch 2 Stopps vor Ihnen“ oder „in ca. 30 Min“. Hat er noch nicht angefangen, steht dort: „Die Tour hat noch nicht begonnen.“

Die Zeit ist nur eine Schätzung. Bleiben Sie trotzdem im ganzen Zeitfenster erreichbar.

Manchmal zeigt die Karte auch einen grünen Punkt. Dort war der Kundendienst zuletzt. Das ist nicht der Ort, an dem er gerade ist.

Kann ich auf der Termin-Seite antworten?

Ja. Unter Passt der Termin? gibt es zwei Knöpfe:

• Ich bin da: Sie sind zum Termin zu Hause.
• Zugang ist geregelt: Jemand anderes lässt den Kundendienst hinein.

Ihre Antwort geht an das Büro des Unternehmens. Sie können sie jederzeit ändern. Tippen Sie denselben Knopf noch einmal an, nehmen Sie die Antwort zurück. Die Knöpfe gibt es bis zum Tag des Termins.

Kann ich den Termin ändern?

Nein, nicht auf der Termin-Seite. Dort können Sie nur die zwei Antworten oben geben.

Für alles andere wenden Sie sich an das Unternehmen, das Sie angeschrieben hat. Auf der Termin-Seite helfen dabei die Knöpfe Anrufen: … und E-Mail schreiben. Sie erscheinen, wenn das Unternehmen eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hinterlegt hat.

Auf der Seite steht „Nicht angetroffen“. Was bedeutet das?

Der Kundendienst war da. Er kam aber nicht in Ihre Wohnung. Bitte wenden Sie sich an das Unternehmen, das Sie angeschrieben hat.

Die Seite nimmt meine Nummer nicht an

Lesen Sie die Meldung auf der Seite:

Meldung	Was Sie tun
„Diese Nummer kennen wir nicht — oder der Termin liegt zu weit zurück. Bitte prüfen Sie die Angabe auf Ihrer Anmeldung.“	Prüfen Sie die Nummer. Haben Sie sich mehrmals vertippt, warten Sie eine halbe Stunde. Die Nummer gilt nur bis etwa zwei Wochen nach dem Termin.
„Es gab zu viele Versuche. Bitte warten Sie einige Minuten und versuchen Sie es erneut.“	Warten Sie einige Minuten.
„Keine Verbindung. Bitte prüfen Sie Ihr Netz und versuchen Sie es erneut.“	Prüfen Sie Ihre Internetverbindung.
„Die Termindaten konnten nicht geladen werden. Bitte ziehen Sie die Seite nach unten, um es erneut zu versuchen.“	Ziehen Sie die Seite mit dem Finger nach unten.

Klappt es immer noch nicht? Rufen Sie das Unternehmen an, das Sie angeschrieben hat. Es kann Ihnen Ihre Nummer noch einmal nennen.

Muss ich mich abmelden?

Nach einigen Stunden meldet die Seite Sie von selbst ab. Dann geben Sie die Nummer neu ein oder scannen den QR-Code noch einmal.

Benutzen Sie ein fremdes oder gemeinsames Gerät? Dann tippen Sie zum Schluss auf Abmelden.

Sie müssen nichts installieren und kein Konto anlegen.

Woran erkenne ich, dass das Schreiben echt ist?

• Das Schreiben nennt Ihren Termin und Ihre Adresse. Es nennt das Unternehmen mit einer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Rückfragen.
• Die Termin-Seite fragt nur nach der Nummer aus Ihrem Schreiben. Sie fragt nie nach einem Passwort, nach Bankdaten oder nach Geld.
• Die Termin-Seite hat die Adresse app.smart-sp.de/haushalt. smart-sp ist die Software, mit der das Unternehmen seine Termine plant.
• Als Absender der E-Mail steht der Name des Unternehmens oder „smart-sp“.

Sind Sie unsicher? Dann fragen Sie bei Ihrer Hausverwaltung oder Ihrem Vermieter nach. Nehmen Sie dafür eine Telefonnummer, die Sie schon kennen.

Wer ist für meine Daten verantwortlich?

Das Unternehmen, das Sie angeschrieben hat. Sein Name steht unten in Ihrem Schreiben und oben auf der Termin-Seite. Fragen zu Ihren Daten richten Sie bitte an dieses Unternehmen.

smart-sp stellt diesem Unternehmen nur die Software bereit. smart-sp ist nicht Ihr Ansprechpartner und kann Ihnen keine Auskunft zu Ihrem Termin geben.

Für die Karte lädt Ihr Gerät Kartenbilder von OpenStreetMap. Dabei erfährt OpenStreetMap Ihre IP-Adresse und den Kartenausschnitt.

Weitere

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